Organiser une sortie vélo d’entreprise sans imprévu

Commencez par fixer la date, le nombre de participants et un parcours réellement adapté aux niveaux du groupe. Reconnaissez l’itinéraire à vélo avant d’envoyer les invitations : vous pourrez confirmer la durée, les pauses, le départ et l’arrivée. Ensuite, centralisez les inscriptions, les besoins alimentaires et les informations sur les vélos. La dernière semaine sert à répartir les groupes, vérifier la météo, confirmer le dîner et préparer le départ.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le nombre de participants
2 personnes
2
Sélectionner l’itinéraire cyclable
2 personnes
3
Reconnaître l’itinéraire cyclable
2 personnes
4
Déterminer les points de pause sur l'itinéraire
2 personnes
5
Fixer un itinéraire alternatif
2 personnes
6
Confirmer le point de départ et d’arrivée
7
Confirmer la réservation du dîner
8
Vérifier la réservation des vélos
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Demander le type de vélo et la condition physique
13
Établir la liste des participants
14
Répartir les groupes et les accompagnateurs à vélo
2 personnes
15
Partager le fichier d'itinéraire
16
Envoyer les informations aux participants
17
Vérifier les prévisions météo
18
Confirmer définitivement le dîner
19
Faire les courses
2 personnes
20
Vérifier les vélos et les casques
2 personnes
21
Recharger les batteries des vélos en location
22
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
23
Préparer les kits des participants
2 personnes

Événement

24
Installer la table de départ
2 personnes
25
Monter les tentes de réception
4 personnes
26
Installer les tables et les chaises
3 personnes
27
Suspendre la décoration
2 personnes
28
Aménager le parking à vélos
2 personnes
29
Installer les panneaux de parcours le long du trajet
3 personnes
30
Préparer le point de repos
2 personnes
31
Remplir les glacières
2 personnes
32
Préparer le café et le thé
2 personnes
33
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
34
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
35
Distribuer les vélos
2 personnes
36
Distribuer les casques et les gilets
2 personnes
37
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
38
Faire partir les groupes
4 personnes
39
Suivre les retardataires
2 personnes
40
Tenir le point de repos
2 personnes
41
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
42
Prévoir une assistance dépannage
2 personnes
43
Récupérer les panneaux indicateurs
3 personnes
44
Enregistrer les arrivées
2 personnes
45
Récupérer les vélos
2 personnes
46
Servir les amuse-bouches
3 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
49
Servir le dîner
4 personnes
50
Servir les repas diététiques
2 personnes
51
Servir le café et le thé
2 personnes
52
Organiser les adieux et les remerciements

Suivi

53
Rassembler les déchets
3 personnes
54
Faire la vaisselle
3 personnes
55
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
56
Démonter les tentes de fête
4 personnes
57
Nettoyer le lieu
3 personnes
58
Retourner les vélos et les casques
2 personnes
59
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
60
Gérer la caution et les objets trouvés
61
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables de bièreqté 6
Chaises pliantesqté 50
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 4
Râteliers à vélosqté 6
Nappesqté 8

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 60
Bols réutilisablesqté 50
Verres réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 50
Couteauxqté 60
Fourchettesqté 60
Cuillèresqté 60
Louchesqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 3
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 24

Équipement

Enceintes mobilesqté 2
Microphone
Batteries externesqté 6
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Presse-papiersqté 4
Stylosqté 30

Matériel de sport

Vélosqté 45
Casques de véloqté 45
Gilets réfléchissantsqté 12
Pompes à véloqté 4
Chambres à air de rechangeqté 12
Démonte-pneusqté 8
Outils multifonctions pour vélosqté 4
Kits d’éclairage pour véloqté 8
Supports de cartes de parcoursqté 6
Porte-bidonsqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 6
Lampes de pocheqté 6
Cônes de signalisationqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 50
Flèches de directionqté 30
Panneaux en ardoiseqté 4
Badges nominatifsqté 50
Marqueursqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Reconnaissez le parcours au moins 2 à 3 semaines avant la sortie. Notez les montées, les passages difficiles, les points d’eau et prévoyez un itinéraire alternatif réellement praticable.
Demandez dès l’inscription le type de vélo souhaité et la condition physique de chaque participant. Répartissez ensuite les groupes avec un accompagnateur à vélo et évitez de décider des niveaux le matin même.
Fixez des pauses à intervalles réguliers, par exemple toutes les 45 à 60 minutes selon le dénivelé. Indiquez-les dans le fichier d’itinéraire partagé avec les consignes de départ et d’arrivée.
Confirmez les vélos et les casques au plus tard 7 jours avant l’événement. Pour les vélos électriques loués, vérifiez aussi la recharge des batteries la veille et prévoyez des batteries externes si nécessaire.
Ne gardez pas le dîner et la météo pour la dernière minute : reconfirmez le restaurant 48 heures avant et envoyez les informations finales aux participants 24 heures avant, avec l’horaire, le parcours et le point de rendez-vous.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une sortie vélo d’entreprise ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de reconnaître le parcours, réserver les vélos et le dîner, recueillir les inscriptions et organiser les groupes.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une sortie vélo d’entreprise ?: Envoyez-les au moins 3 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant afin de finaliser les vélos, les accompagnateurs et les besoins alimentaires.
Combien de pauses prévoir pendant une sortie vélo d’entreprise ?: Prévoyez une pause toutes les 45 à 60 minutes, puis ajoutez une vraie pause repas selon la durée du parcours. Pour une sortie de 3 heures de vélo, comptez généralement 2 à 3 arrêts intermédiaires.
Que faire s’il pleut le jour de la sortie vélo ?: Décidez de la règle au plus tard 24 heures avant, après avoir vérifié les prévisions. Préparez un itinéraire alternatif plus court ou un plan de repli, et communiquez la décision à tous les participants avant le départ.

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