Einen Benefizabend Schritt für Schritt organisieren

Ein Benefizabend braucht früh eine klare Reihenfolge: Erst legst du Ziel, erwartete Gästezahl und Budget fest, danach sicherst du Location, Catering und Technik. Parallel sammelst du Auktionsartikel und klärst, wie Spenden und Zahlungen angenommen werden. In den letzten zwei Wochen geht es um Anmeldungen, Ernährungswünsche, Tischordnung und Helfer. Am Veranstaltungstag entscheidet ein gedruckter Ablaufplan darüber, ob Einlass, Dinner, Programm und Auktion ohne Verzögerung ineinandergreifen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Ziel und Ergebnis festlegen
2 Personen
2
Budget erstellen
2 Personen
3
Location reservieren
4
Catering reservieren
2 Personen
5
Technik reservieren
6
Musik organisieren
7
Referenten festlegen
2 Personen
8
Auktionsartikel sammeln
3 Personen
9
Auktionsbedingungen festlegen
2 Personen
10
Zahlungsmöglichkeiten organisieren
2 Personen
11
Einladungen gestalten
2 Personen
12
Einladungen verschicken
2 Personen
13
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
14
Ernährungswünsche erfassen
15
Tischordnung erstellen
2 Personen
16
Programm ausarbeiten
2 Personen
17
Ablaufplan ausdrucken
18
Freiwillige einweisen
3 Personen
19
Auktionsliste drucken
20
Namensschilder erstellen
2 Personen
21
Erinnerung senden
22
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
23
Einkaufen gehen
3 Personen
24
Auktionsartikel beschriften
2 Personen
25
Ort überprüfen
2 Personen
26
Cateringlieferung bestätigen
27
Techniklieferung bestätigen
28
Tische aufstellen
4 Personen
29
Stühle aufstellen
4 Personen
30
Bühnenbereich freiräumen
2 Personen
31
Garderobe einrichten
2 Personen
32
Check-in-Schalter aufbauen
2 Personen
33
Spendentheke aufbauen
2 Personen
34
Auktionstisch einrichten
3 Personen
35
Technik anschließen
2 Personen
36
Mikrofone testen
2 Personen
37
Musik testen
2 Personen
38
Dekoration aufhängen
3 Personen
39
Tische eindecken
4 Personen
40
Getränke kalt stellen
2 Personen
41
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
42
Snacks vorbereiten
4 Personen
43
Diätmahlzeiten kennzeichnen
2 Personen
44
Registrierungsliste bereitlegen
2 Personen
45
Volunteer-Briefing geben
4 Personen

Event

46
Empfangstheke besetzen
2 Personen
47
Gäste registrieren
2 Personen
48
Garderobe verwalten
2 Personen
49
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
50
Spenden erfassen
2 Personen
51
Snacks servieren
4 Personen
52
Programm ankündigen
53
Redner betreuen
2 Personen
54
Licht und Ton bedienen
2 Personen
55
Getränke nachfüllen
3 Personen
56
Buffet vorbereiten
4 Personen
57
Buffet servieren
5 Personen
58
Tische abräumen
4 Personen
59
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
60
Versteigerung begleiten
3 Personen
61
Auktionsgebote registrieren
2 Personen
62
Auktionsartikel aushändigen
2 Personen
63
Endbetrag bekanntgeben
64
Abschiedsgetränke servieren
3 Personen
65
Garderobe abschließen
2 Personen
66
Letzte Spenden bearbeiten
2 Personen
67
Gäste verabschieden
3 Personen
68
Bargeld sicher aufbewahren
2 Personen

Nachbereitung

69
Geschirr sammeln
4 Personen
70
Geschirr abwaschen
3 Personen
71
Reste kühlen
2 Personen
72
Abfall trennen
3 Personen
73
Location reinigen
4 Personen
74
Tische aufräumen
4 Personen
75
Stühle aufräumen
3 Personen
76
Dekoration entfernen
3 Personen
77
Technik abbauen
2 Personen
78
Spendematerialien archivieren
2 Personen
79
Auktionserlös verbuchen
2 Personen
80
Lieferanten bezahlen
81
Materialien zurückgeben
2 Personen
82
Einnahmen überweisen
2 Personen
83
Dankesnachricht versenden
2 Personen
84
Spendenbelege versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Rechteckige TischeAnz. 10
StühleAnz. 90
BuffetischeAnz. 3
Check-in-Tisch
Spendentisch
GarderobenständerAnz. 3
HockerAnz. 6
TischdeckenAnz. 12

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
KaffeetassenAnz. 90
WassergläserAnz. 100
WeingläserAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 100
DinnermesserAnz. 100
EsstischgabelnAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaraffenAnz. 12
KaffeekannenAnz. 4

Ausstattung

KühlboxenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Laptop
Beamer
Projektionsleinwand
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Präsentationsklicker
PowerbanksAnz. 4

Dekoration

BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
TischdekorationenAnz. 10
BlumenarrangementsAnz. 10
WimpelgirlandenAnz. 6
Fotowand
SpeisekartenAnz. 90
NamensschilderAnz. 100
TischnummernAnz. 10
AuktionsschilderAnz. 100
WegweiserAnz. 8
LichterkettenAnz. 4

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
TischlampenAnz. 10
ErsatzbatterienAnz. 24

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 3
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 2
KüchenzangenAnz. 6
ServiertablettsAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 3
FrischhaltefolieAnz. 3
KühlelementeAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
WischsetsAnz. 2
EimerAnz. 3
BesensetsAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe

Sonstiges

AnmeldeformulareAnz. 100
StifteAnz. 30
KlemmbretterAnz. 6
Kassette für Bargeld
Kartenterminal
BezahlstickerAnz. 4
KassenblöckeAnz. 4
UmschlägeAnz. 150
SpendenformulareAnz. 100
AuktionsformulareAnz. 100
ArmbänderAnz. 100
GarderobennummernAnz. 100
NamensaufkleberAnz. 100
AuktionspaddelAnz. 100
KabelbinderAnz. 100
Gaffer TapeAnz. 4
ScherenAnz. 6
CuttermesserAnz. 2
Maßband
Erste-Hilfe-Kasten
TaschenlampenAnz. 3

Tipps

Lege Budget und Spendenziel fest, bevor du Location oder Catering buchst. Plane zusätzlich einen Puffer von etwa 10 bis 15 Prozent für Nachbestellungen, Gebühren und unerwartete Technik- oder Transportkosten ein.
Sichere die Location, das Catering und die Technik möglichst 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Kläre dabei nicht nur Sitzplätze, sondern auch Stromanschlüsse, Aufbauzeiten, Buffetfläche, Garderobe und den Platz für Check-in und Spendentisch.
Sammle Auktionsartikel nicht erst kurz vor dem Abend. Erfasse jeden Artikel mindestens 3 Wochen vorher mit Bezeichnung, Kurzbeschreibung und Mindestgebot, damit die Auktionsliste gedruckt und die Artikel sichtbar beschriftet werden können.
Schließe die Gästeliste 7 bis 10 Tage vorher weitgehend ab. Frage dann Ernährungswünsche ab, erstelle die Tischordnung und prüfe, ob Teller, Gläser, Besteck, Karaffen sowie Kaffee- und Warmhaltemöglichkeiten für die tatsächliche Personenzahl reichen.
Weise die Freiwilligen spätestens 60 Minuten vor dem Einlass ein. Verteile feste Rollen für Check-in, Spenden, Auktion, Vortragstechnik und Catering und lege für jede Rolle einen Ansprechpartner sowie einen gedruckten Ablaufplan bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Benefizabend organisieren?: Beginne etwa 10 bis 12 Wochen vorher. Location, Catering, Technik, Musik und Referenten brauchen zuerst feste Zusagen; die Einladungen sollten idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Wie viele Auktionsartikel braucht man für einen Benefizabend?: Plane grob 1 bis 2 Auktionsartikel pro 10 Gäste, sofern die Auktion ein zentraler Programmpunkt ist. Die Artikel sollten spätestens 3 Wochen vorher feststehen, damit Bedingungen, Beschriftung und Auktionsliste fertig werden.
Wann muss die Tischordnung für einen Benefizabend fertig sein?: Erstelle einen ersten Entwurf etwa 10 Tage vorher und schließe ihn 3 bis 5 Tage vor dem Abend ab. So kannst du kurzfristige Absagen, Ernährungswünsche und Namensschilder noch berücksichtigen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Benefizabends?: Rechne mindestens 2 bis 3 Stunden für Tische, Stühle, Buffet, Check-in, Spendentisch und Technik ein. Plane zusätzlich 60 Minuten vor dem Einlass für Freiwilligen-Einweisung, Mikrofontest, Präsentation und die letzte Ortskontrolle ein.

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