Ein Firmenfestival von Anfang bis Ende organisieren
Ein Firmenfestival gelingt, wenn Anmeldung, Gelände und Versorgung früh zusammenpassen. Beginne mit Datum und Ort, kläre danach Gästezahl, Programm und Lieferanten. Spätestens vor dem Versand der Einladungen brauchst du belastbare Informationen zu Catering, Anreise und Aktivitäten. Plane außerdem Strom, Zelte und Ton nicht erst am Veranstaltungstag: Diese Punkte entscheiden darüber, ob Buffet, Mikrofon und Musik tatsächlich funktionieren.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Einladungen verschicken
2 Personen
- 3
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Programm veröffentlichen
- 6
Lieferanten reservieren
- 7
Partyzelte reservieren
- 8
Musikanlage reservieren
- 9
Cateringbestellung aufgeben
- 10
Allergien mitteilen
- 11
Genehmigungen prüfen
- 12
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
- 13
Lageplan erstellen
- 14
Aufteilung abstimmen
2 Personen
- 15
Aktivitätsmaterial einkaufen
2 Personen
- 16
Dekoration einkaufen
2 Personen
- 17
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 18
Anwesenheitsliste drucken
- 19
Ablaufplan ausdrucken
- 20
Freiwillige einteilen
- 21
Empfangstresen vorbereiten
2 Personen
- 22
Cateringlieferung bestätigen
- 23
Wettervorhersage prüfen
- 24
Einkaufen gehen
3 Personen
- 25
Getränke kühlen
2 Personen
- 26
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
- 27
Zelte aufbauen
4 Personen
- 28
Strom anschließen
2 Personen
- 29
Tische aufstellen
3 Personen
- 30
Stühle aufstellen
3 Personen
- 31
Buffet aufbauen
3 Personen
- 32
Getränkebar einrichten
2 Personen
- 33
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 34
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 35
Salate und Brot bereitstellen
3 Personen
- 36
Vegetarische Optionen kennzeichnen
- 37
Allergenkarten aufstellen
- 38
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 39
Beleuchtung aufhängen
2 Personen
- 40
Musik testen
2 Personen
- 41
Aktivitäten vorbereiten
3 Personen
- 42
Müllstationen aufstellen
2 Personen
- 43
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Event
- 44
Willkommensschalter besetzen
2 Personen
- 45
Gäste empfangen
3 Personen
- 46
Namensschilder verteilen
2 Personen
- 47
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
- 48
Aktivitäten begleiten
4 Personen
- 49
Snacks servieren
3 Personen
- 50
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 51
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
- 52
Buffet eröffnen
3 Personen
- 53
Buffet auffüllen
3 Personen
- 54
Geschirr sammeln
2 Personen
- 55
Musik bedienen
- 56
Beleuchtung kontrollieren
- 57
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
- 58
Abfall zwischendurch entfernen
2 Personen
- 59
Letzte Runde ankündigen
- 60
Gäste verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 61
Essen und Getränke abdecken
3 Personen
- 62
Musikanlage ausschalten
2 Personen
- 63
Mobiliar zusammensuchen
4 Personen
- 64
Zelte abbauen
4 Personen
- 65
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 66
Abfall sammeln
3 Personen
- 67
Location reinigen
3 Personen
- 68
Bestand prüfen
2 Personen
- 69
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 70
Fundstücke aufbewahren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 3
- KlappischeAnz. 12
- StehtischeAnz. 8
- KlappstühleAnz. 100
- BuffetischeAnz. 4
- Bartablett
- KleiderständerAnz. 2
- AbsperrpfostenAnz. 6
- TischdeckensetsAnz. 12
- SchirmständerAnz. 4
Geschirr
- Mehrweg-TellerAnz. 120
- Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 120
- Wiederverwendbare BecherAnz. 200
- WeingläserAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 100
- MesserAnz. 120
- GabelnAnz. 120
- LöffelAnz. 120
- ServierlöffelAnz. 12
- ServierschalenAnz. 12
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 6
- KühlelementeAnz. 30
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- Mikrofonständer
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KabelkanäleAnz. 8
- LadestationenAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
Küche
- SchneidebretterAnz. 6
- KochmesserAnz. 4
- KüchenzangenAnz. 8
- ServierschalenAnz. 12
- AluminiumfolieAnz. 4
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 12
- BallonsAnz. 150
- BallonbandAnz. 3
- TischdekorationAnz. 12
- Willkommensschild
- WegweiserAnz. 8
- NamensschilderAnz. 120
- KreidetafelnAnz. 6
- StifteAnz. 12
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 8
- LED-LampenAnz. 12
- BatterielaternenAnz. 6
Sportmaterial
- CornholeAnz. 2
- Tauziehseil
- StaffelstäbeAnz. 10
- FußbälleAnz. 3
- KegelAnz. 20
Reinigung
- HandfegerAnz. 4
- MülleimerAnz. 8
- HandseifenspenderAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum und Ort zuerst fest und verschicke die Einladungen erst, wenn Anmeldefrist und Rückmeldeweg klar sind. Plane mindestens 2 bis 3 Wochen für Anmeldungen und Ernährungswünsche ein.
- Bestätige Catering und Getränke anhand der erwarteten Gästezahl. Teile Allergien gesammelt mit und rechne pro erwachsener Person für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken.
- Erstelle den Lageplan vor dem Aufbau: Zelte, Buffetische, Stehtische, Empfang, Aktivitätsflächen und Absperrpfosten müssen zusammenpassen. Prüfe dabei, ob Wege und Stromanschlüsse erreichbar bleiben.
- Reserviere Musikanlage und Partyzelte frühzeitig und teste am Vortag Verlängerungskabel, Kabelkanäle, Mikrofon und Lautsprecher. Ein Mikrofonständer und ausreichend Strom werden bei der Programmplanung häufig übersehen.
- Bereite am Vortag Namensschilder, Anwesenheitsliste und Ablaufplan vor. Teile Freiwillige mit festen Uhrzeiten für Empfang, Cateringkontrolle, Getränke und Aufräumen ein, statt Aufgaben spontan zu verteilen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Firmenfestival organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Lieferanten. Einladungen sollten etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Festival verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen.
- Wann muss man Catering für ein Firmenfestival bestellen?
- Gib die Cateringbestellung mindestens 3 bis 4 Wochen vorher auf, sobald die erwartete Gästezahl feststeht. Allergien und besondere Ernährungswünsche solltest du spätestens 7 bis 10 Tage vor dem Termin gesammelt an den Caterer melden.
- Was muss man am Tag vor dem Firmenfestival prüfen?
- Prüfe am Vortag die Wettervorhersage, Stromanschlüsse, Zelte und den Lageplan. Kühle Getränke, lege Mehrweg-Geschirr bereit und teste Mikrofon, Lautsprecher und Verlängerungskabel mindestens 2 Stunden vor Beginn des Aufbaus.
- Wie viele Helfer braucht man für ein Firmenfestival?
- Plane mindestens eine Person für den Empfang und je eine verantwortliche Person für Catering, Technik und Programm ein. Bei größeren Gruppen sollte zusätzlich pro 30 bis 40 Gäste eine Ansprechperson eingeplant werden.
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