Firmenjubiläum Schritt für Schritt organisieren

Ein Firmenjubiläum wird übersichtlich, wenn du zuerst Datum, Ort und Gästeliste festlegst und danach Einladungen, Programm und Verpflegung planst. Rechne früh mit Rückmeldungen, Ernährungswünschen und den Zusagen von Rednern und Jubilaren. In der letzten Woche stehen Techniktest, Namensschilder, Programme und der Einkauf an. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem einen festen Aufbauplan für Tische, Buffet, Garderobe und Präsentationstechnik.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Gästeliste zusammenstellen
2 Personen
3
Einladungen gestalten
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen bearbeiten
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Programm finalisieren
2 Personen
8
Redner und Jubilare bestätigen
9
Reservierungen vornehmen
10
Catering-Menü zusammenstellen
2 Personen
11
Technik testen
2 Personen
12
Musikauswahl zusammenstellen
13
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
14
Programme ausdrucken
15
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
16
Einkaufen gehen
3 Personen
17
Getränke kühlen
2 Personen
18
Snacks vorbereiten
3 Personen
19
Buffetgerichte vorbereiten
3 Personen
20
Ort überprüfen
2 Personen
21
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
22
Raum reinigen
3 Personen
23
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
24
Buffetische aufstellen
3 Personen
25
Garderobe einrichten
2 Personen
26
Dekoration aufhängen
3 Personen
27
Beleuchtung anbringen
2 Personen
28
Beschallungsanlage aufbauen
2 Personen
29
Präsentation testen
2 Personen
30
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
31
Häppchen auf Platten anrichten
3 Personen
32
Buffetgerichte auf Temperatur bringen
3 Personen
33
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
34
Programme auslegen

Event

35
Empfangstisch betreuen
2 Personen
36
Gäste begrüßen
3 Personen
37
Aperitif servieren
3 Personen
38
Getränke nachfüllen
2 Personen
39
Snacks servieren
3 Personen
40
Begrüßungswort ankündigen
41
Präsentationen betreuen
2 Personen
42
Gruppenfoto machen
2 Personen
43
Buffet eröffnen
2 Personen
44
Buffet servieren
4 Personen
45
Buffet auffüllen
3 Personen
46
Geschirr sammeln
2 Personen
47
Jubiläumstorte anschneiden
2 Personen
48
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
49
Musik organisieren
50
Letzte Runde servieren
2 Personen
51
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

52
Reste sicher verpacken
3 Personen
53
Abfall sammeln
3 Personen
54
Geschirr abwaschen
3 Personen
55
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
56
Dekoration entfernen
2 Personen
57
Tonanlage abbauen
2 Personen
58
Location reinigen
4 Personen
59
Materialien zurückbringen
3 Personen
60
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
61
Übrig gebliebene Einkäufe wegräumen
2 Personen
62
Fotomaterial sammeln
63
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 90
BuffetischeAnz. 3
GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
KaffeetassenAnz. 100
WassergläserAnz. 100
WeingläserAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 100
MesserAnz. 100
GabelnAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12

Küche

ServierplattenAnz. 12
WarmhaltebehälterAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand
Laptop
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6

Dekoration

JubiläumsbannerAnz. 2
BallonsAnz. 100
BallonständerAnz. 4
TischdeckenAnz. 10
BlumenarrangementsAnz. 8
NamensschilderAnz. 100
Fotowand

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 8

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Ort mindestens 12 Wochen vorher fest. Verschicke die Einladungen danach innerhalb von 7 Tagen, damit du ausreichend Zeit für Rückmeldungen und Nachfragen hast.
Führe die Gästeliste mit Zu- und Absagen sowie Ernährungswünschen in einer gemeinsamen Übersicht. Setze eine Rückmeldefrist 4 Wochen vor dem Jubiläum und frage fehlende Antworten spätestens 10 Tage danach nach.
Bestätige Redner, Jubilare und den Ablauf spätestens 3 Wochen vorher. Plane für Begrüßung, Reden, Essen und Präsentationen feste Zeitfenster ein, damit sich der Abend nicht nach hinten verschiebt.
Teste Lautsprecher, Mikrofone, Beamer, Laptop und Projektionsleinwand 7 Tage vorher am Veranstaltungsort. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel, Anschlüsse und die Lesbarkeit der Präsentation aus der letzten Stuhlreihe.
Erledige Einkauf, Kühlung und Vorbereitungen nach einem Aufbauplan. Stelle Tische, Stühle, Buffetische und Garderobe am Veranstaltungstag zuerst auf; Namensschilder, Programme und gekühlte Getränke kommen danach an ihre Plätze.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Firmenjubiläum planen?: Beginne idealerweise 12 bis 16 Wochen vor dem Termin mit Datum, Ort und Gästeliste. Für größere Feiern oder viele externe Gäste sind 4 bis 6 Monate Vorlauf sinnvoll.
Wann sollte man die Einladungen zum Firmenjubiläum verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 10 bis 12 Wochen vorher. Setze die Rückmeldefrist auf 4 Wochen vor der Feier, damit Catering, Sitzplätze und Namensschilder rechtzeitig feststehen.
Wann muss das Catering für ein Firmenjubiläum bestellt werden?: Bestelle das Menü spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin, sobald die ungefähre Gästezahl bekannt ist. Die endgültige Anzahl und Ernährungswünsche solltest du 7 bis 10 Tage vorher bestätigen.
Wie lange vorher sollte man die Technik für ein Firmenjubiläum testen?: Führe den vollständigen Techniktest 7 Tage vorher durch und wiederhole ihn am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden vor Beginn. Teste dabei Ton, Präsentation, Stromversorgung und alle Kabel am tatsächlichen Aufbauort.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.