Cómo organizar una visita guiada de empresa

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la ruta antes de enviar las invitaciones: indica la duración, las paradas y el punto de recepción. Si una zona requiere autorización o tiene riesgos específicos, inclúyelo en el recorrido y prepara las instrucciones correspondientes.
• Calcula la capacidad de cada parada y asigna los guías antes de cerrar la lista de visitantes. Para grupos numerosos, divide el recorrido en subgrupos y evita que todos lleguen a la misma sala al mismo tiempo.
• Envía la información de aparcamiento junto con la confirmación y fija una fecha límite para las inscripciones. Recoge las preferencias dietéticas antes de pedir el catering, no durante la recepción.
• Haz una prueba técnica completa al menos 24 horas antes: portátil, proyector, pantalla, micrófonos, altavoces, cables y regletas. Comprueba también la presentación y los vídeos desde el lugar exacto en el que se utilizarán.
• Monta la recepción y la señalización antes de que llegue el primer visitante. Deja preparadas las tarjetas de nombre, las flechas de ruta, las bebidas enfriadas y las instrucciones de seguridad impresas; así el anfitrión no tendrá que abandonar la entrada.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una visita guiada de empresa?

Empieza a fijar la fecha, la ruta y las paradas entre 4 y 6 semanas antes. Envía las invitaciones cuando el programa y las condiciones de seguridad estén definidos, y cierra las inscripciones al menos 7 días antes para poder asignar guías y pedir el catering.

¿Qué debe incluir el programa de una visita guiada de empresa?

Incluye la hora de llegada, la recepción, cada parada, las pausas y la duración total del recorrido. Reserva también entre 10 y 15 minutos de margen para desplazamientos, preguntas y posibles controles de seguridad.

¿Cuándo hay que probar el proyector y los micrófonos?

Haz una prueba completa como mínimo 24 horas antes y repítela el mismo día antes de recibir al grupo. Comprueba imagen, sonido, vídeos, conexiones, cables alargadores y regletas, y ten el portátil preparado en el punto de presentación.

¿Cuándo se debe cerrar la lista de visitantes?

Cierra la lista entre 5 y 7 días antes de la visita. Así puedes preparar las tarjetas de nombre, asignar los grupos y guías, confirmar las preferencias dietéticas y enviar las instrucciones de aparcamiento sin cambios de última hora.

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