Organiser un festival d’entreprise sans rien laisser au dernier moment

Un festival d’entreprise se prépare dans un ordre précis : d’abord la date, le lieu et la capacité d’accueil, puis les inscriptions et les prestataires. Le nombre de participants détermine les tentes, les tables, les sièges, la vaisselle et les quantités du traiteur. Prévoyez aussi les besoins alimentaires, l’alimentation électrique et le programme avant d’installer le site. Les derniers jours servent surtout à confirmer les livraisons, imprimer les documents et répartir les rôles le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Traiter les inscriptions
2 personnes
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Publier le programme
6
Réserver les fournisseurs
7
Réserver des tentes de réception
8
Réserver le matériel de musique
9
Passer la commande traiteur
10
Indiquer les allergies
11
Vérifier les autorisations
12
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
13
Créer le plan
14
Coordonner l’agencement
2 personnes
15
Acheter le matériel d’activités
2 personnes
16
Acheter la décoration
2 personnes
17
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
18
Imprimer la liste de présence
19
Imprimer le déroulé
20
Répartir les bénévoles
21
Préparer le comptoir d’accueil
2 personnes
22
Confirmer la livraison du catering
23
Vérifier les prévisions météo
24
Faire les courses
3 personnes
25
Refroidir les boissons
2 personnes
26
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
27
Monter les tentes
4 personnes
28
Brancher l’électricité
2 personnes
29
Installer les tables
3 personnes
30
Installer les chaises
3 personnes
31
Monter le buffet
3 personnes
32
Installer le bar à boissons
2 personnes
33
Mettre en place le point café
2 personnes
34
Préparer les en-cas
4 personnes
35
Préparer les salades et le pain
3 personnes
36
Mettre en évidence les options végétariennes
37
Mettre en place les étiquettes d’allergènes
38
Installer la décoration
3 personnes
39
Installer l'éclairage
2 personnes
40
Tester la musique
2 personnes
41
Préparer les activités
3 personnes
42
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
43
Vérifier les toilettes
2 personnes

Événement

44
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
45
Accueillir les invités
3 personnes
46
Distribuer les badges
2 personnes
47
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
48
Encadrer les activités
4 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
52
Ouvrir le buffet
3 personnes
53
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
54
Rassembler la vaisselle
2 personnes
55
Gérer la musique
56
Vérifier l'éclairage
57
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
58
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
59
Annoncer le dernier tour
60
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

61
Couvrir la nourriture et les boissons
3 personnes
62
Éteindre le matériel audio
2 personnes
63
Rassembler le mobilier
4 personnes
64
Démonter les tentes
4 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Rassembler les déchets
3 personnes
67
Nettoyer le lieu
3 personnes
68
Vérifier les stocks
2 personnes
69
Retourner les matériels
2 personnes
70
Ranger les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Tables hautesqté 8
Chaises pliantesqté 100
Tables de buffetqté 4
Plateau de bar
Portants à vêtementsqté 2
Poteaux de balisageqté 6
Sets de nappesqté 12
Pieds de parasolqté 4

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 120
Bols réutilisablesqté 120
Gobelets réutilisablesqté 200
Verres à vinqté 100
Tasses à caféqté 100
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 30
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Pied de microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Goulottes de câblesqté 8
Stations de rechargeqté 2
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de cuisineqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Papier aluminiumqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 150
Ruban pour ballonsqté 3
Décoration de tableqté 12
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 8
Badges nominatifsqté 120
Panneaux en ardoiseqté 6
Marqueursqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 6

Matériel de sport

Cornholeqté 2
Corde de tir à la corde
Témoins de relaisqté 10
Ballons de footballqté 3
Cônesqté 20

Nettoyage

Balais à mainqté 4
Poubellesqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant d’envoyer les invitations. Gardez une marge pour les tentes, les zones de repas et les activités : une capacité théorique ne correspond pas toujours à une implantation confortable.
Traitez les inscriptions au fil de l’eau et fixez une date limite claire, idéalement 10 à 14 jours avant le festival. Demandez en même temps les allergies, les régimes alimentaires et les besoins particuliers pour éviter une commande traiteur incomplète.
Réservez tôt les prestataires et le matériel qui conditionnent tout le reste : tentes, sonorisation, tables, chaises et alimentation électrique. Vérifiez au moins 7 jours avant la livraison que les prises, rallonges et multiprises suffisent sur chaque zone.
Publiez le programme dès qu’il est stabilisé et préparez un déroulé imprimé pour l’équipe. Le jour J, un comptoir d’accueil avec badges nominatifs, liste de présence et signalétique évite de perdre les premières 30 minutes à chercher les informations.
Consultez les prévisions météo 72 heures avant, puis de nouveau la veille. Confirmez à ce moment-là la livraison du catering, l’installation des tentes, le refroidissement des boissons et la répartition des bénévoles.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un festival d’entreprise ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Les autorisations, les tentes, le traiteur et le matériel audio peuvent nécessiter plusieurs semaines de réservation.
Quand envoyer les invitations pour un festival d’entreprise ?: Envoyez-les 6 à 8 semaines avant l’événement, puis fixez la clôture des inscriptions 10 à 14 jours avant. Vous aurez ainsi le temps d’ajuster le traiteur, les badges et l’agencement.
Combien de temps avant faut-il réserver le traiteur ?: Réservez le traiteur au moins 4 à 6 semaines avant le festival. Transmettez le nombre final de participants et les allergies 7 à 10 jours avant la date prévue.
Que vérifier la veille d’un festival d’entreprise ?: Vérifiez la météo, les autorisations, les points d’alimentation et les horaires de livraison. Préparez aussi les badges, la liste de présence, le déroulé, les boissons refroidies et le matériel d’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.