Organiser une visite d’entreprise, étape par étape

Une visite d’entreprise réussie se prépare d’abord comme un parcours, puis comme un moment d’accueil. Commencez par fixer la date et le programme, définissez les étapes accessibles aux visiteurs et vérifiez les risques de sécurité. Ensuite, gérez les inscriptions, les besoins alimentaires et les informations pratiques avant de préparer les guides, les badges et la technique. Le jour J, l’accueil, la signalétique et les consignes doivent être prêts avant l’arrivée du premier groupe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Définir le parcours de la visite
2 personnes
3
Recenser les risques de sécurité
2 personnes
4
Réserver les arrêts de visite
5
Rédiger les invitations
6
Envoyer les invitations
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Envoyer les infos de parking
10
Créer la liste des visiteurs
11
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
12
Désigner des guides
13
Désigner l’hôte et l’accueil
14
Passer la commande traiteur
15
Vérifier la présentation et les vidéos
2 personnes
16
Tester la technique
2 personnes
17
Imprimer les consignes de sécurité
18
Vérifier le matériel
2 personnes
19
Faire les courses
2 personnes
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Nettoyer les espaces
2 personnes
22
Installer les tables et les chaises
3 personnes
23
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
24
Préparer les badges nominatifs
25
Installer les flèches et les panneaux d’itinéraire
2 personnes
26
Aménager les points de pause
2 personnes
27
Aménager l’espace de présentation
2 personnes
28
Préparer le matériel de sécurité
2 personnes
29
Mettre en place le traiteur et la vaisselle
3 personnes
30
Briefer les guides
3 personnes

Événement

31
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
32
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
33
Servir le café et le thé
2 personnes
34
Faire la présentation de bienvenue
2 personnes
35
Répartir les groupes de visiteurs
2 personnes
36
Accompagner les visites guidées
4 personnes
37
Expliquer les consignes de sécurité
4 personnes
38
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
39
Servir des amuse-bouches
3 personnes
40
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
41
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
42
Animer le cocktail networking
3 personnes
43
Rassembler la vaisselle
2 personnes
44
Vider les poubelles
2 personnes
45
Accompagner les départs
2 personnes

Suivi

46
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
47
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
48
Faire la vaisselle
2 personnes
49
Nettoyer les espaces
3 personnes
50
Retirer les panneaux de signalisation
2 personnes
51
Démonter la technique
2 personnes
52
Évacuer les déchets en tri sélectif
2 personnes
53
Rapporter le matériel
2 personnes
54
Répartir le catering restant
55
Archiver les données des visiteurs
56
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 50
Tables de buffetqté 3
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 50
Verres à eauqté 60
Verres à vinqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2

Cuisine

Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 2
Plateaux de serviceqté 6
Verres doseursqté 2

Décoration

Badges nominatifsqté 50
Chemins de tableqté 8
Compositions floralesqté 4
Panneaux de directionqté 12
Autocollants flèchesqté 24
Porte-nomsqté 6

Sécurité

Lunettes de sécuritéqté 50
Gilets de sécuritéqté 50
Protections auditivesqté 20
Badges visiteursqté 50

Nettoyage

Poubellesqté 6
Supports de sacs poubelleqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le programme avant d’envoyer les invitations : prévoyez un horaire d’arrivée, la durée de chaque arrêt et une marge d’au moins 15 minutes pour les déplacements ou les questions.
Validez le parcours avec le responsable sécurité au moins une semaine à l’avance. Repérez les zones interdites, les équipements de protection nécessaires et les consignes à imprimer pour les visiteurs.
Clôturez les inscriptions 3 à 5 jours avant la visite afin de finaliser la liste, les badges nominatifs, les guides et les besoins alimentaires. Gardez une copie de cette liste à l’accueil.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, les microphones et les haut-parleurs la veille, avec les présentations et les vidéos réellement utilisées. Vérifiez aussi les rallonges et les multiprises sur place.
Installez l’accueil, les tables, les chaises, les panneaux directionnels et les badges au moins 60 minutes avant l’arrivée. Refroidissez les boissons et préparez le café assez tôt pour ne pas laisser l’accueil sans personne.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer une visite d’entreprise ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le parcours, les arrêts, les règles de sécurité, les inscriptions et la commande traiteur.
Quand envoyer les invitations pour une visite d’entreprise ?: Envoyez-les 2 à 3 semaines avant la date prévue, avec le programme, l’adresse, les informations de parking et une date limite d’inscription fixée 3 à 5 jours avant la visite.
Combien de guides faut-il prévoir pour une visite d’entreprise ?: Prévoyez au moins un guide par groupe et limitez chaque groupe à une taille compatible avec l’écoute et la sécurité du parcours. Ajoutez un remplaçant si plusieurs groupes circulent en même temps.
Que préparer la veille d’une visite d’entreprise ?: La veille, testez toute la technique, imprimez les consignes de sécurité, vérifiez le matériel, préparez les badges et confirmez la restauration. Gardez 60 minutes le matin pour l’installation et les derniers contrôles.

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