Zo organiseer je een benefietavond zonder last-minute stress

Begin een benefietavond niet met de uitnodiging, maar met het bedrag dat je wilt ophalen en de kosten die daarvan afgaan. Leg daarna de locatie, catering en techniek vast, want die bepalen hoeveel gasten en welk programma haalbaar zijn. Werk vervolgens aan veilingitems, betaalmogelijkheden, sprekers en muziek. In de laatste weken verschuift de aandacht naar aanmeldingen, dieetwensen, tafelindeling en vrijwilligers. Een kort draaiboek voorkomt dat ontvangst, diner en veiling door elkaar lopen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Doel en opbrengst bepalen
2 personen
2
Begroting opstellen
2 personen
3
Locatie reserveren
4
Catering reserveren
2 personen
5
Techniek reserveren
6
Muziek regelen
7
Sprekers vastleggen
2 personen
8
Veilingitems verzamelen
3 personen
9
Veilingvoorwaarden opstellen
2 personen
10
Betaalmogelijkheden regelen
2 personen
11
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
12
Uitnodigingen versturen
2 personen
13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
14
Dieetwensen verzamelen
15
Tafelindeling maken
2 personen
16
Programma uitwerken
2 personen
17
Draaiboek printen
18
Vrijwilligers instrueren
3 personen
19
Veilinglijst printen
20
Naamkaartjes maken
2 personen
21
Herinnering versturen
22
Boodschappenlijst controleren
2 personen
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Veilingitems labelen
2 personen
25
Locatie controleren
2 personen
26
Cateringlevering bevestigen
27
Technieklevering bevestigen
28
Tafels opstellen
4 personen
29
Stoelen plaatsen
4 personen
30
Podiumruimte vrijmaken
2 personen
31
Garderobe inrichten
2 personen
32
Incheckbalie opbouwen
2 personen
33
Donatiebalie opbouwen
2 personen
34
Veilingtafel inrichten
3 personen
35
Techniek aansluiten
2 personen
36
Microfoons testen
2 personen
37
Muziek testen
2 personen
38
Versiering ophangen
3 personen
39
Tafels dekken
4 personen
40
Dranken koud zetten
2 personen
41
Koffiehoek inrichten
2 personen
42
Hapjes voorbereiden
4 personen
43
Dieetmaaltijden markeren
2 personen
44
Registratielijst klaarleggen
2 personen
45
Vrijwilligersbriefing geven
4 personen

Event

46
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
47
Gasten registreren
2 personen
48
Garderobe beheren
2 personen
49
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
50
Donaties registreren
2 personen
51
Hapjes serveren
4 personen
52
Programma aankondigen
53
Sprekers begeleiden
2 personen
54
Licht en geluid bedienen
2 personen
55
Dranken bijvullen
3 personen
56
Buffet klaarzetten
4 personen
57
Buffet serveren
5 personen
58
Tafels afruimen
4 personen
59
Koffie en thee serveren
3 personen
60
Veiling begeleiden
3 personen
61
Veilingbiedingen registreren
2 personen
62
Veilingitems uitreiken
2 personen
63
Eindbedrag bekendmaken
64
Afscheidsdrankjes serveren
3 personen
65
Garderobe afronden
2 personen
66
Laatste donaties verwerken
2 personen
67
Gasten uitzwaaien
3 personen
68
Cash veilig opbergen
2 personen

Nazorg

69
Servies verzamelen
4 personen
70
Servies afwassen
3 personen
71
Restanten koelen
2 personen
72
Afval sorteren
3 personen
73
Locatie schoonmaken
4 personen
74
Tafels opruimen
4 personen
75
Stoelen opruimen
3 personen
76
Versiering verwijderen
3 personen
77
Techniek demonteren
2 personen
78
Donatiematerialen archiveren
2 personen
79
Veilingopbrengst verwerken
2 personen
80
Leveranciers betalen
81
Materialen retourneren
2 personen
82
Opbrengst overmaken
2 personen
83
Bedankbericht versturen
2 personen
84
Donatiebewijzen versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Rechthoekige tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 3
Inchecktafel
Donatietafel
Garderoberekkenaantal 3
Krukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 12

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Dinermessenaantal 100
Dinervorkenaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Karaffenaantal 12
Koffiekannenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Presentatieklikker
Powerbanksaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenlintaantal 2
Tafeldecoratiesaantal 10
Bloemstukkenaantal 10
Wimpelslingersaantal 6
Fotowand
Menukaartenaantal 90
Naamkaartjesaantal 100
Tafelnummersaantal 10
Veilingbordjesaantal 100
Pijlbordenaantal 8
Prikkabelsaantal 4

Verlichting

Ledspotsaantal 6
Tafellampenaantal 10
Reservebatterijenaantal 24

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Keukentangenaantal 6
Serveerbladenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3
Koelelementenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Overig

Inschrijfformulierenaantal 100
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 6
Contantgeldkistje
Pinapparaat
Betaalstickersaantal 4
Kassablokkenaantal 4
Enveloppenaantal 150
Donatieformulierenaantal 100
Veilingformulierenaantal 100
Polsbandjesaantal 100
Garderobenummersaantal 100
Naamstickersaantal 100
Veilingpaddlesaantal 100
Kabelbindersaantal 100
Gaffer tapeaantal 4
Scharenaantal 6
Stanleymessenaantal 2
Rolmaat
EHBO-doos
Zaklampenaantal 3

Tips

Plan de veiling vroeg: verzamel items uiterlijk enkele weken voor de avond, leg de voorwaarden vast en geef elk item een nummer. Print de veilinglijst en label de spullen voordat gasten binnenkomen.
Test microfoons, luidsprekers, mengpaneel, laptop en beamer niet pas bij de start. Reserveer minimaal 60 minuten opbouwtijd voor techniek en controleer ook de aansluitingen en batterijen.
Maak de begroting per gast én per programmaonderdeel. Neem naast catering ook betaalmiddelen, tafels, stoelen, glazen, koffieapparaten en eventuele techniek mee, zodat de verwachte opbrengst niet door vergeten kosten verdwijnt.
Verwerk dieetwensen direct na de aanmeldingen en geef het definitieve aantal door aan de catering. Sluit de registratie bijvoorbeeld 7 dagen voor de benefietavond, zodat tafelindeling en naamkaartjes op tijd klaar zijn.
Wijs vrijwilligers een concrete plek en taak toe: inchecktafel, donatietafel, garderobe, veiling of catering. Plan een briefing van 20 minuten vóór binnenkomst en geef iedereen het geprinte draaiboek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een benefietavond organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer in de eerste 2 weken de locatie, catering en techniek; gebruik de laatste 7 dagen voor bevestigingen, boodschappen en de locatiecontrole.
Hoe bepaal je de opbrengst van een benefietavond?: Bepaal eerst een streefbedrag en tel alle kosten op. Trek die kosten af van de verwachte inkomsten uit entree, donaties en veiling; werk met minimaal 2 scenario’s voor het aantal gasten.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een benefietavond?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 25 gasten voor ontvangst, donaties en praktische hulp, plus aparte mensen voor techniek en de veiling. Geef alle vrijwilligers 20 minuten voor aanvang hun instructies.
Wanneer verstuur je de herinnering voor een benefietavond?: Stuur de herinnering 5 tot 7 dagen vooraf. Vermeld daarin de aanvangstijd, locatie, betaalmogelijkheden en eventuele informatie over diner, veiling of dresscode.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.