Zo organiseer je een bedrijfsjubileum

Begin een bedrijfsjubileum niet met decoratie, maar met datum, locatie en gastenlijst. Daarna leg je het programma vast en bevestig je sprekers en jubilarissen, zodat uitnodigingen en catering op tijd kunnen worden geregeld. Verzamel dieetwensen bij de aanmeldingen en test techniek uiterlijk een week vooraf. Plan op de dag zelf een apart moment voor opbouw, koelen, buffet, garderobe en naamkaartjes; juist die praktische onderdelen worden vaak te laat opgepakt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Gastenlijst samenstellen
2 personen
3
Uitnodigingen ontwerpen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Programma definitief maken
2 personen
8
Sprekers en jubilarissen bevestigen
9
Reserveringen maken
10
Cateringmenu samenstellen
2 personen
11
Techniek testen
2 personen
12
Muziekselectie samenstellen
13
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
14
Programma's afdrukken
15
Boodschappenlijst controleren
2 personen
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Hapjes voorbereiden
3 personen
19
Buffetgerechten voorbereiden
3 personen
20
Locatie controleren
2 personen
21
Materialen naar locatie brengen
3 personen
22
Ruimte schoonmaken
3 personen
23
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
24
Buffettafels opstellen
3 personen
25
Garderobe inrichten
2 personen
26
Decoratie ophangen
3 personen
27
Verlichting plaatsen
2 personen
28
Geluidsinstallatie opbouwen
2 personen
29
Presentatie testen
2 personen
30
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
31
Hapjes op schalen leggen
3 personen
32
Buffetgerechten op temperatuur brengen
3 personen
33
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
34
Programma's neerleggen

Event

35
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
36
Gasten verwelkomen
3 personen
37
Aperitief serveren
3 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Hapjes serveren
3 personen
40
Welkomstwoord aankondigen
41
Presentaties begeleiden
2 personen
42
Groepsfoto maken
2 personen
43
Buffet openen
2 personen
44
Buffet serveren
4 personen
45
Buffet aanvullen
3 personen
46
Servies verzamelen
2 personen
47
Jubileumtaart aansnijden
2 personen
48
Koffie en thee serveren
2 personen
49
Muziek verzorgen
50
Laatste ronde serveren
2 personen
51
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

52
Restanten veilig verpakken
3 personen
53
Afval verzamelen
3 personen
54
Servies afwassen
3 personen
55
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
56
Decoratie verwijderen
2 personen
57
Geluidsapparatuur afbouwen
2 personen
58
Locatie schoonmaken
4 personen
59
Materialen terugbrengen
3 personen
60
Geleende spullen retourneren
2 personen
61
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
62
Fotomateriaal verzamelen
63
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Serveerplateausaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Laptop
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Decoratie

Jubileumbanneraantal 2
Ballonnenaantal 100
Ballonnenstandaardsaantal 4
Tafelkledenaantal 10
Bloemstukkenaantal 8
Naamkaartjesaantal 100
Fotowand

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de uitnodigingen minimaal 6 weken vooraf. Vraag direct om aanmelding, dieetwensen en eventuele begeleiding, zodat je catering en naamkaartjes niet op het laatste moment hoeft aan te passen.
Maak het programma uiterlijk 2 weken vooraf definitief. Bevestig sprekers en jubilarissen opnieuw en geef per onderdeel een spreektijd, zodat de borrel of maaltijd niet uitloopt.
Test microfoons, speakers, laptop, beamer en projectiescherm minimaal 7 dagen vooraf op de locatie. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen en de zichtbaarheid van het scherm vanaf de achterste tafel.
Koel dranken enkele uren vóór binnenkomst en zet buffetgerechten pas kort voor het eten klaar. Reserveer koelboxen en warmhoudbakken als koeling of keukenruimte op locatie beperkt is.
Plan voor de opbouw minstens 2 uur met meerdere helpers. Zet eerst tafels, stoelen, buffettafels en garderoberekken neer; richt daarna servies, naamkaartjes, programma’s en jubileumdecoratie in.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een bedrijfsjubileum organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en gastenlijst. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken voor het jubileum en sluit de aanmeldingen 10 tot 14 dagen vooraf.
Wanneer moet je de catering voor een bedrijfsjubileum regelen?: Kies het menu uiterlijk 4 weken vooraf en geef de definitieve aantallen en dieetwensen 7 tot 10 dagen voor het evenement door. Zo kan de cateraar rekening houden met vegetarische, veganistische en allergievrije opties.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een bedrijfsjubileum?: Reken op minimaal 2 uur voor een ruimte met tafels, stoelen, buffet, garderobe en techniek. Voeg 30 minuten toe als je ook een beamerpresentatie, jubileumbanner of uitgebreide decoratie moet plaatsen.
Wanneer test je de techniek voor een bedrijfsjubileum?: Test microfoons, speakers en presentaties uiterlijk 7 dagen vooraf en nogmaals op de dag zelf. Plan die laatste controle minstens 90 minuten vóór de gasten arriveren, inclusief een proef met het geluid en de presentatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.