Een bedrijfswandeling organiseren zonder losse eindjes

Begin niet met lunch of uitnodigingen, maar met de route en de twee locaties: waar start de wandeling en waar sluit je af? Leg daarna datum, programma, afstand en groepsindeling vast. Controleer de route vooraf en verzamel uiterlijk vóór de deelnemerslijst wordt afgerond dieetwensen, noodcontacten en parkeerinformatie. In de laatste week verschuift de aandacht naar weersverwachting, routekaarten, EHBO, communicatie en de praktische opbouw van het buffet.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Wandelroute selecteren
2 personen
3
Route vooraf controleren
2 personen
4
Startlocatie reserveren
5
Eindlocatie reserveren
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Noodcontacten verzamelen
10
Deelnemerslijst afronden
11
Weersverwachting controleren
12
Alternatief programma bevestigen
2 personen
13
Routebeschrijving delen
14
Parkeerinformatie delen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Routekaarten printen
17
Naambadges voorbereiden
18
Deelnemers indelen in groepen
2 personen
19
EHBO-tas controleren
20
Walkietalkies opladen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Koelboxen vullen
2 personen
23
Lunch en snacks verpakken
2 personen
24
Buffet voorbereiden
3 personen
25
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
26
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
27
Routepijlen plaatsen
2 personen
28
Muziek en verlichting testen

Event

29
Registratie bemannen
2 personen
30
Deelnemers begroeten
2 personen
31
Naambadges uitdelen
32
Koffie en thee serveren
2 personen
33
Welkomstuitleg geven
34
Veiligheidsinstructies geven
35
Groepen naar startpunt begeleiden
3 personen
36
Voorste groep begeleiden
2 personen
37
Achterste groep begeleiden
2 personen
38
Rustpunt bevoorraden
2 personen
39
Deelnemers en route tellen
2 personen
40
Foto's maken
41
Terugkomst registreren
2 personen
42
Dranken en fruit serveren
3 personen
43
Buffet opbouwen
3 personen
44
Buffet serveren
3 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Servies verzamelen
2 personen
47
Afscheid en vertrek begeleiden
2 personen

Nazorg

48
Routepijlen verwijderen
2 personen
49
Restanten verpakken
2 personen
50
Afval scheiden en afvoeren
2 personen
51
Servies afwassen
2 personen
52
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
53
Locatie schoonmaken
3 personen
54
Materialen controleren en opslaan
2 personen
55
Geleende materialen retourneren
2 personen
56
Foto's delen met deelnemers
57
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Buffettafelsaantal 3
Partytentaantal 2
Kledingrek

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Koffiekopjesaantal 45
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Draagbare speaker
Powerbanksaantal 3
Walkietalkiesaantal 4
Verlengsnoerenaantal 2

Veiligheid

EHBO-tas
Veiligheidshesjesaantal 6
Zaklampenaantal 4

Wandelmateriaal

Routekaartenaantal 50
Kompasaantal 3
Routepijlenaantal 25
Pionnenaantal 12
Rugzakkenaantal 4

Decoratie

Naambadgesaantal 50
Badgehoudersaantal 50
Tafelkledenaantal 6
Pijlbordenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasbakkenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Koelmattenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route eerst op papier en loop haar daarna volledig voor. Noteer onderweg rustpunten, lastige kruisingen en plekken waar groepen elkaar kunnen kwijtraken; zo weet je ook hoeveel begeleiders en walkietalkies nodig zijn.
Maak de deelnemerslijst niet alleen op naam. Voeg dieetwensen, noodcontacten en de groepsindeling toe en deel de definitieve versie uiterlijk 3 dagen voor vertrek met de organisatieploeg.
Stuur routebeschrijving, parkeerinformatie en het programma in één bericht. Vermeld ook de starttijd, verwachte wandeltijd, geschikte kleding en wat er gebeurt bij regen.
Controleer het weer 48 uur en opnieuw 6 uur voor de start. Bevestig dan het alternatieve programma en pas de communicatie aan; regel bij een buitenbuffet ook een partytent of andere beschutting.
Verpak lunch en snacks per groep en koel dranken vooraf. Leg routekaarten, routepijlen, EHBO-tas, veiligheidshesjes en opgeladen walkietalkies klaar voordat de eerste deelnemer arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een bedrijfswandeling?: Reken voor de wandeling zelf meestal op 2 tot 3 uur, afhankelijk van afstand, tempo en pauzes. Plan daarnaast minimaal 30 minuten voor ontvangst en na afloop 1,5 tot 2 uur voor lunch of buffet.
Wanneer moet je uitnodigingen voor een bedrijfswandeling versturen?: Stuur de uitnodiging bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf, zodat deelnemers tijd hebben om zich aan te melden. Vraag dieetwensen en noodcontacten uiterlijk 1 week voor de wandeling op.
Hoeveel drank heb je nodig voor een bedrijfswandeling?: Neem voor het eerste uur minimaal 0,5 liter water per persoon mee en reken voor de rest van de wandeling nog 0,25 tot 0,5 liter per persoon. Voor de afsluiting kun je daarnaast 2 tot 3 drankjes per persoon voorzien.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een bedrijfswandeling?: Bepaal uiterlijk 48 uur vooraf welke weersomstandigheden aanleiding zijn om het programma aan te passen. Bevestig dan een alternatief programma en informeer alle deelnemers opnieuw, uiterlijk 6 uur voor de start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.