Zo organiseer je een bedrijfsrondleiding

Begin niet met de uitnodiging, maar met het programma en de route. Leg eerst vast hoeveel bezoekers je verwacht, welke ruimtes toegankelijk zijn en hoeveel tijd elke stop krijgt. Controleer daarna veiligheidsrisico’s, reserveer de rondleidingstops en wijs per onderdeel een verantwoordelijke aan. Pas wanneer route, ontvangst en techniek staan, verstuur je de uitnodiging. Zo voorkom je dat bezoekers op de dag zelf wachten, verkeerd lopen of een afgesloten werkruimte binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Rondleidingroute bepalen
2 personen
3
Veiligheidsrisico's inventariseren
2 personen
4
Rondleidingstops reserveren
5
Uitnodigingen opstellen
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Parkeerinformatie versturen
10
Bezoekerslijst maken
11
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
12
Rondleiders aanwijzen
13
Gastheer en ontvangst aanwijzen
14
Cateringbestelling plaatsen
15
Presentatie en video's controleren
2 personen
16
Techniek testen
2 personen
17
Veiligheidsinstructies afdrukken
18
Materialen controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Ruimtes schoonmaken
2 personen
22
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
23
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
24
Naamkaartjes klaarleggen
25
Pijlen en routeborden plaatsen
2 personen
26
Pauzepunten inrichten
2 personen
27
Presentatieruimte inrichten
2 personen
28
Veiligheidsmaterialen klaarleggen
2 personen
29
Catering en servies klaarzetten
3 personen
30
Briefing rondleiders geven
3 personen

Event

31
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
32
Bezoekers registreren
2 personen
33
Koffie en thee serveren
2 personen
34
Welkomstpresentatie geven
2 personen
35
Bezoekersgroepen indelen
2 personen
36
Rondleidingen begeleiden
4 personen
37
Veiligheidsinstructies toelichten
4 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Hapjes serveren
3 personen
40
Buffet aanvullen
2 personen
41
Vragenronde begeleiden
2 personen
42
Netwerkborrel begeleiden
3 personen
43
Servies verzamelen
2 personen
44
Afvalbakken legen
2 personen
45
Afscheid en vertrek begeleiden
2 personen

Nazorg

46
Restanten veilig opbergen
2 personen
47
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
48
Servies afwassen
2 personen
49
Ruimtes schoonmaken
3 personen
50
Routeborden verwijderen
2 personen
51
Techniek afbouwen
2 personen
52
Afval gescheiden afvoeren
2 personen
53
Materialen terugbrengen
2 personen
54
Overgebleven catering verdelen
55
Bezoekersgegevens archiveren
56
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Buffettafelsaantal 3
Kapstokkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 50
Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 2
Serveerschalenaantal 6
Maatbekersaantal 2

Decoratie

Naamkaartjesaantal 50
Tafellopersaantal 8
Bloemstukkenaantal 4
Routebordenaantal 12
Pijlenstickersaantal 24
Naambordhoudersaantal 6

Veiligheid

Veiligheidsbrillenaantal 50
Veiligheidsvestenaantal 50
Gehoorbeschermersaantal 20
Bezoekersbadgesaantal 50

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route met vaste stoptijden en houd rekening met lopen tussen afdelingen. Bij meerdere groepen heb je per groep een eigen rondleider nodig, zodat de ontvangst niet ophoopt.
Maak uiterlijk één week voor de rondleiding een bezoekerslijst met namen, dieetwensen en parkeerinformatie. Gebruik die lijst ook voor naamkaartjes en de ontvangstbalie.
Loop de route vooraf met een veiligheidsbril op: markeer verboden zones, controleer vluchtroutes en leg veiligheidsinstructies klaar voordat de eerste bezoeker arriveert.
Test presentatie, video’s, beamer, microfoons en luidsprekers minimaal één werkdag eerder. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar; een lege laptopaccu of ontbrekende aansluiting wordt anders pas bij de start zichtbaar.
Zet ontvangst, koffie en water minstens 30 minuten voor aankomst gereed. Koel dranken op tijd, plaats routeborden op beslispunten en houd stoelen en tafels buiten de looproute.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een bedrijfsrondleiding?: Reken meestal op 60 tot 90 minuten voor de rondleiding zelf. Voeg 15 minuten toe voor ontvangst en naamkaartjes en plan na afloop nog 30 minuten voor koffie, vragen of catering.
Hoeveel bezoekers kan één rondleider begeleiden?: Houd een groep van ongeveer 10 tot 15 bezoekers per rondleider aan. Bij lawaaiige, smalle of veiligheidsgevoelige ruimtes is een kleinere groep van maximaal 8 tot 10 personen praktischer.
Wanneer moet je de uitnodiging voor een bedrijfsrondleiding versturen?: Stuur de uitnodiging bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Vraag aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de rondleiding op, zodat je catering en bezoekerslijst nog kunt aanpassen.
Wanneer moet je de techniek van een bedrijfsrondleiding testen?: Test laptop, presentatie, video, beamer en microfoons minimaal 1 werkdag vooraf op de plek waar je ze gebruikt. Doe op de dag zelf nog een korte controle van 15 minuten voordat bezoekers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.