Eine Firmenkonferenz strukturiert organisieren
Bei einer Firmenkonferenz entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Veranstaltungstag. Lege zuerst Datum und Programm fest, reserviere danach Location und Catering und bestätige die Referenten. Anschließend folgen Einladungen, Anmeldungen und die Erfassung von Ernährungswünschen. In der letzten Woche prüfst du Präsentationen und Technik, druckst Unterlagen und planst den Aufbau von Registrierung, Sitzplätzen und Bühne.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Location reservieren
- 3
Catering reservieren
- 4
Referenten bestätigen
2 Personen
- 5
Einladungen erstellen
2 Personen
- 6
Einladungen verschicken
- 7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Parkinformationen versenden
- 10
Namensschilder entwerfen
- 11
Namensschilder drucken
2 Personen
- 12
Anwesenheitsliste drucken
- 13
Präsentationen sammeln
- 14
Präsentationen prüfen
2 Personen
- 15
Technik testen
2 Personen
- 16
Arbeitsblätter ausdrucken
2 Personen
- 17
Programm drucken
- 18
Cateringmengen bestätigen
- 19
Einkaufen gehen
3 Personen
- 20
Getränke kühlen
2 Personen
- 21
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 22
Standortschlüssel abholen
- 23
Raumaufteilung markieren
2 Personen
- 24
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 25
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
- 26
Bühne und Rednerpult aufstellen
3 Personen
- 27
Projektionsleinwand aufstellen
2 Personen
- 28
Beamer anschließen
2 Personen
- 29
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 30
Mikrofone testen
2 Personen
- 31
Beleuchtung einrichten
2 Personen
- 32
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 33
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
- 34
Programme bereitlegen
2 Personen
- 35
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 36
Buffet aufbauen
3 Personen
- 37
Snacks bereitstellen
3 Personen
Event
- 38
An der Registrierungstheke Dienst machen
2 Personen
- 39
Gäste empfangen
3 Personen
- 40
Namensschilder ausgeben
2 Personen
- 41
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 42
Eröffnung ankündigen
- 43
Redner betreuen
- 44
Präsentationen starten
- 45
Mikrofone weitergeben
- 46
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 47
Kaffeepause organisieren
3 Personen
- 48
Snacks nachfüllen
2 Personen
- 49
Fragen aus dem Publikum sammeln
- 50
Pausenraum ordentlich halten
2 Personen
- 51
Abendbuffet eröffnen
2 Personen
- 52
Abendbuffet auffüllen
3 Personen
- 53
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 54
Tische abräumen
3 Personen
- 55
Netzwerkempfang vorbereiten
2 Personen
- 56
Snacks servieren
2 Personen
- 57
Abschluss ankündigen
- 58
Gäste verabschieden
2 Personen
- 59
Fundsachen sammeln
Nachbereitung
- 60
Geräte ausschalten
2 Personen
- 61
Buffet abbauen
3 Personen
- 62
Geschirr sammeln
3 Personen
- 63
Abfall trennen
2 Personen
- 64
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 65
Dekoration entfernen
2 Personen
- 66
Geräte einpacken
3 Personen
- 67
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 68
Saal reinigen
3 Personen
- 69
Toiletten kontrollieren
- 70
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 71
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 72
Übrig gebliebene Materialien verstauen
2 Personen
- 73
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 90
- Rechteckige TischeAnz. 12
- BuffetischeAnz. 4
- Registrierungstisch
- Rednertisch
- Bühne
- HockerAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 90
- GläserAnz. 180
- WeingläserAnz. 100
- Dinner-TellerAnz. 100
- DesserttellerAnz. 100
- SuppenschalenAnz. 90
- KaffeelöffelAnz. 100
- Abendbesteck-SetsAnz. 100
- ServierbesteckAnz. 12
- WasserkannenAnz. 12
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- Klicker
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- HDMI-KabelAnz. 3
- USB-C-AdapterAnz. 3
- PowerbanksAnz. 4
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 4
- LichterkettenAnz. 4
Dekoration
- Firmenlogo-BannerAnz. 3
- TischblumenarrangementsAnz. 12
- SpeisekartenAnz. 12
- NamensschildhalterAnz. 90
- WegweiserAnz. 8
- TischdeckenAnz. 16
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- WarmhaltebehälterAnz. 6
- InduktionskochplattenAnz. 2
- ServierschalenAnz. 12
- ServiertablettsAnz. 8
- KühlboxenAnz. 4
- EiswürfelbehälterAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- KüchenzangenAnz. 8
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- BesenAnz. 2
- Staubsauger
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 3
- PutzlappenAnz. 20
- HandseifenspenderAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Plane die Raumaufteilung, bevor Tische und Stühle gestellt werden: Markiere Registrierungstresen, Rednertisch, Bühne und Buffetbereich am Vortag oder direkt nach der Schlüsselübergabe.
- Setze eine feste Frist für Anmeldungen, etwa 7 Tage vor der Konferenz. Danach bestätigst du die Cateringmengen und übermittelst dem Caterer die gesammelten Ernährungswünsche.
- Sammle Präsentationen spätestens 3 Tage vorher ein und prüfe jede Datei auf Format, Ton und eingebettete Videos. Teste Beamer, Leinwand, Laptop, Klicker, Mikrofone und Lautsprecher anschließend gemeinsam.
- Drucke Anwesenheitsliste, Namensschilder, Programm und Arbeitsblätter nicht erst am Veranstaltungstag. Plane dafür mindestens 2 Werktage ein und lege zusätzlich einige leere Namensschilder bereit.
- Kläre die Technik mit konkreten Anschlüssen: Prüfe HDMI-Kabel, USB-C-Adapter und Verlängerungskabel an dem Laptop, der tatsächlich verwendet wird. Lade Powerbanks und kühle Getränke am Vorabend.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man eine Firmenkonferenz organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Location. Referenten, Catering und Einladungen sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin feststehen.
- Wann sollte man das Catering für eine Firmenkonferenz buchen?
- Reserviere das Catering, sobald Datum, Teilnehmerzahl und Veranstaltungsort geklärt sind, meist 6 bis 8 Wochen vorher. Die endgültige Menge und Ernährungswünsche bestätigst du 5 bis 7 Tage vor der Konferenz.
- Wie viele Tage vorher sollte man die Technik testen?
- Führe einen vollständigen Techniktest 1 bis 3 Tage vorher durch, einschließlich Präsentationen, Beamer, Mikrofonen und Anschlüssen. Am Veranstaltungstag reicht dann eine kurze Kontrolle von 30 bis 45 Minuten.
- Wann druckt man Namensschilder und Konferenzunterlagen?
- Drucke Namensschilder, Anwesenheitsliste, Programm und Arbeitsblätter 1 bis 2 Werktage vor der Konferenz. Für Nachmeldungen solltest du zusätzlich mindestens 10 leere Namensschilder bereithalten.
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