Organiser un anniversaire d’entreprise sans rien oublier

Pour organiser un anniversaire d’entreprise, commencez par fixer la date, le lieu et le nombre d’invités avant de réserver le traiteur ou la technique. Prévoyez ensuite les invitations, le suivi des inscriptions et la collecte des besoins alimentaires. Le programme, les intervenants et les jubilaires doivent être confirmés suffisamment tôt. Les dernières heures servent surtout à installer la salle, refroidir les boissons, préparer le buffet et vérifier que le matériel fonctionne.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir la liste des invités
2 personnes
3
Concevoir les invitations
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Finaliser le programme
2 personnes
8
Confirmer les intervenants et les jubilaires
9
Faire les réservations
10
Composer le menu traiteur
2 personnes
11
Tester la technique
2 personnes
12
Composer la sélection musicale
13
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
14
Imprimer les programmes
15
Vérifier la liste des courses
2 personnes
16
Faire les courses
3 personnes
17
Refroidir les boissons
2 personnes
18
Préparer les en-cas
3 personnes
19
Préparer les plats du buffet
3 personnes
20
Vérifier le lieu
2 personnes
21
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
22
Nettoyer l’espace
3 personnes
23
Installer les tables et les chaises
4 personnes
24
Installer les tables de buffet
3 personnes
25
Aménager le vestiaire
2 personnes
26
Installer la décoration
3 personnes
27
Installer l’éclairage
2 personnes
28
Installer le système de sonorisation
2 personnes
29
Tester la présentation
2 personnes
30
Préparer le café et le thé
2 personnes
31
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
32
Mettre les plats du buffet à température
3 personnes
33
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
34
Déposer les programmes

Événement

35
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
36
Accueillir les invités
3 personnes
37
Servir l'apéritif
3 personnes
38
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
39
Servir des amuse-bouches
3 personnes
40
Annoncer le mot de bienvenue
41
Animer les présentations
2 personnes
42
Prendre une photo de groupe
2 personnes
43
Ouvrir le buffet
2 personnes
44
Servir le buffet
4 personnes
45
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
46
Rassembler la vaisselle
2 personnes
47
Couper le gâteau d'anniversaire
2 personnes
48
Servir le café et le thé
2 personnes
49
Fournir la musique
50
Servir le dernier tour
2 personnes
51
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

52
Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes
53
Rassembler les déchets
3 personnes
54
Faire la vaisselle
3 personnes
55
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
56
Retirer la décoration
2 personnes
57
Démonter l’équipement sonore
2 personnes
58
Nettoyer le lieu
4 personnes
59
Rapporter le matériel
3 personnes
60
Rendre les articles empruntés
2 personnes
61
Ranger les provisions restantes
2 personnes
62
Rassembler le matériel photo
63
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 3
Portantsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 100
Cuillères à caféqté 100
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Louchesqté 12

Cuisine

Plateaux de serviceqté 12
Bacs de maintien au chaudqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Glacièresqté 4
Thermosqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Décoration

Bannière d’anniversaireqté 2
Ballonsqté 100
Pieds de ballonsqté 4
Nappesqté 10
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifsqté 100
Mur photo

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant de concevoir les invitations : gardez au moins 6 à 8 semaines pour recueillir les inscriptions et ajuster le nombre de repas.
Demandez les besoins alimentaires dès l’invitation et transmettez le décompte final au traiteur 7 à 10 jours avant l’événement. Prévoyez aussi quelques portions adaptées en plus.
Testez les haut-parleurs, microphones, vidéoprojecteur, ordinateur, rallonges et multiprises au moins 48 heures avant. Un test rapide le jour même ne laisse pas assez de temps pour remplacer un équipement défaillant.
Installez les tables, chaises, tables de buffet et portants du vestiaire avant l’arrivée des invités. Gardez une zone libre pour la circulation et placez les badges nominatifs à l’entrée.
Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et préparez le buffet par étapes. Les plats chauds, plateaux de service, louches et bacs de maintien au chaud doivent être prêts avant l’ouverture du buffet.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un anniversaire d’entreprise ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de fixer le lieu, envoyer les invitations, traiter les inscriptions, réserver le traiteur et confirmer les intervenants.
Quand envoyer les invitations pour un anniversaire d’entreprise ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date prévue, avec une date limite de réponse située environ 10 à 14 jours avant l’événement. Vous pourrez ainsi ajuster le menu, les badges et les quantités.
Quand confirmer le nombre de repas au traiteur ?: Transmettez le nombre définitif de repas 7 à 10 jours avant l’anniversaire. Vérifiez à ce moment les allergies, régimes alimentaires et éventuelles absences signalées.
Quand tester le matériel audiovisuel ?: Faites un test complet au moins 48 heures avant, puis vérifiez les branchements le jour même. Contrôlez notamment les microphones, haut-parleurs, vidéoprojecteur, écran, ordinateur et rallonges.

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