Cómo organizar una jornada de puertas abiertas del cementerio
Una jornada de puertas abiertas del cementerio necesita más coordinación que una visita guiada habitual. Empieza cerrando la fecha, el horario y los recorridos; después confirma permisos, guías, accesibilidad e inscripciones. La privacidad de las tumbas, la comunicación con voluntarios y un plan alternativo para la lluvia suelen llegar tarde si no tienen responsable y fecha límite. Reserva con antelación el sonido, la iluminación y el mobiliario, y deja la última revisión del recinto para el día anterior.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar la fecha y el horario
- 2
Definir recorridos y programa
2 personas
- 3
Contratar a los ponentes y guías
2 personas
- 4
Hacer reservas de material
- 5
Comprobar permisos y notificaciones
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Anunciar la jornada de puertas abiertas en línea
- 8
Gestionar inscripciones
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Inventariar la accesibilidad
2 personas
- 11
Comprobar la ruta para sillas de ruedas
2 personas
- 12
Revisar las rutas de visita guiada
2 personas
- 13
Comprobar la información histórica
2 personas
- 14
Marcar las tumbas sensibles en cuanto a privacidad
2 personas
- 15
Redactar política de fotografía
- 16
Programar voluntarios
2 personas
- 17
Crear instrucciones para voluntarios
- 18
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 19
Hacer la compra
2 personas
- 20
Recoger los materiales
2 personas
- 21
Enfriar bebidas
2 personas
- 22
Preparar los carteles informativos
2 personas
- 23
Preparar las listas de asistencia y las acreditaciones
- 24
Comprobar la seguridad del lugar
2 personas
- 25
Limpiar los caminos y la entrada
3 personas
- 26
Revisar y rellenar los baños
- 27
Montar las carpas
4 personas
- 28
Montar mesas
3 personas
- 29
Colocar las sillas
3 personas
- 30
Montar el mostrador de recepción
2 personas
- 31
Montar mesas de información
3 personas
- 32
Colocar la señalización
2 personas
- 33
Instalar la iluminación
2 personas
- 34
Probar el sistema de sonido
2 personas
- 35
Preparar el punto de café
2 personas
- 36
Montar aperitivos
2 personas
- 37
Instruir a los guías
2 personas
- 38
Informar a los voluntarios
2 personas
Evento
- 39
Recibir a los visitantes
4 personas
- 40
Registrar inscripciones
2 personas
- 41
Presentar el programa
- 42
Guiar visitas
4 personas
- 43
Ofrecer una explicación histórica
2 personas
- 44
Responder preguntas de los visitantes
3 personas
- 45
Servir café y té
2 personas
- 46
Servir aperitivos
2 personas
- 47
Rellenar las bebidas
2 personas
- 48
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 49
Comprobar los baños periódicamente
- 50
Mantener los caminos despejados
2 personas
- 51
Mantener la calma y el respeto
2 personas
- 52
Supervisar las citas de fotografía
- 53
Guiar la última visita
2 personas
- 54
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Seguimiento
- 55
Cerrar el punto de café
2 personas
- 56
Refrigerar los alimentos no utilizados
2 personas
- 57
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 58
Desmontar las carpas
4 personas
- 59
Retirar la señalización
2 personas
- 60
Clasificar y retirar residuos
3 personas
- 61
Lavar la vajilla y la cristalería
2 personas
- 62
Limpiar el lugar
3 personas
- 63
Realizar la limpieza final de los baños
2 personas
- 64
Apagar el sistema de sonido
- 65
Retirar la iluminación
2 personas
- 66
Inventariar materiales
2 personas
- 67
Devolver el material prestado
2 personas
- 68
Registrar objetos perdidos
- 69
Archivar de forma segura los datos de inscripción
- 70
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mesas altascant. 4
- Mantelescant. 8
- Sillas plegables para visitas guiadascant. 12
Equipo
- Equipo de sonido
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 6
- Portapapelescant. 6
- Bolígrafoscant. 30
- Walkie-talkiescant. 6
- Baterías externascant. 4
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Linternascant. 6
- Baterías de repuestocant. 12
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 80
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Cuencos de serviciocant. 12
- Cucharones de servircant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchilloscant. 6
- Pinzas para servircant. 6
- Contenedores frigoríficoscant. 2
Decoración
- Paneles informativoscant. 12
- Atriles para programascant. 4
- Arreglos floralescant. 4
- Tarjetas de nombrecant. 80
- Números de mesacant. 8
- Carteles direccionalescant. 12
- Cinta para vallascant. 4
- Postes de delimitacióncant. 12
Limpieza
- Escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
- Papeleracant. 8
- Soportes para bolsas de basuracant. 8
- Escobillas de bañocant. 2
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Chalecos reflectantescant. 6
- Extintorescant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Define los recorridos y el programa antes de publicar la jornada. Para cada visita, fija una duración, un punto de salida y un límite de asistentes; así sabrás cuántos guías y asientos necesitas.
- Comprueba permisos, notificaciones y normas de fotografía al menos 4 semanas antes. Marca las tumbas con restricciones de privacidad en los materiales internos y explica las reglas a guías y voluntarios.
- Haz una revisión de accesibilidad recorriendo físicamente la ruta para sillas de ruedas. Comprueba pendientes, caminos estrechos, iluminación y lugares de descanso, y prepara una alternativa si algún tramo no es practicable.
- Cierra las inscripciones con una lista de preferencias dietéticas y necesidades de accesibilidad. Prepara acreditaciones y listas de asistencia antes de abrir las puertas, en lugar de intentar recopilar todos los datos en la entrada.
- Asigna turnos y entrega instrucciones breves a los voluntarios antes del evento. El día anterior revisa caminos, entrada, carteles, sonido, baterías, bebidas y el pronóstico; la prueba del micrófono no debería quedar para el inicio de la primera visita.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas del cementerio?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva en las primeras 2 semanas las visitas guiadas, el material y el equipo de sonido; deja las comprobaciones finales del recinto para los 1 o 2 días anteriores.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada de puertas abiertas?
- Calcula al menos 1 persona para la recepción y 1 por cada grupo que esté realizando una visita guiada. Añade 1 coordinador general y una persona de apoyo si hay varios recorridos simultáneos o más de 30 visitantes.
- ¿Cómo se organiza la accesibilidad de una visita al cementerio?
- Recorre la ruta completa con antelación y comprueba que una silla de ruedas pueda pasar por cada tramo. Ofrece una alternativa para cualquier zona inaccesible y comunica la ruta disponible antes de cerrar las inscripciones, idealmente con 2 semanas de margen.
- ¿Qué se hace si llueve durante la jornada de puertas abiertas?
- Prepara el plan alternativo al menos 7 días antes: qué recorridos se cancelan, dónde se refugian los visitantes y cómo se informa a las personas inscritas. Revisa el pronóstico 48 horas antes y vuelve a comprobarlo la misma mañana.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!