Zo organiseer je een bedrijfsfestival zonder last-minute stress

Begin een bedrijfsfestival niet met decoratie of activiteiten, maar met datum, locatie en een realistische plattegrond. Daarna leg je leveranciers, tenten, muziek, catering en stroom vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen op tijd, zodat aantallen en allergieën rechtstreeks naar de cateraar kunnen. In de laatste week draait alles om bevestigen, printen, koelen en het verdelen van verantwoordelijkheden. Zo weet iedereen op de dag zelf waar hij moet zijn en wat er moet gebeuren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
2 personen
4
Dieetwensen verzamelen
5
Programma publiceren
6
Leveranciers reserveren
7
Partytenten reserveren
8
Muziekapparatuur reserveren
9
Cateringbestelling plaatsen
10
Allergieën doorgeven
11
Vergunningen controleren
12
Stroompunten controleren
2 personen
13
Plattegrond maken
14
Indeling afstemmen
2 personen
15
Activiteitenmateriaal inkopen
2 personen
16
Decoratie inkopen
2 personen
17
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
18
Aanwezigheidslijst printen
19
Draaiboek printen
20
Vrijwilligers indelen
21
Welkomstbalie voorbereiden
2 personen
22
Cateringlevering bevestigen
23
Weersverwachting controleren
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
27
Tenten opbouwen
4 personen
28
Stroom aansluiten
2 personen
29
Tafels opstellen
3 personen
30
Stoelen plaatsen
3 personen
31
Buffet opbouwen
3 personen
32
Drankenbar inrichten
2 personen
33
Koffiepunt inrichten
2 personen
34
Hapjes voorbereiden
4 personen
35
Salades en brood klaarzetten
3 personen
36
Vegetarische opties markeren
37
Allergenenkaartjes plaatsen
38
Decoratie ophangen
3 personen
39
Verlichting ophangen
2 personen
40
Muziek testen
2 personen
41
Activiteiten klaarzetten
3 personen
42
Afvalpunten plaatsen
2 personen
43
Toiletten controleren
2 personen

Event

44
Welkomstbalie bemannen
2 personen
45
Gasten ontvangen
3 personen
46
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
47
Welkomstdrank serveren
3 personen
48
Activiteiten begeleiden
4 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Koffie en thee bijvullen
2 personen
52
Buffet openen
3 personen
53
Buffet aanvullen
3 personen
54
Servies verzamelen
2 personen
55
Muziek bedienen
56
Verlichting controleren
57
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
58
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
59
Laatste ronde aankondigen
60
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

61
Eten en drinken afdekken
3 personen
62
Muziekapparatuur uitschakelen
2 personen
63
Meubilair verzamelen
4 personen
64
Tenten afbreken
4 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Afval verzamelen
3 personen
67
Locatie schoonmaken
3 personen
68
Voorraad controleren
2 personen
69
Materialen retourneren
2 personen
70
Gevonden voorwerpen opslaan

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Statafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 100
Buffettafelsaantal 4
Barblad
Kledingrekkenaantal 2
Afzetpalenaantal 6
Tafelkleedsetsaantal 12
Parasolvoetenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbare kommenaantal 120
Herbruikbare bekersaantal 200
Wijnglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 30
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelgotenaantal 8
Oplaadstationsaantal 2
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksniessenaantal 4
Keukentangenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 150
Ballonlintaantal 3
Tafeldecoratieaantal 12
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 8
Naamkaartjesaantal 120
Krijtbordenaantal 6
Stiftenaantal 12

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 6

Sportmateriaal

Cornholetaantal 2
Touwtrektouw
Estafettestokkenaantal 10
Voetballenaantal 3
Pionnenaantal 20

Schoonmaak

Handvegersaantal 4
Vuilnisbakkenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de plattegrond zodra de locatie vaststaat. Teken tenten, buffet- en statafels, de welkomstbalie, activiteiten en kabelroutes in; controleer daarbij hoeveel stroompunten werkelijk beschikbaar zijn.
Reserveer partytenten, muziekapparatuur en catering niet pas nadat de uitnodigingen zijn verstuurd. Leg deze onderdelen vast zodra datum en locatie bevestigd zijn, zodat een hoge opkomst niet tot improvisatie leidt.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen vóór het festival en geef dieetwensen en allergieën gebundeld door aan de cateraar. Noteer het definitieve aantal ook bij de aanwezigheidslijst en het draaiboek.
Plan de opbouw in een duidelijke volgorde: eerst tenten, tafels en stroom, daarna buffet, welkomstbalie, activiteiten en decoratie. Gebruik kabelgoten bij looproutes en test microfoon en Bluetoothspeakers vóór ontvangst van gasten.
Controleer de weersverwachting uiterlijk de dag ervoor en bepaal wie beslist over parasols, tentwanden of een aangepaste indeling. Koel dranken op tijd in koelboxen met koelelementen en leg naamkaartjes, geprinte lijsten en het draaiboek klaar bij de balie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een bedrijfsfestival organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, leveranciers en vergunningen. Verstuur uitnodigingen zodra de belangrijkste reserveringen vaststaan, zodat je tijd hebt om aanmeldingen en dieetwensen te verwerken.
Wanneer moet je de catering voor een bedrijfsfestival bestellen?: Plaats de eerste cateringbestelling ongeveer 4 tot 6 weken vooraf op basis van het verwachte aantal gasten. Bevestig het definitieve aantal, dieetwensen en allergieën uiterlijk enkele dagen voor het festival.
Hoe maak je een draaiboek voor een bedrijfsfestival?: Zet per onderdeel een tijdstip, verantwoordelijke en afhankelijkheid in het draaiboek, van opbouw en cateringlevering tot programma en opruimen. Print minimaal één exemplaar voor de welkomstbalie en geef vrijwilligers vooraf hun taak en starttijd.
Hoe regel je stroom en geluid op een bedrijfsfestival?: Controleer minimaal 2 weken vooraf de stroompunten en teken verlengkabels, stekkerdozen en kabelgoten op de plattegrond. Test microfoon, microfoonstandaard en Bluetoothspeakers tijdens de opbouw, vóór de eerste gasten arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.