Cómo organizar un festival de empresa sin perder el control
Un festival de empresa requiere coordinar personas, proveedores y un espacio que debe funcionar durante varias horas. Empieza cerrando la fecha y la ubicación, y después trabaja hacia atrás desde la llegada de los asistentes. Las inscripciones, las preferencias dietéticas y el programa determinan buena parte del catering, el mobiliario y el personal necesario. Reserva pronto las carpas, el sonido y los proveedores; los últimos días deben quedar para comprobar entregas, electricidad, previsión meteorológica y montaje.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Enviar invitaciones
2 personas
- 3
Gestionar inscripciones
2 personas
- 4
Recoger preferencias dietéticas
- 5
Publicar el programa
- 6
Reservar proveedores
- 7
Reservar carpas de fiesta
- 8
Reservar el equipo de música
- 9
Realizar el pedido de catering
- 10
Comunicar alergias
- 11
Comprobar permisos
- 12
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
- 13
Hacer el plano
- 14
Coordinar la distribución
2 personas
- 15
Comprar material para actividades
2 personas
- 16
Comprar decoración
2 personas
- 17
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 18
Imprimir la lista de asistencia
- 19
Imprimir el plan de trabajo
- 20
Asignar voluntarios
- 21
Preparar el mostrador de bienvenida
2 personas
- 22
Confirmar la entrega del catering
- 23
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 24
Hacer la compra
3 personas
- 25
Enfriar bebidas
2 personas
- 26
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
- 27
Montar tiendas
4 personas
- 28
Conectar la corriente
2 personas
- 29
Montar mesas
3 personas
- 30
Colocar las sillas
3 personas
- 31
Montar el buffet
3 personas
- 32
Montar la barra de bebidas
2 personas
- 33
Montar el punto de café
2 personas
- 34
Preparar aperitivos
4 personas
- 35
Preparar ensaladas y pan
3 personas
- 36
Marcar las opciones vegetarianas
- 37
Colocar carteles de alérgenos
- 38
Colgar la decoración
3 personas
- 39
Colgar la iluminación
2 personas
- 40
Probar la música
2 personas
- 41
Preparar las actividades
3 personas
- 42
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
- 43
Comprobar los baños
2 personas
Evento
- 44
Atender el mostrador de bienvenida
2 personas
- 45
Recibir a los invitados
3 personas
- 46
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
- 47
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
- 48
Coordinar actividades
4 personas
- 49
Servir aperitivos
3 personas
- 50
Rellenar las bebidas
2 personas
- 51
Reponer café y té
2 personas
- 52
Abrir el buffet
3 personas
- 53
Reponer el bufé
3 personas
- 54
Recoger la vajilla
2 personas
- 55
Controlar la música
- 56
Comprobar la iluminación
- 57
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
- 58
Retirar la basura de vez en cuando
2 personas
- 59
Anunciar la última ronda
- 60
Despedir a los invitados
3 personas
Seguimiento
- 61
Cubrir la comida y la bebida
3 personas
- 62
Apagar el equipo de música
2 personas
- 63
Recoger el mobiliario
4 personas
- 64
Desmontar las tiendas
4 personas
- 65
Lavar la vajilla
3 personas
- 66
Recoger la basura
3 personas
- 67
Limpiar el lugar
3 personas
- 68
Comprobar el inventario
2 personas
- 69
Devolver los materiales
2 personas
- 70
Guardar los objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Mesas plegablescant. 12
- Mesas altascant. 8
- Sillas plegablescant. 100
- Mesas de buffetcant. 4
- Encimera de bar
- Percheroscant. 2
- Postes separadorescant. 6
- Juegos de mantelescant. 12
- Bases para sombrillascant. 4
Vajilla
- Platos reutilizablescant. 120
- Cuencos reutilizablescant. 120
- Vasos reutilizablescant. 200
- Copas de vinocant. 100
- Tazas de cafécant. 100
- Cuchilloscant. 120
- Tenedorescant. 120
- Cucharascant. 120
- Cucharonescant. 12
- Bandejas de servircant. 12
Equipo
- Neveras portátilescant. 6
- Acumuladores de fríocant. 30
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Altavoces Bluetoothcant. 2
- Micrófono
- Soporte de micrófono
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Canaletas para cablescant. 8
- Estaciones de cargacant. 2
- Termoscant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de chefcant. 4
- Pinzas de cocinacant. 8
- Bandejas de servircant. 12
- Papel de aluminiocant. 4
Decoración
- Guirnaldascant. 12
- Globoscant. 150
- Cinta para globoscant. 3
- Decoración de mesacant. 12
- Cartel de bienvenida
- Carteles direccionalescant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 120
- Pizarrascant. 6
- Rotuladorescant. 12
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Lámparas LEDcant. 12
- Linternas a pilascant. 6
Material deportivo
- Cornholecant. 2
- Cuerda para tira y afloja
- Testigos de relevocant. 10
- Balones de fútbolcant. 3
- Conoscant. 20
Limpieza
- Escobas de manocant. 4
- Papelelerascant. 8
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y el programa antes de enviar las invitaciones. Deja al menos 2 semanas para recopilar inscripciones y preferencias dietéticas; sin esa información, el pedido de catering será una estimación.
- Revisa permisos y electricidad antes de contratar el montaje. Comprueba cuántos puntos de corriente hay, dónde estarán los altavoces y si necesitas cables alargadores, regletas o canaletas para evitar cables atravesando las zonas de paso.
- Haz un plano con las carpas, mesas, buffet, barra, bienvenida y actividades. Reserva pasillos de al menos 1 metro y coloca las mesas de buffet lejos de la entrada para que las colas no bloqueen el acceso.
- Asigna responsables con nombres y horarios, no solo tareas generales. Imprime la lista de asistencia y el plan de trabajo, y prepara el mostrador de bienvenida antes de que llegue el primer grupo.
- Confirma las entregas 48 horas antes y comprueba la previsión meteorológica el día anterior. Enfría las bebidas con tiempo y verifica que el catering, las carpas, el equipo de música y el material de actividades lleguen en el orden previsto.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de empresa?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes si habrá carpas, catering, sonido y actividades. Reserva los proveedores principales durante las primeras 3 semanas y deja los últimos 7 días para confirmaciones y ajustes.
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un festival de empresa?
- Envíalas entre 4 y 6 semanas antes del evento. Fija una fecha límite de inscripción al menos 14 días antes para poder cerrar cantidades, alergias, preferencias dietéticas y distribución de las mesas.
- ¿Cuánta bebida hay que calcular por persona?
- Para la primera hora, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona; después, aproximadamente 1 por hora, ajustando según la duración y el calor. Enfría una primera tanda antes de la llegada y conserva otra en neveras portátiles con acumuladores de frío.
- ¿Qué hay que comprobar el día antes del festival de empresa?
- Confirma las entregas, el número final de asistentes, las alergias comunicadas, los puntos de electricidad y la previsión meteorológica. También revisa el plano y el plan de trabajo, y asegúrate de que las bebidas puedan enfriarse antes de abrir el recinto.
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