Zo organiseer je een bedrijfsconferentie

Begin met het programma en de datum, niet met de uitnodiging. Zodra de inhoud, locatie en sprekers vaststaan, kun je registratie, catering en praktische informatie plannen. Werk daarna terug vanaf de conferentiedag: presentaties controleren, techniek testen, materialen printen en de zaal inrichten. De meeste problemen ontstaan doordat dieetwensen, parkeerinformatie of aansluitingen pas op het laatste moment worden geregeld. Gebruik een tijdlijn met vaste deadlines en wijs per onderdeel één verantwoordelijke aan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Catering reserveren
4
Sprekers bevestigen
2 personen
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Parkeerinformatie versturen
10
Naamkaartjes ontwerpen
11
Naamkaartjes printen
2 personen
12
Aanwezigheidslijst printen
13
Presentaties verzamelen
14
Presentaties controleren
2 personen
15
Techniek testen
2 personen
16
Werkbladen printen
2 personen
17
Programma printen
18
Cateringhoeveelheden bevestigen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Materialen verzamelen
2 personen
22
Locatiesleutels ophalen
23
Zaalindeling markeren
2 personen
24
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
25
Registratiebalie opbouwen
2 personen
26
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
27
Projectiescherm plaatsen
2 personen
28
Beamer aansluiten
2 personen
29
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
30
Microfoons testen
2 personen
31
Verlichting instellen
2 personen
32
Decoratie ophangen
2 personen
33
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
34
Programma's klaarleggen
2 personen
35
Koffiepunt inrichten
2 personen
36
Buffet opbouwen
3 personen
37
Hapjes klaarzetten
3 personen

Event

38
Registratietafel bemannen
2 personen
39
Gasten ontvangen
3 personen
40
Naamkaartjes uitreiken
2 personen
41
Koffie en thee serveren
2 personen
42
Opening aankondigen
43
Sprekers begeleiden
44
Presentaties starten
45
Microfoons doorgeven
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Koffiepauze verzorgen
3 personen
48
Hapjes bijvullen
2 personen
49
Vragen uit de zaal verzamelen
50
Pauzeruimte netjes houden
2 personen
51
Dinerbuffet openen
2 personen
52
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
53
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
54
Tafels afruimen
3 personen
55
Netwerkborrel klaarzetten
2 personen
56
Borrelhapjes serveren
2 personen
57
Afsluiting aankondigen
58
Gasten uitgeleiden
2 personen
59
Verloren voorwerpen verzamelen

Nazorg

60
Apparatuur uitschakelen
2 personen
61
Buffet afbreken
3 personen
62
Servies verzamelen
3 personen
63
Afval sorteren
2 personen
64
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
65
Decoratie verwijderen
2 personen
66
Apparatuur inpakken
3 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Zaal schoonmaken
3 personen
69
Toiletten controleren
70
Locatie afsluiten
2 personen
71
Huurmaterialen retourneren
2 personen
72
Overgebleven materialen opbergen
2 personen
73
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Rechthoekige tafelsaantal 12
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Spreektafel
Podium
Krukkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 90
Glazenaantal 180
Wijnglazenaantal 100
Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Soepkommenaantal 90
Koffielepelsaantal 100
Dinerbesteksetsaantal 100
Serveerbestekaantal 12
Waterkannenaantal 12

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Klikker
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
HDMI-kabelsaantal 3
USB-C-adaptersaantal 3
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Lichtslingersaantal 4

Decoratie

Bedrijfslogo-bannersaantal 3
Tafelbloemstukkenaantal 12
Menukaartenaantal 12
Naamkaarthoudersaantal 90
Pijlbordenaantal 8
Tafelkledenaantal 16

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 6
Inductiekookplatenaantal 2
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 8
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Keukentangenaantal 8
Opslagbakkenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemaantal 2
Stofzuiger
Dweilmopaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de sprekers uiterlijk 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodiging pas wanneer tijden, locatie en aanmeldwijze definitief zijn; zo voorkom je correctierondes en losse updates.
Verzamel dieetwensen meteen bij de aanmelding en sluit de inventarisatie 10 tot 14 dagen voor de conferentie. Bevestig daarna de aantallen met de cateraar, inclusief koffie, lunch, water en servies.
Plan de technische test minimaal 3 werkdagen vooraf op de echte locatie. Controleer beamer, projectiescherm, laptop, klikker, microfoons, HDMI-kabels en USB-C-adapters; neem ook verlengkabels en stekkerdozen mee.
Maak naamkaartjes en de aanwezigheidslijst op basis van de inschrijvingen en print ze uiterlijk de dag ervoor. Richt de registratiebalie in met een alfabetische lijst, zodat je niet bij elke aankomst hoeft te zoeken.
Reserveer op de ochtend zelf minstens 90 minuten voor de zaalopbouw. Markeer eerst de zaalindeling, plaats daarna tafels en stoelen en bouw vervolgens registratie, podium, spreektafel en techniek op; test het geluid nogmaals voordat deelnemers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een bedrijfsconferentie organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Dan is er tijd om een locatie, catering en sprekers vast te leggen en deelnemers minimaal 4 tot 6 weken vooraf uit te nodigen.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een bedrijfsconferentie?: Verstuur ze ongeveer 4 tot 6 weken voor de conferentie, zodra datum, programma en locatie definitief zijn. Sluit de aanmelding 10 tot 14 dagen vooraf als je catering en naamkaartjes moet bevestigen.
Hoe test je de techniek voor een bedrijfsconferentie?: Plan een volledige test uiterlijk 3 werkdagen vooraf en gebruik de laptop en presentaties die op de dag zelf beschikbaar zijn. Controleer beeld, geluid, microfoons, aansluitingen en stroomvoorziening; test ook een reservekabel en adapter.
Hoeveel tijd heb je nodig om een conferentiezaal op te bouwen?: Reken op minimaal 90 minuten voor een zaal met registratiebalie, tafels, stoelen, podium en presentatietechniek. Plan daarnaast 15 tot 30 minuten extra als de locatie beperkt toegang geeft of de zaalindeling nog moet worden aangepast.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.