Organiser une soirée caritative sans rien laisser au hasard

Une soirée caritative se prépare dans un ordre précis : définir l’objectif financier, cadrer le budget, puis réserver le lieu, le traiteur et la technique. Ensuite viennent les invitations, les inscriptions, la collecte des besoins alimentaires et la préparation de la vente aux enchères. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les intervenants, répartir les bénévoles et vérifier chaque détail sur place. Ce plan vous aide à avancer étape par étape, sans découvrir trop tard qu’un paiement, un micro ou une table manque le soir venu.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Déterminer l’objectif et le rendement
2 personnes
2
Établir le budget
2 personnes
3
Réserver le lieu
4
Réserver le catering
2 personnes
5
Réserver la technique
6
Gérer la musique
7
Confirmer les intervenants
2 personnes
8
Rassembler les articles de la vente aux enchères
3 personnes
9
Rédiger les conditions de vente aux enchères
2 personnes
10
Organiser les moyens de paiement
2 personnes
11
Concevoir les invitations
2 personnes
12
Envoyer les invitations
2 personnes
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Établir le plan de table
2 personnes
16
Élaborer le programme
2 personnes
17
Imprimer le déroulé
18
Briefer les bénévoles
3 personnes
19
Imprimer la liste de la vente aux enchères
20
Créer des badges nominatifs
2 personnes
21
Envoyer un rappel
22
Vérifier la liste des courses
2 personnes
23
Faire les courses
3 personnes
24
Étiqueter les articles de la vente aux enchères
2 personnes
25
Vérifier le lieu
2 personnes
26
Confirmer la livraison du catering
27
Confirmer la livraison du matériel technique
28
Installer les tables
4 personnes
29
Installer les chaises
4 personnes
30
Libérer l’espace de la scène
2 personnes
31
Aménager le vestiaire
2 personnes
32
Monter le comptoir d’enregistrement
2 personnes
33
Monter le stand de dons
2 personnes
34
Aménager la table des enchères
3 personnes
35
Brancher la technique
2 personnes
36
Tester les microphones
2 personnes
37
Tester la musique
2 personnes
38
Suspendre la décoration
3 personnes
39
Dresser les tables
4 personnes
40
Mettre les boissons au frais
2 personnes
41
Aménager le coin café
2 personnes
42
Préparer les en-cas
4 personnes
43
Marquer les repas diététiques
2 personnes
44
Préparer la liste d’inscription
2 personnes
45
Faire le briefing des bénévoles
4 personnes

Événement

46
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
47
Enregistrer les invités
2 personnes
48
Gérer le vestiaire
2 personnes
49
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
50
Enregistrer les dons
2 personnes
51
Servir des amuse-bouches
4 personnes
52
Annoncer le programme
53
Accompagner les intervenants
2 personnes
54
Gérer la lumière et le son
2 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
56
Mettre le buffet en place
4 personnes
57
Servir le buffet
5 personnes
58
Dégager les tables
4 personnes
59
Servir le café et le thé
3 personnes
60
Animer la vente aux enchères
3 personnes
61
Enregistrer les enchères
2 personnes
62
Remettre les lots de la vente aux enchères
2 personnes
63
Annoncer le montant final
64
Servir les boissons d’au revoir
3 personnes
65
Finaliser le vestiaire
2 personnes
66
Traiter les derniers dons
2 personnes
67
Raccompagner les invités
3 personnes
68
Mettre l'argent en sécurité
2 personnes

Suivi

69
Rassembler la vaisselle
4 personnes
70
Faire la vaisselle
3 personnes
71
Réfrigérer les restes
2 personnes
72
Trier les déchets
3 personnes
73
Nettoyer le lieu
4 personnes
74
Dégager les tables
4 personnes
75
Ranger les chaises
3 personnes
76
Retirer la décoration
3 personnes
77
Démonter l'équipement technique
2 personnes
78
Archiver le matériel de don
2 personnes
79
Traiter le produit de la vente aux enchères
2 personnes
80
Payer les fournisseurs
81
Retourner les matériels
2 personnes
82
Transférer le produit
2 personnes
83
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
84
Envoyer les reçus de dons
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rectangulairesqté 10
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 3
Table d’enregistrement
Table de dons
Portantsqté 3
Tabouretsqté 6
Nappesqté 12

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 100
Cuillères à caféqté 100
Couteaux à dînerqté 100
Fourchettes de tableqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 12
Pichets à caféqté 4

Équipement

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Cliqueur de présentation
Batteries externesqté 4

Décoration

Ballonsqté 100
Ruban à ballonsqté 2
Décorations de tableqté 10
Compositions floralesqté 10
Guirlandes de fanionsqté 6
Mur photo
Cartes de menuqté 90
Badges nominatifsqté 100
Numéros de tableqté 10
Panneaux de vente aux enchèresqté 100
Panneaux indicateursqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Lampes de tableqté 10
Piles de rechangeqté 24

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 2
Pinces de cuisineqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3
Pains de glaceqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 6
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Autre

Formulaires d'inscriptionqté 100
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 6
Caisse à espèces
Terminal de paiement
Autocollants de paiementqté 4
Carnets de caisseqté 4
Enveloppesqté 150
Formulaires de donqté 100
Formulaires de vente aux enchèresqté 100
Braceletsqté 100
Numéros de vestiaireqté 100
Étiquettes nominativesqté 100
Paddles d'enchèresqté 100
Serre-câblesqté 100
Ruban gafferqté 4
Ciseauxqté 6
Couteaux Stanleyqté 2
Mètre ruban
Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 3

Conseils

Commencez par fixer le montant net recherché et le rendement attendu. Cela permet de calculer le budget maximal, le prix d’éventuels billets et la part réservée aux frais de traiteur, de technique et de communication.
Réservez le lieu, le traiteur et la technique avant d’envoyer les invitations. Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour obtenir des confirmations fiables, surtout si vous avez besoin de microphones sans fil, de haut-parleurs et d’un vidéoprojecteur.
Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant la soirée. Vous aurez alors le temps de traiter les régimes alimentaires, d’établir le plan de table, de créer les badges nominatifs et d’ajuster les quantités d’assiettes, de verres et de chaises.
Pour la vente aux enchères, rassemblez les articles plusieurs semaines à l’avance. Étiquetez chaque lot, rédigez les conditions de vente et imprimez la liste finale au plus tard la veille afin d’éviter les contestations au moment des enchères.
Faites un briefing des bénévoles le jour même, avec un responsable pour l’accueil, un autre pour les paiements et un autre pour la vente aux enchères. Vérifiez le lieu 2 à 3 heures avant l’arrivée des invités : branchements, disposition des tables, son, buffet, dons et signalétique.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée caritative ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu et les prestataires, d’envoyer les invitations, de gérer les inscriptions et de préparer correctement la vente aux enchères.
Quand envoyer les invitations pour une soirée caritative ?: Envoyez-les 6 à 8 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant la soirée, puis envoyez un rappel 3 à 5 jours avant l’événement.
Comment organiser une vente aux enchères pendant une soirée caritative ?: Rassemblez les lots au moins 3 semaines avant, attribuez un numéro à chacun et préparez les conditions de vente par écrit. Prévoyez aussi un moyen de paiement clairement annoncé et une liste imprimée disponible le soir même.
Combien de bénévoles prévoir pour une soirée caritative ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour les paiements, 1 pour la vente aux enchères et 1 responsable de la coordination, puis ajoutez 1 personne pour 25 à 30 invités si le programme est chargé.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.