Zo organiseer je een begraafplaats open dag
Begin met de datum, openingstijden en het doel van de open dag. Leg daarna het programma vast: rondleidingen, sprekers en momenten waarop bezoekers zelfstandig informatie kunnen bekijken. Regel vroeg de toestemming, meldingen en materialen, want geluidsapparatuur, tenten en bewegwijzering zijn lastiger op korte termijn te vinden. Controleer vervolgens routes, privacygevoelige graven en toegankelijkheid. In de laatste week verwerk je aanmeldingen, deel je vrijwilligers in en maak je de locatie klaar voor ontvangst.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en openingstijden bevestigen
- 2
Rondleidingen en programma bepalen
2 personen
- 3
Sprekers en rondleiders vastleggen
2 personen
- 4
Reserveringen voor materialen maken
- 5
Vergunningen en meldingen controleren
- 6
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 7
Open dag online aankondigen
- 8
Aanmeldingen verwerken
- 9
Dieetwensen verzamelen
- 10
Toegankelijkheid inventariseren
2 personen
- 11
Route voor rolstoelen controleren
2 personen
- 12
Rondleidingsroutes nalopen
2 personen
- 13
Historische informatie controleren
2 personen
- 14
Privacygevoelige graven markeren
2 personen
- 15
Fotografiebeleid opstellen
- 16
Vrijwilligers inplannen
2 personen
- 17
Vrijwilligersinstructies maken
- 18
Weersverwachting controleren
- 19
Boodschappen doen
2 personen
- 20
Materialen ophalen
2 personen
- 21
Dranken koelen
2 personen
- 22
Informatieborden voorbereiden
2 personen
- 23
Presentielijsten en badges klaarleggen
- 24
Locatie op veiligheid controleren
2 personen
- 25
Paden en entree schoonmaken
3 personen
- 26
Toiletten controleren en vullen
- 27
Partytenten opbouwen
4 personen
- 28
Tafels opstellen
3 personen
- 29
Stoelen plaatsen
3 personen
- 30
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
- 31
Informatietafels inrichten
3 personen
- 32
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
- 33
Verlichting plaatsen
2 personen
- 34
Geluidsinstallatie testen
2 personen
- 35
Koffiepunt gereedmaken
2 personen
- 36
Hapjes uitstallen
2 personen
- 37
Rondleiders instrueren
2 personen
- 38
Vrijwilligers briefen
2 personen
Event
- 39
Bezoekers ontvangen
4 personen
- 40
Aanmeldingen registreren
2 personen
- 41
Programma toelichten
- 42
Rondleidingen begeleiden
4 personen
- 43
Historische uitleg verzorgen
2 personen
- 44
Vragen van bezoekers beantwoorden
3 personen
- 45
Koffie en thee serveren
2 personen
- 46
Hapjes serveren
2 personen
- 47
Dranken bijvullen
2 personen
- 48
Afvalbakken legen
2 personen
- 49
Toiletten tussentijds controleren
- 50
Paden vrijhouden
2 personen
- 51
Rust en respect bewaken
2 personen
- 52
Fotografieafspraken bewaken
- 53
Laatste rondleiding begeleiden
2 personen
- 54
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Nazorg
- 55
Koffiepunt sluiten
2 personen
- 56
Ongebruikte etenswaren koelen
2 personen
- 57
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 58
Partytenten afbreken
4 personen
- 59
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
- 60
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
- 61
Servies en glaswerk afwassen
2 personen
- 62
Locatie schoonmaken
3 personen
- 63
Toiletten eindschoonmaak geven
2 personen
- 64
Geluidsinstallatie uitschakelen
- 65
Verlichting verwijderen
2 personen
- 66
Materialen inventariseren
2 personen
- 67
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 68
Gevonden voorwerpen registreren
- 69
Aanmeldgegevens veilig archiveren
- 70
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 60
- Statafelsaantal 4
- Tafelkledenaantal 8
- Klapstoelen voor rondleidingenaantal 12
Apparatuur
- Geluidsinstallatie
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Klembordenaantal 6
- Pennenaantal 30
- Portofoonsaantal 6
- Powerbanksaantal 4
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Lichtsnoerenaantal 4
- Zaklampenaantal 6
- Reservebatterijenaantal 12
Servies
- Koffiekopjesaantal 80
- Glazenaantal 80
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Serveerkommenaantal 12
- Serveerlepelsaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Snijplankenaantal 3
- Messenaantal 6
- Opscheptangenaantal 6
- Koelcontainersaantal 2
Decoratie
- Informatiebordenaantal 12
- Programmastandaardsaantal 4
- Bloemstukkenaantal 4
- Naamkaartjesaantal 80
- Tafelnummersaantal 8
- Pijlbordenaantal 12
- Heklintaantal 4
- Afzetpaaltjesaantal 12
Schoonmaak
- Bezemaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Afvalbakkenaantal 8
- Afvalzakhoudersaantal 8
- Toiletborstelsaantal 2
- Handzeepdispensersaantal 4
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Zaklampvestenaantal 6
- Brandblussersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan rondleidingen in duidelijke tijdsblokken en loop iedere route vooraf na. Controleer daarbij niet alleen de inhoudelijke stops, maar ook smalle paden, losse tegels en plekken waar een groep kan wachten.
- Maak historische informatie pas openbaar nadat namen, jaartallen en teksten zijn gecontroleerd. Markeer privacygevoelige graven vooraf en leg vast waar bezoekers niet mogen fotograferen.
- Regel toegankelijkheid als een aparte controle, niet als laatste detail. Test de rolstoelroute van entree tot informatiepunt en rondleiding; een route die alleen op papier toegankelijk is, valt op de dag zelf snel af.
- Geef vrijwilligers uiterlijk een paar dagen vooraf een korte instructie met hun post, programma, veiligheidsafspraken en aanspreekpunt. Leg presentielijsten, badges en informatieborden klaar voordat de eerste bezoeker arriveert.
- Bereid het weer en de techniek op dezelfde dag voor. Zet partytenten, geluidsinstallatie, verlengkabels, ledlampen en reservebatterijen op een plattegrond en controleer de opstelling vóór ontvangst.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een begraafplaats open dag organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, openingstijden, programma en vergunningen of meldingen. Gebruik de laatste 2 weken voor aanmeldingen, vrijwilligersinstructies, materiaalcontrole en de definitieve route.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een begraafplaats open dag?
- Plan minimaal één vrijwilliger bij de entree en één per gelijktijdige rondleiding, plus één aanspreekpunt voor techniek en veiligheid. Bij drie rondleidingen tegelijk kom je dus al snel uit op minstens vijf mensen.
- Wat moet je regelen voor rondleidingen op een begraafplaats?
- Leg de route, duur en maximale groepsgrootte minimaal 2 weken vooraf vast. Controleer historische informatie, privacygevoelige graven, toegankelijkheid en de verstaanbaarheid van de spreker op iedere stop.
- Wanneer controleer je de begraafplaats voor de open dag?
- Doe een inhoudelijke en veiligheidscontrole 7 dagen vooraf en een korte eindronde op de ochtend zelf. Controleer dan entree, paden, bewegwijzering, verlichting, kabels en de opstelling van tenten en tafels.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!