Firmenrundgang organisieren: die richtige Reihenfolge

Ein Firmenrundgang wirkt unkompliziert, braucht aber einen klaren Ablauf. Legen Sie zuerst Datum, Programm und Führungsroute fest, bevor Sie Einladungen verschicken oder Catering bestellen. Danach folgen Anmeldungen, Sicherheitsprüfung, Guides und technische Vorbereitung. Planen Sie außerdem genügend Zeit für Empfang, Namensschilder, Wegweiser und einen vollständigen Techniktest ein. So vermeiden Sie, dass Besucher vor verschlossenen Bereichen stehen oder die Präsentation ohne Ton beginnt.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Führungsroute festlegen
2 Personen
3
Sicherheitsrisiken erfassen
2 Personen
4
Führungshaltepunkte reservieren
5
Einladungen erstellen
6
Einladungen verschicken
7
Anmeldungen bearbeiten
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Parkinformationen versenden
10
Besucherliste erstellen
11
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
12
Guides einteilen
13
Empfang und Begrüßung einteilen
14
Cateringbestellung aufgeben
15
Präsentation und Videos prüfen
2 Personen
16
Technik testen
2 Personen
17
Sicherheitsanweisungen ausdrucken
18
Materialien prüfen
2 Personen
19
Einkaufen gehen
2 Personen
20
Getränke kühlen
2 Personen
21
Räume reinigen
2 Personen
22
Tische und Stühle bereitstellen
3 Personen
23
Empfangstheke aufbauen
2 Personen
24
Namensschilder bereitlegen
25
Pfeile und Wegweiser aufstellen
2 Personen
26
Ruhezonen einrichten
2 Personen
27
Präsentationsraum einrichten
2 Personen
28
Sicherheitsmaterialien bereitlegen
2 Personen
29
Catering und Geschirr bereitstellen
3 Personen
30
Briefing für Rundgangsleiter geben
3 Personen

Event

31
Empfangstheke besetzen
2 Personen
32
Besucher registrieren
2 Personen
33
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
34
Willkommenspräsentation halten
2 Personen
35
Besuchergruppen einteilen
2 Personen
36
Führungen begleiten
4 Personen
37
Sicherheitsanweisungen erläutern
4 Personen
38
Getränke nachfüllen
2 Personen
39
Snacks servieren
3 Personen
40
Buffet auffüllen
2 Personen
41
Fragerunde moderieren
2 Personen
42
Networking-Event betreuen
3 Personen
43
Geschirr sammeln
2 Personen
44
Mülleimer leeren
2 Personen
45
Verabschiedung und Abreise begleiten
2 Personen

Nachbereitung

46
Reste sicher verstauen
2 Personen
47
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
48
Geschirr abwaschen
2 Personen
49
Räume reinigen
3 Personen
50
Wegweiser entfernen
2 Personen
51
Technik abbauen
2 Personen
52
Abfall getrennt entsorgen
2 Personen
53
Materialien zurückbringen
2 Personen
54
Übrig gebliebenes Catering verteilen
55
Besucherdaten archivieren
56
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 8
StühleAnz. 50
BuffetischeAnz. 3
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 50
WassergläserAnz. 60
WeingläserAnz. 60
TellerAnz. 60
BestecksetsAnz. 60
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
Laptop
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2

Küche

ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
KüchenmesserAnz. 2
ServierschalenAnz. 6
MessbecherAnz. 2

Dekoration

NamensschilderAnz. 50
TischläuferAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 4
WegweiserAnz. 12
PfeilaufkleberAnz. 24
NamensschildhalterAnz. 6

Sicherheit

SchutzbrillenAnz. 50
SicherheitswestenAnz. 50
GehörschutzAnz. 20
BesucherbadgesAnz. 50

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
MüllbeutelhalterAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Legen Sie die Route mindestens zwei Wochen vorher fest und prüfen Sie jeden Halt auf Platz, Lärm und Sicherheitsrisiken. Reservieren Sie Bereiche, die während des Rundgangs nicht gleichzeitig anderweitig genutzt werden.
Verschicken Sie die Einladungen früh genug, damit Sie Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Termin abschließen können. Parkinformationen gehören direkt in die Einladung oder in eine separate Nachricht.
Planen Sie pro Gruppe mindestens einen Guide und eine Person für Empfang und Begrüßung ein. Erstellen Sie die Besucherliste am Vortag und legen Sie Namensschilder alphabetisch an der Empfangstheke bereit.
Testen Sie Beamer, Laptop, Projektionsleinwand, Funkmikrofone und Lautsprecher mindestens 24 Stunden vorher gemeinsam mit der Präsentation und den Videos. Prüfen Sie dabei auch Verlängerungskabel und Ersatzanschlüsse.
Bauen Sie Empfang, Sitzplätze und Buffet so auf, dass der erste Besucherweg frei bleibt. Kühlen Sie Getränke rechtzeitig, stellen Sie Kaffee- und Wassergläser bereit und bringen Sie Pfeile an jeder unklaren Abzweigung an.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Firmenrundgang organisieren?: Beginnen Sie idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher. Die Route, Führungshaltepunkte und Sicherheitsprüfung sollten spätestens 2 Wochen vor dem Termin feststehen, damit Einladungen und Guides rechtzeitig organisiert werden können.
Wie viele Guides braucht man für einen Firmenrundgang?: Planen Sie mindestens einen Guide pro Gruppe ein und teilen Sie bei größeren Gruppen zusätzliche Guides ein. Eine Gruppe sollte möglichst nicht mehr als 15 bis 20 Personen umfassen, damit alle Erklärungen hören und die Route sicher bewältigen können.
Wann muss man die Technik für den Firmenrundgang testen?: Führen Sie den vollständigen Test mindestens 24 Stunden vorher durch. Prüfen Sie Beamer, Laptop, Videos, Funkmikrofone, Lautsprecher und Verlängerungskabel am tatsächlichen Veranstaltungsort.
Wann sollte man Catering und Ernährungswünsche festlegen?: Erfassen Sie Ernährungswünsche bis spätestens 7 Tage vor dem Rundgang und geben Sie danach die Cateringbestellung auf. Getränke sollten am Veranstaltungstag frühzeitig gekühlt werden, damit sie zum Empfang bereitstehen.

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