Cómo organizar una cena de empresa sin imprevistos
Una cena de empresa se organiza mejor en cuatro bloques: invitados, comida, distribución y montaje. Empieza cerrando quién asistirá y sus preferencias dietéticas antes de pedir el catering. Después confirma reservas, asigna las mesas y prepara el material necesario para servir, recibir y orientar a los asistentes. El día del evento, deja tiempo para revisar el lugar, enfriar las bebidas y comprobar luces, sonido y equipos antes de que llegue el primer invitado.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Elaborar la lista de invitados
- 2
Enviar invitaciones
- 3
Gestionar inscripciones
- 4
Recoger preferencias dietéticas
- 5
Determinar el número definitivo de invitados
- 6
Hacer la distribución de las mesas
- 7
Definir el menú y las opciones dietéticas
2 personas
- 8
Realizar el pedido de catering
- 9
Confirmar las reservas
- 10
Comprobar la lista de la compra
- 11
Hacer la compra
2 personas
- 12
Dejar las bebidas frías listas
2 personas
- 13
Etiquetar las comidas especiales
- 14
Imprimir programa y tarjetas con nombre
- 15
Abrir y revisar el lugar
2 personas
- 16
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 17
Preparar mantelería y vajilla
3 personas
- 18
Colocar los cubiertos y las copas
3 personas
- 19
Colocar las tarjetas con nombres
2 personas
- 20
Colocar la decoración
2 personas
- 21
Probar luces y sonido
2 personas
- 22
Montar buffet y estación de bebidas
3 personas
- 23
Preparar aperitivos
3 personas
- 24
Preparar la cena
4 personas
- 25
Preparar el mostrador de recepción
Evento
- 26
Recibir a los invitados
3 personas
- 27
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
- 28
Servir aperitivos
2 personas
- 29
Rellenar las bebidas
2 personas
- 30
Servir el entrante
3 personas
- 31
Servir el plato principal
4 personas
- 32
Servir comidas especiales
2 personas
- 33
Recoger las mesas entre turno y turno
3 personas
- 34
Servir el postre
3 personas
- 35
Servir café y té
2 personas
- 36
Anunciar la última ronda
Seguimiento
- 37
Empaquetar los restos de forma segura
2 personas
- 38
Lavar la vajilla y la cristalería
3 personas
- 39
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 40
Retirar la decoración
2 personas
- 41
Recoger y separar la basura
2 personas
- 42
Limpiar la cocina y el salón
3 personas
- 43
Apagar el equipo
2 personas
- 44
Comprobar las llaves y la ubicación
- 45
Devolver el material prestado
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de comedorcant. 6
- Sillascant. 36
- Mesas de buffetcant. 2
- Mesa de bienvenida
- Manteleríacant. 8
Vajilla
- Platos de cenacant. 40
- Platos hondoscant. 40
- Platos de postrecant. 40
- Tazas de cafécant. 40
- Vasos para aguacant. 40
- Copas de vinocant. 40
- Cucharillas de cafécant. 40
- Juegos de cubiertos para cenacant. 40
- Cucharonescant. 8
- Bandejas de servircant. 8
- Pinzas de servircant. 4
- Jarrascant. 6
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 36
- Decoraciones de mesacant. 6
- Cartas del menúcant. 36
- Velascant. 24
- Portavelascant. 12
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Bandejas térmicascant. 6
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Altavoz Bluetooth
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Cuencos para mezclarcant. 4
- Jarras medidorascant. 2
- Bandejas de servircant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cubos de limpiezacant. 2
- Fregonascant. 2
- Soportes para bolsas de basuracant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la lista definitiva de invitados entre 7 y 10 días antes de la cena. Ese número debe incluir las preferencias dietéticas y será la referencia para el pedido de catering, las tarjetas con nombre y la distribución de las mesas.
- No esperes al día anterior para decidir el menú. Confirma con el catering las opciones especiales al menos 5 días antes y etiqueta cada plato para evitar dudas durante el servicio.
- Calcula la vajilla y los vasos para el número final de asistentes, más un margen del 10 %. Revisa especialmente platos hondos, copas de vino, tazas de café, cubiertos y utensilios de servicio.
- Reserva entre 2 y 3 horas para el montaje del espacio. Coloca primero mesas y sillas, después mantelería y vajilla, y deja para el final las tarjetas con nombres, la decoración, el buffet y la estación de bebidas.
- Haz una prueba técnica como mínimo 60 minutos antes de abrir la recepción. Comprueba el altavoz, las luces, los cables alargadores, las regletas y las máquinas de café; también deja las bebidas frías y las comidas especiales claramente identificadas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una cena de empresa?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para enviar invitaciones, gestionar inscripciones y confirmar el lugar. Cierra el número definitivo de invitados entre 7 y 10 días antes, cuando también debes confirmar el catering.
- ¿Cuándo se confirma el menú de una cena de empresa?
- Define el menú al menos 2 semanas antes y recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción. Envía al catering el número definitivo y las opciones especiales entre 5 y 7 días antes.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar una cena de empresa?
- Calcula entre 2 y 3 horas para colocar mesas, sillas, mantelería, vajilla, tarjetas, decoración y estaciones de servicio. Añade 60 minutos antes de la llegada para probar luces y sonido y revisar la recepción.
- ¿Cuánta vajilla hace falta para una cena de empresa?
- Prepara una unidad por invitado de cada pieza necesaria y añade un 10 % de reserva. Para 50 asistentes, por ejemplo, serían 55 platos, vasos, copas y cubiertos del tipo que use el menú.
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