Benefizbingo organisieren: So planst du den Abend

Beginne beim Benefizbingo nicht mit Dekoration oder Snacks, sondern mit Ziel, Budget und Saal. Danach klärst du Sponsoren, Preise, Regeln, Anmeldung und Helfer. Bestelle die Bingokarten erst, wenn die Runden feststehen, und plane am Veranstaltungstag einen Probelauf für Bingo-Rad, Mikrofon und Lautsprecher ein. Besonders häufig fehlen Wechselgeld, beschriftete Preise oder eine klare Zuständigkeit am Empfang.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Saal reservieren
2
Bingoabend anmelden
3
Ziel und Ergebnis festlegen
2 Personen
4
Budget erstellen
2 Personen
5
Sponsoren ansprechen
3 Personen
6
Bingopreise sammeln
2 Personen
7
Bingoregeln festlegen
2 Personen
8
Bingorunden zusammenstellen
2 Personen
9
Bingo-Karten bestellen
10
Einladungen verschicken
2 Personen
11
Anmeldungen bearbeiten
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Zahlungsart für die Voranmeldung regeln
14
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
15
Moderator festlegen
16
Musik zusammenstellen
17
Bingozahlen überprüfen
2 Personen
18
Preisliste erstellen
19
Anmeldeformulare ausdrucken
20
Bingokarten sortieren
2 Personen
21
Preise beschriften
2 Personen
22
Einkaufen gehen
2 Personen
23
Getränke kühlen
2 Personen
24
Snacks vorbereiten
3 Personen
25
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
26
Location öffnen
2 Personen
27
Saal und Toiletten kontrollieren
2 Personen
28
Tische aufstellen
4 Personen
29
Stühle aufstellen
4 Personen
30
Empfangstisch einrichten
2 Personen
31
Bingotische aufstellen
3 Personen
32
Preise ausstellen
2 Personen
33
Dekoration aufhängen
3 Personen
34
Beschallungsanlage testen
2 Personen
35
Snacks und Getränke bereitstellen
3 Personen
36
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

37
Einlass und Registrierung betreuen
3 Personen
38
Bingo-Karten ausgeben
2 Personen
39
Getränke und Snacks servieren
3 Personen
40
Eröffnungsrede halten
41
Bingorunden präsentieren
2 Personen
42
Bingo-Karten kontrollieren
3 Personen
43
Preise überreichen
2 Personen
44
Getränke nachfüllen
2 Personen
45
Snacks auffüllen
2 Personen
46
Müll und leere Flaschen einsammeln
2 Personen
47
Zwischenstände bekanntgeben
48
Dankeswort sprechen
49
Letzte Getränke servieren
2 Personen
50
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

51
Bingo-Material sammeln
3 Personen
52
Anlage ausschalten
53
Geschirr abwaschen
3 Personen
54
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
55
Dekoration entfernen
2 Personen
56
Saal reinigen
3 Personen
57
Abfall entsorgen
2 Personen
58
Reste kühlen und lagern
2 Personen
59
Einnahmen sicher aufbewahren
2 Personen
60
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
61
Kaution und Saalabsprachen regeln
62
Einnahmen überweisen
63
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 70
Empfangstisch
PreisetischAnz. 2

Ausstattung

Bingo-Rad
Bingo-BälleAnz. 90
MikrofonAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Musikplayer
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
KabeltrommelnAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 80
KaffeetassenAnz. 50
TellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 80

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
ServiertablettsAnz. 6
AusgießkannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
AufbewahrungsboxenAnz. 8

Dekoration

BingobannerAnz. 3
TischdeckenAnz. 12
BallonsAnz. 50
Ballonpumpe
GirlandenAnz. 6
KlebebandAnz. 4
TischnummernAnz. 10
PreisetikettenAnz. 30

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 4
StehlampenAnz. 4

Catering

Bingo-KartenAnz. 120
BingostifteAnz. 80
Bingo-NummernkartenAnz. 2
BingopreiseAnz. 30
Kasse
Geldkassette
Wechselgeldkasten
Kartenterminal
AnmeldeformulareAnz. 80
StifteAnz. 15
PreislisteAnz. 10
Einkäufe

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
BesenAnz. 2
Staubsauger
Wischset
Reinigungs-EimerAnz. 2
ArbeitshandschuheAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 2

Tipps

Lege Ziel und Ergebnis spätestens 6 Wochen vor dem Bingoabend fest. Daraus ergibt sich, wie hoch Eintritt, Spendenziel und Budget sein dürfen.
Sprich Sponsoren mindestens 4 Wochen vorher an und sammle die Bingopreise frühzeitig. Beschrifte jeden Preis vor dem Aufbau, damit bei der Ausgabe nichts verwechselt wird.
Plane für Einlass, Kasse, Moderation und Preisübergabe jeweils mindestens eine verantwortliche Person ein. Bei mehr als 50 Gästen solltest du zusätzlich 2 Helfer für Karten und Nachschub einteilen.
Bestelle die Bingo-Karten erst, wenn Anzahl und Ablauf der Runden festgelegt sind. Sortiere sie am Vortag nach Runde oder Tisch und lege die Bingozahlen zum Abgleichen bereit.
Kühle Getränke mindestens 4 Stunden vor Beginn und bereite Kasse und Wechselgeld spätestens 60 Minuten vor dem Einlass vor. Teste Mikrofon, Lautsprecher, Musikplayer und alle Kabel ebenfalls eine Stunde vorher.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Benefizbingo organisieren?: Starte idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. Saal, Anmeldung, Sponsoren und Preise brauchen meist mehr Vorlauf als Einkauf und Dekoration.
Wie viele Helfer braucht man für ein Benefizbingo?: Für bis zu 50 Gäste reichen meist 4 Helfer: Empfang, Kasse, Moderation und Preisübergabe. Plane bei größeren Gruppen zusätzlich eine Person für Karten und Getränke ein.
Wann sollte man die Bingokarten bestellen?: Bestelle sie 3 bis 4 Wochen vor dem Abend, sobald die Bingorunden feststehen. Sortiere und kontrolliere die Karten spätestens am Vortag.
Wie viel Wechselgeld braucht man beim Benefizbingo?: Lege mindestens 50 bis 100 Euro in kleinen Scheinen und Münzen bereit, abhängig von Eintritt und erwarteter Gästezahl. Bereite die Kasse spätestens 60 Minuten vor dem Einlass vor.

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