Zo organiseer je een bedrijfsfietstocht

Begin met het deelnemersaantal, de datum en een route die past bij verschillende fietsers. Rijd de route vooraf en controleer niet alleen afstand en ondergrond, maar ook rustpunten, bereikbaarheid en een alternatief bij slecht weer. Leg daarna start, finish, fietsen en diner vast. In de laatste week draait het om praktische details: dieetwensen, groepsindeling, routebestanden, accu’s, helmen en een duidelijke deelnemersinformatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en deelnemersaantal vastleggen
2 personen
2
Fietsroute selecteren
2 personen
3
Fietsroute voorrijden
2 personen
4
Rustpunten op de route bepalen
2 personen
5
Alternatieve route vastleggen
2 personen
6
Start- en finishplek bevestigen
7
Reservering diner bevestigen
8
Reservering fietsen controleren
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
11
Dieetwensen verzamelen
12
Fietsmaat en conditie uitvragen
13
Deelnemerslijst opstellen
14
Groepen en fietsbegeleiders indelen
2 personen
15
Routebestand delen
16
Deelnemersinformatie versturen
17
Weersverwachting controleren
18
Dinerdefinitief bevestigen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Fietsen en helmen controleren
2 personen
21
Accu's van huurfietsen opladen
22
Routeborden voorbereiden
2 personen
23
Deelnemerspakketjes samenstellen
2 personen

Event

24
Starttafel klaarzetten
2 personen
25
Partytenten opbouwen
4 personen
26
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
27
Versiering ophangen
2 personen
28
Fietsenstalling inrichten
2 personen
29
Routeborden langs de route plaatsen
3 personen
30
Rustpunt klaarmaken
2 personen
31
Koelboxen vullen
2 personen
32
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
33
Hapjes uitstallen
2 personen
34
Aanmeldtafel bemannen
2 personen
35
Fietsen uitdelen
2 personen
36
Helmen en hesjes uitdelen
2 personen
37
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
38
Groepen laten vertrekken
4 personen
39
Achterblijvers bijhouden
2 personen
40
Rustpunt bemannen
2 personen
41
Dranken bijvullen
2 personen
42
Pechhulp beschikbaar houden
2 personen
43
Routeborden ophalen
3 personen
44
Binnenkomst registreren
2 personen
45
Fietsen terugnemen
2 personen
46
Borrelhapjes serveren
3 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
49
Diner serveren
4 personen
50
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
51
Koffie en thee serveren
2 personen
52
Afscheid en bedankje verzorgen

Nazorg

53
Afval verzamelen
3 personen
54
Servies afwassen
3 personen
55
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
56
Partytenten afbreken
4 personen
57
Locatie schoonmaken
3 personen
58
Fietsen en helmen retourneren
2 personen
59
Geleende materialen retourneren
2 personen
60
Borg en gevonden voorwerpen afhandelen
61
Deelnemers bedankbericht sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Biertafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4
Fietsenrekkenaantal 6
Tafelkledenaantal 8

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Messenaantal 60
Vorkenaantal 60
Lepelsaantal 60
Opscheplepelsaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24

Apparatuur

Mobiele speakersaantal 2
Microfoon
Powerbanksaantal 6
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Klembordenaantal 4
Pennenaantal 30

Sportmateriaal

Fietsenaantal 45
Fietshelmenaantal 45
Reflecterende hesjesaantal 12
Fietspompenaantal 4
Reserve binnenbandenaantal 12
Bandenlichtersaantal 8
Multitools voor fietsenaantal 4
Fietsverlichtingssetsaantal 8
Routekaarthoudersaantal 6
Bidonhoudersaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 6
Zaklampenaantal 6
Verkeerskegelsaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 50
Routepijlenaantal 30
Krijtbordenaantal 4
Naamkaartjesaantal 50
Stiftenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Rijd de route minimaal één keer volledig voor voordat je de uitnodiging verstuurt. Noteer onderweg rustpunten, lastige kruisingen en plekken waar een groep uiteen kan vallen; leg ook een alternatieve route vast.
Vraag bij de aanmelding naar fietsmaat, conditie en dieetwensen. Deel deelnemers vervolgens op in kleine groepen met een fietsbegeleider, zodat niet iedereen tegelijk hoeft te wachten bij een lekke band of kruising.
Bevestig fietsreserveringen en het diner uiterlijk één week vooraf opnieuw. Controleer bij huurfietsen ook de beschikbare maten en laad de accu’s vóór de start volledig op.
Stuur routebestand, starttijd, kledingadvies, groepsindeling en noodnummer uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld daarnaast waar de fietsenrekken, starttafel en eventuele partytenten staan.
Maak de startplek minstens 60 minuten voor vertrek klaar. Zet fietsen en helmen overzichtelijk neer, richt de starttafel in, controleer routeborden en leg powerbanks, verlengsnoeren en drinken binnen handbereik.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren organiseer je een bedrijfsfietstocht?: Begin ongeveer 8 weken vooraf met datum, deelnemersaantal, route, fietsen en start- en finishplek. Bevestig diner en fietsreservering opnieuw in de laatste week.
Hoe lang moet een bedrijfsfietstocht duren?: Plan naast de fietstijd minimaal 30 minuten voor ontvangst en fietsuitgifte, plus 2 tot 3 rustmomenten onderweg. Reserveer na aankomst extra tijd voor omkleden en het diner.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een bedrijfsfietstocht?: Controleer de weersverwachting 7 dagen vooraf en opnieuw 24 uur voor vertrek. Leg uiterlijk één dag vooraf vast of je de alternatieve route gebruikt, de starttijd aanpast of het programma inkort.
Hoe deel je deelnemers in voor een bedrijfsfietstocht?: Maak groepen op basis van fietsmaat en conditie en wijs per groep minimaal één fietsbegeleider aan. Houd de groepen klein genoeg om kruisingen en rustpunten veilig te passeren; communiceer de indeling uiterlijk 3 dagen vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.