Zo organiseer je een bedrijfsdiner zonder last-minute gedoe

Begin met het aantal gasten en werk daarna in vaste stappen naar menu, catering en tafelindeling. Verzamel dieetwensen vóór je de bestelling plaatst en houd rekening met afmeldingen tot het definitieve aantal. Regel vervolgens het servies, de tafelaankleding, drank en techniek op locatie. Op de dag zelf draait alles om een logische opbouw: eerst de ruimte, daarna de tafels, het buffet en de ontvangst. Zo voorkom je dat naamkaartjes, dieetmaaltijden of gekoelde dranken pas tijdens het diner aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst opstellen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Definitief aantal gasten bepalen
6
Tafelindeling maken
7
Menu en dieetopties vastleggen
2 personen
8
Cateringbestelling plaatsen
9
Reserveringen bevestigen
10
Boodschappenlijst controleren
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Dranken gekoeld klaarzetten
2 personen
13
Dieetmaaltijden labelen
14
Programma en naamkaartjes printen
15
Locatie openen en controleren
2 personen
16
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
17
Tafellinnen en servies klaarleggen
3 personen
18
Bestek en glazen plaatsen
3 personen
19
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
20
Decoratie aanbrengen
2 personen
21
Licht en muziek testen
2 personen
22
Buffet en drankstation inrichten
3 personen
23
Hapjes voorbereiden
3 personen
24
Diner voorbereiden
4 personen
25
Ontvangstbalie klaarzetten

Event

26
Gasten ontvangen
3 personen
27
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
28
Hapjes serveren
2 personen
29
Dranken bijvullen
2 personen
30
Voorgerecht serveren
3 personen
31
Hoofdgerecht uitserveren
4 personen
32
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
33
Tafels tussendoor afruimen
3 personen
34
Dessert serveren
3 personen
35
Koffie en thee serveren
2 personen
36
Laatste ronde aankondigen

Nazorg

37
Restanten veilig verpakken
2 personen
38
Servies en glaswerk afwassen
3 personen
39
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
40
Decoratie verwijderen
2 personen
41
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
42
Keuken en zaal schoonmaken
3 personen
43
Apparatuur uitschakelen
2 personen
44
Sleutels en locatie controleren
45
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Eettafelsaantal 6
Stoelenaantal 36
Buffettafelsaantal 2
Welkomsttafel
Tafellinnenaantal 8

Servies

Dinerbordenaantal 40
Diepe bordenaantal 40
Dessertbordenaantal 40
Koffiekopjesaantal 40
Waterglazenaantal 40
Wijnglazenaantal 40
Koffielepelsaantal 40
Dinerbesteksetsaantal 40
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 4
Karaffenaantal 6

Decoratie

Naamkaartjesaantal 36
Tafeldecoratiesaantal 6
Menukaartenaantal 36
Kaarsenaantal 24
Kaarshoudersaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Warmhoudschalenaantal 6
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Bluetoothspeaker

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Serveerschalenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Vuilniszakhoudersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodigingen ruim vóór de uiterste aanmelddatum en vraag direct naar dieetwensen. Leg de antwoorden vast in één overzicht, zodat de cateraar en degene die de tafels indeelt met dezelfde informatie werken.
Bepaal het definitieve aantal gasten enkele dagen vóór de cateringbestelling. Tel daarna dinerborden, diepe borden, dessertborden, glazen en besteksets per gast na; voor koffie zijn ook kopjes en koffielepels nodig.
Maak de tafelindeling pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Zet naamkaartjes op basis van die laatste versie klaar en controleer of dieetmaaltijden herkenbaar gelabeld kunnen worden zonder dat ze bij het verkeerde bord belanden.
Plan de opbouw achteruit vanaf het ontvangsttijdstip. Zet tafels en stoelen eerst neer, leg daarna tafellinnen en servies, richt vervolgens buffet en drankstation in en test vóór de ontvangst de verlichting, muziek en verlengkabels.
Reserveer tijd voor koelen en warmhouden: zet dranken vóór de gasten komen in koelboxen en controleer warmhoudschalen tijdens de voorbereiding. Een aparte welkomsttafel met programma en naamkaartjes voorkomt een opstopping bij binnenkomst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een bedrijfsdiner?: Start bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met de gastenlijst, uitnodigingen en locatie. Leg menu, dieetopties en catering uiterlijk 1 tot 2 weken vóór het diner vast, afhankelijk van de levertijd.
Wanneer moet je het definitieve aantal gasten doorgeven aan de catering?: Geef het definitieve aantal meestal 3 tot 5 dagen vóór het diner door. Controleer op dat moment ook alle dieetwensen en bestel niet alleen het aantal hoofdgerechten, maar stem servies en drankvoorraad daarop af.
Hoeveel servies heb je nodig voor een bedrijfsdiner?: Reken per gast op één dinerbord, één diep bord als dat bij het menu hoort, één dessertbord, één dinerbestekset, één waterglas en één wijnglas. Tel voor koffie daarnaast één kopje en één koffielepel per gast; houd enkele extra sets achter de hand.
Hoeveel tijd heb je nodig om een bedrijfsdiner op te bouwen?: Plan minimaal 2 tot 3 uur voor de opbouw van een diner met tafels, stoelen, servies, decoratie, buffet en drankstation. Reserveer daarnaast 30 minuten voor het testen van licht en muziek en voor een laatste controle van naamkaartjes en dieetmaaltijden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.