Organiser une journée portes ouvertes au cimetière

Une journée portes ouvertes au cimetière demande une préparation plus précise qu’un simple accueil du public. Commencez par fixer la date et les horaires, puis construisez le programme des visites guidées avant de réserver les intervenants, le matériel et les bénévoles. Les autorisations, la confidentialité des tombes et la politique de photographie doivent être réglées en amont. Prévoyez aussi l’accessibilité, l’accueil des inscriptions et un plan de repli en cas de météo défavorable.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et les horaires d'ouverture
2
Définir les visites guidées et le programme
2 personnes
3
Réserver les intervenants et les guides
2 personnes
4
Faire les réservations de matériel
5
Vérifier les autorisations et les déclarations
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Annoncer la journée portes ouvertes en ligne
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Recenser l’accessibilité
2 personnes
11
Vérifier l’itinéraire pour fauteuils roulants
2 personnes
12
Parcourir les itinéraires de visite
2 personnes
13
Vérifier les informations historiques
2 personnes
14
Marquer les tombes sensibles en matière de confidentialité
2 personnes
15
Établir la politique de photographie
16
Planifier les bénévoles
2 personnes
17
Rédiger les consignes pour les bénévoles
18
Vérifier les prévisions météo
19
Faire les courses
2 personnes
20
Récupérer le matériel
2 personnes
21
Refroidir les boissons
2 personnes
22
Préparer les panneaux d’information
2 personnes
23
Préparer les feuilles de présence et les badges
24
Vérifier la sécurité du lieu
2 personnes
25
Nettoyer les allées et l’entrée
3 personnes
26
Vérifier et réapprovisionner les toilettes
27
Monter les tentes de réception
4 personnes
28
Installer les tables
3 personnes
29
Installer les chaises
3 personnes
30
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
31
Installer les tables d’information
3 personnes
32
Installer la signalisation
2 personnes
33
Installer l’éclairage
2 personnes
34
Tester le système de sonorisation
2 personnes
35
Préparer le point café
2 personnes
36
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
37
Briefer les guides
2 personnes
38
Briefing des bénévoles
2 personnes

Événement

39
Accueillir les visiteurs
4 personnes
40
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
41
Présenter le programme
42
Accompagner les visites guidées
4 personnes
43
Assurer l'explication historique
2 personnes
44
Répondre aux questions des visiteurs
3 personnes
45
Servir le café et le thé
2 personnes
46
Servir des amuse-bouches
2 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Vider les poubelles
2 personnes
49
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
50
Maintenir les allées dégagées
2 personnes
51
Veiller au calme et au respect
2 personnes
52
Surveiller les rendez-vous photo
53
Accompagner la dernière visite guidée
2 personnes
54
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

55
Fermer le point café
2 personnes
56
Refroidir les aliments non utilisés
2 personnes
57
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
58
Démonter les tentes de fête
4 personnes
59
Retirer la signalétique
2 personnes
60
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
61
Laver la vaisselle et la verrerie
2 personnes
62
Nettoyer le lieu
3 personnes
63
Effectuer le nettoyage final des toilettes
2 personnes
64
Éteindre l'installation sonore
65
Retirer l'éclairage
2 personnes
66
Inventorier le matériel
2 personnes
67
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
68
Enregistrer les objets trouvés
69
Archiver les inscriptions en toute sécurité
70
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables hautesqté 4
Nappesqté 8
Chaises pliantes pour les visites guidéesqté 12

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Talkies-walkiesqté 6
Batteries externesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de pocheqté 6
Piles de rechangeqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Saladiers de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Pince de serviceqté 6
Conteneurs réfrigérésqté 2

Décoration

Panneaux d'informationqté 12
Pupitres de programmeqté 4
Compositions floralesqté 4
Badges nominatifsqté 80
Numéros de tableqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Ruban de clôtureqté 4
Poteaux de délimitationqté 12

Nettoyage

Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 8
Supports de sacs poubelleqté 8
Brosses de toilettesqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets lampes torchesqté 6
Extincteursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Parcourez chaque itinéraire de visite avant l’ouverture, avec une personne en fauteuil si possible. Vérifiez les pentes, les passages étroits et l’emplacement des chaises pliantes pour les visites guidées au moins 7 jours avant.
Traitez les sujets sensibles avant d’envoyer les invitations : marquez les tombes qui ne doivent pas être photographiées et affichez une politique de photographie claire à l’entrée et sur les panneaux d’information.
Ne réservez pas seulement le matériel visible. Testez la sonorisation, les microphones sans fil, les rallonges et les multiprises sur place 3 à 5 jours avant, puis prévoyez des piles de rechange et des lampes de poche.
Organisez les bénévoles par créneaux couvrant toute la journée, avec une consigne écrite pour l’accueil, les inscriptions, les visites et les situations particulières. Préparez les feuilles de présence et les badges avant l’arrivée du public.
Le jour précédent, nettoyez les allées et l’entrée, installez les panneaux et vérifiez les prévisions météo. Refroidissez les boissons à l’avance et regroupez tasses, verres, assiettes et couverts près des machines à café et des bouilloires.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes au cimetière ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer les horaires, obtenir les autorisations, réserver les guides et le matériel, puis traiter les inscriptions et les besoins d’accessibilité.
Quand faut-il réserver les guides et les intervenants ?: Réservez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la journée. Le programme des visites doit être suffisamment défini pour confirmer les horaires, la durée des parcours et les besoins en sonorisation.
Comment gérer les photos pendant une journée portes ouvertes au cimetière ?: Définissez la politique de photographie au plus tard 2 semaines avant l’événement. Identifiez les tombes concernées, signalez les zones interdites et informez les bénévoles afin qu’ils puissent répondre de façon cohérente.
Quand vérifier l’accessibilité du parcours de visite ?: Faites un premier repérage au moins 3 semaines avant, puis une dernière vérification la veille. Contrôlez l’itinéraire pour fauteuils roulants, les obstacles, l’éclairage et les possibilités de repos pendant les visites.

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