Organiser une marche d’entreprise sans rien laisser au hasard

Une marche d’entreprise se prépare d’abord comme un parcours, puis comme une journée de groupe. Commencez par fixer la date, la durée et les points de départ et d’arrivée avant d’ouvrir les inscriptions. L’itinéraire doit être vérifié à pied, avec une solution de repli si la météo change. En parallèle, rassemblez les informations alimentaires, les contacts d’urgence et les besoins de transport afin d’avoir un groupe prêt à partir et facile à encadrer.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Sélectionner l’itinéraire de randonnée
2 personnes
3
Vérifier l’itinéraire à l’avance
2 personnes
4
Réserver le lieu de départ
5
Réserver le lieu d’arrivée
6
Envoyer les invitations
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Recueillir les contacts d'urgence
10
Finaliser la liste des participants
11
Vérifier les prévisions météo
12
Confirmer le programme alternatif
2 personnes
13
Partager l’itinéraire
14
Partager les informations de stationnement
15
Faire les courses
2 personnes
16
Imprimer les cartes d'itinéraire
17
Préparer les badges nominatifs
18
Répartir les participants en groupes
2 personnes
19
Vérifier la trousse de premiers secours
20
Recharger les talkies-walkies
21
Refroidir les boissons
2 personnes
22
Remplir les glacières
2 personnes
23
Emballer le déjeuner et les snacks
2 personnes
24
Préparer le buffet
3 personnes
25
Installer les tables et les chaises
3 personnes
26
Aménager la table d'accueil
2 personnes
27
Installer les flèches d'orientation
2 personnes
28
Tester la musique et l’éclairage

Événement

29
Tenir l’accueil
2 personnes
30
Accueillir les participants
2 personnes
31
Distribuer les badges nominatifs
32
Servir le café et le thé
2 personnes
33
Donner les consignes d’accueil
34
Donner les consignes de sécurité
35
Accompagner les groupes au point de départ
3 personnes
36
Encadrer le groupe de tête
2 personnes
37
Accompagner le groupe de l'arrière
2 personnes
38
Approvisionner le point de repos
2 personnes
39
Compter les participants et l’itinéraire
2 personnes
40
Prendre des photos
41
Enregistrer le retour
2 personnes
42
Servir les boissons et les fruits
3 personnes
43
Monter le buffet
3 personnes
44
Servir le buffet
3 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Rassembler la vaisselle
2 personnes
47
Accompagner les départs
2 personnes

Suivi

48
Retirer les flèches d’itinéraire
2 personnes
49
Emballer les restes
2 personnes
50
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
51
Faire la vaisselle
2 personnes
52
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
53
Nettoyer le lieu
3 personnes
54
Contrôler et stocker le matériel
2 personnes
55
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
56
Partager les photos avec les participants
57
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaisesqté 45
Tables de buffetqté 3
Tente de réceptionqté 2
Portant à vêtements

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Tasses à caféqté 45
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Enceinte portable
Batteries externesqté 3
Talkies-walkiesqté 4
Rallongesqté 2

Sécurité

Trousse de premiers secours
Gilets de sécuritéqté 6
Lampes de pocheqté 4

Matériel de promenade

Cartes d'itinéraireqté 50
Boussoleqté 3
Flèches de directionqté 25
Cônesqté 12
Sacs à dosqté 4

Décoration

Badges nominatifsqté 50
Porte-badgesqté 50
Nappesqté 6
Panneaux indicateursqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Bacs à vaisselleqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Tapis rafraîchissantsqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le programme avant d’envoyer les invitations. Préparez aussi les horaires d’arrivée, de pause, de déjeuner et de fin : les participants doivent savoir combien de temps ils marcheront et où ils retrouveront le groupe.
Testez l’itinéraire au moins une fois avant la marche. Notez les passages difficiles, les points de pause, le stationnement et les endroits où des panneaux, des flèches ou des cônes seront nécessaires.
Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement, puis établissez la liste définitive. Répartissez les participants en groupes et prévoyez un responsable par groupe, avec des talkies-walkies chargés si le parcours est étendu.
Vérifiez la météo la veille et confirmez le programme alternatif avant de prévenir les participants. Un changement de parcours ou de lieu doit être partagé avec les horaires et les indications de stationnement mis à jour.
Préparez le repas et les boissons le matin même ou la veille selon les produits. Refroidissez les boissons, remplissez les glacières, emballez le déjeuner et les snacks, puis installez tables, chaises et buffet avant l’arrivée du groupe.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une marche d’entreprise ?: Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour choisir et tester l’itinéraire, réserver les lieux de départ et d’arrivée, envoyer les invitations et traiter les inscriptions. Gardez les 3 derniers jours pour la météo, la liste finale et la logistique.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une marche d’entreprise ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant la marche afin de recueillir les besoins alimentaires, les contacts d’urgence et le nombre définitif de participants.
Que faire s’il pleut le jour d’une marche d’entreprise ?: Décidez du programme alternatif avant les inscriptions et confirmez-le la veille après avoir vérifié les prévisions. Informez les participants au moins 12 heures à l’avance si l’horaire, l’itinéraire ou les lieux de rendez-vous changent.
Combien de personnes faut-il par groupe pendant la marche ?: Divisez le groupe en équipes de 8 à 12 personnes, avec un responsable clairement identifié pour chacune. Pour un grand effectif, prévoyez un moyen de communication et une carte d’itinéraire par responsable.

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