Organiser un dîner d’entreprise, étape par étape

Un dîner d’entreprise se prépare d’abord sur papier, puis dans le lieu. Commencez par la liste des invités et les réponses, car le nombre final détermine le traiteur, les tables, les chaises et la vaisselle. Prévoyez ensuite le menu, les besoins alimentaires et le plan de table avant de commander. Le jour même, gardez une personne responsable de l’accueil et vérifiez l’éclairage, la musique, les boissons et les repas spéciaux avant l’arrivée des convives.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir la liste des invités
2
Envoyer les invitations
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Définir le nombre final d’invités
6
Établir le plan de table
7
Définir le menu et les options alimentaires
2 personnes
8
Passer la commande traiteur
9
Confirmer les réservations
10
Vérifier la liste des courses
11
Faire les courses
2 personnes
12
Mettre les boissons au frais
2 personnes
13
Étiqueter les repas spéciaux
14
Imprimer le programme et les badges nominaux
15
Ouvrir et vérifier le lieu
2 personnes
16
Installer les tables et les chaises
4 personnes
17
Préparer le linge de table et la vaisselle
3 personnes
18
Installer les couverts et les verres
3 personnes
19
Placer les badges nominatifs
2 personnes
20
Installer la décoration
2 personnes
21
Tester l’éclairage et la musique
2 personnes
22
Installer le buffet et le point boissons
3 personnes
23
Préparer les en-cas
3 personnes
24
Préparer le dîner
4 personnes
25
Mettre en place le comptoir d’accueil

Événement

26
Accueillir les invités
3 personnes
27
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
28
Servir des amuse-bouches
2 personnes
29
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
30
Servir l’entrée
3 personnes
31
Servir le plat principal
4 personnes
32
Servir les repas diététiques
2 personnes
33
Débarrasser les tables entre-temps
3 personnes
34
Servir le dessert
3 personnes
35
Servir le café et le thé
2 personnes
36
Annoncer le dernier tour

Suivi

37
Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
38
Laver la vaisselle et la verrerie
3 personnes
39
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
40
Retirer la décoration
2 personnes
41
Collecter et trier les déchets
2 personnes
42
Nettoyer la cuisine et la salle
3 personnes
43
Éteindre l’équipement
2 personnes
44
Vérifier les clés et le lieu
45
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables à mangerqté 6
Chaisesqté 36
Tables de buffetqté 2
Table d’accueil
Nappesqté 8

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 40
Assiettes creusesqté 40
Assiettes à dessertqté 40
Tasses à caféqté 40
Verres à eauqté 40
Verres à vinqté 40
Cuillères à caféqté 40
Sets de couverts pour le dînerqté 40
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 4
Carafesqté 6

Décoration

Badges nominatifsqté 36
Décorations de tableqté 6
Cartes de menuqté 36
Bougiesqté 24
Bougeoirsqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Plats de maintien au chaudqté 6
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Enceinte Bluetooth

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 4
Verres doseursqté 2
Plateaux de serviceqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seaux de nettoyageqté 2
Serpillièresqté 2
Porte-sacs-poubelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez une date limite de réponse au moins 10 jours avant le dîner. Vous pourrez alors confirmer le nombre final d’invités et transmettre au traiteur les allergies, régimes et repas particuliers.
Ne commandez pas le traiteur avant d’avoir rapproché les inscriptions et les besoins alimentaires. Étiquetez les repas spéciaux dès leur réception pour éviter les recherches au moment du service.
Établissez le plan de table après la clôture des inscriptions, idéalement 5 à 7 jours avant l’événement. Imprimez les badges nominatifs et les cartes de menu en fonction de cette version finale.
Prévoyez au moins 60 à 90 minutes pour ouvrir le lieu, installer les tables, les chaises, les nappes, la vaisselle et le buffet. Testez aussi les rallonges, les multiprises, l’éclairage et l’enceinte avant l’arrivée des invités.
Mettez les boissons au frais plusieurs heures à l’avance et installez séparément l’accueil, le buffet et le point boissons. Cette organisation évite que les arrivées bloquent le service du dîner.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un dîner d’entreprise ?: Prévoyez au minimum 3 à 4 semaines pour gérer les invitations, les réponses, le traiteur et le lieu. Gardez les 5 à 7 derniers jours pour le plan de table, les badges et la confirmation du nombre final.
Quand faut-il confirmer le nombre d’invités au traiteur ?: Donnez le nombre final au traiteur environ 7 à 10 jours avant le dîner, selon ses conditions. À ce moment-là, transmettez aussi les allergies, les régimes et les repas spéciaux.
Quand préparer le plan de table d’un dîner d’entreprise ?: Préparez-le après la clôture des inscriptions, généralement 5 à 7 jours avant l’événement. Vérifiez ensuite que chaque place dispose d’un badge et que les tables correspondent au nombre de convives.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Réservez 60 à 90 minutes avant l’arrivée des invités pour les tables, les chaises, la vaisselle, les nappes, le buffet et l’accueil. Ajoutez quelques minutes pour tester la musique, l’éclairage et les équipements électriques.

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