Cómo organizar una conferencia empresarial paso a paso
Organizar una conferencia empresarial exige cerrar primero la fecha, el programa y el lugar; después puedes confirmar ponentes, catering e inscripciones sin rehacer decisiones. Reserva tiempo específico para revisar las presentaciones y probar la técnica, porque los fallos de proyección, sonido o cables suelen aparecer demasiado tarde. También tendrás que coordinar acreditaciones, preferencias dietéticas, aparcamiento y la distribución de la sala. Este plan reúne el trabajo previo y el montaje necesario para que el día del evento empiece con todo preparado.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Reservar el lugar
- 3
Reservar el catering
- 4
Confirmar ponentes
2 personas
- 5
Redactar invitaciones
2 personas
- 6
Enviar invitaciones
- 7
Gestionar inscripciones
2 personas
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Enviar la información de aparcamiento
- 10
Diseñar tarjetas de nombre
- 11
Imprimir etiquetas con nombres
2 personas
- 12
Imprimir la lista de asistencia
- 13
Recopilar las presentaciones
- 14
Revisar las presentaciones
2 personas
- 15
Probar la técnica
2 personas
- 16
Imprimir hojas de trabajo
2 personas
- 17
Imprimir el programa
- 18
Confirmar las cantidades de catering
- 19
Hacer la compra
3 personas
- 20
Enfriar bebidas
2 personas
- 21
Reunir los materiales
2 personas
- 22
Recoger las llaves del recinto
- 23
Marcar la distribución de la sala
2 personas
- 24
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 25
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 26
Colocar el escenario y la mesa de oradores
3 personas
- 27
Colocar la pantalla de proyección
2 personas
- 28
Conectar el proyector
2 personas
- 29
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 30
Probar los micrófonos
2 personas
- 31
Configurar la iluminación
2 personas
- 32
Colgar la decoración
2 personas
- 33
Preparar tarjetas con nombres
2 personas
- 34
Preparar los programas
2 personas
- 35
Montar el punto de café
2 personas
- 36
Montar el buffet
3 personas
- 37
Preparar los aperitivos
3 personas
Evento
- 38
Atender la mesa de registro
2 personas
- 39
Recibir a los invitados
3 personas
- 40
Repartir tarjetas con nombres
2 personas
- 41
Servir café y té
2 personas
- 42
Anunciar la apertura
- 43
Coordinar a los ponentes
- 44
Iniciar presentaciones
- 45
Pasar los micrófonos
- 46
Rellenar las bebidas
2 personas
- 47
Organizar la pausa del café
3 personas
- 48
Reponer aperitivos
2 personas
- 49
Recoger preguntas del público
- 50
Mantener limpia la sala de descanso
2 personas
- 51
Abrir el bufé de la cena
2 personas
- 52
Reponer el buffet de cena
3 personas
- 53
Servir comidas especiales
2 personas
- 54
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
- 55
Montar el aperitivo de networking
2 personas
- 56
Servir aperitivos
2 personas
- 57
Anunciar el cierre
- 58
Despedir a los invitados
2 personas
- 59
Recoger objetos perdidos
Seguimiento
- 60
Apagar el equipo
2 personas
- 61
Desmontar el bufé
3 personas
- 62
Recoger la vajilla
3 personas
- 63
Clasificar residuos
2 personas
- 64
Desmontar mesas y sillas
4 personas
- 65
Retirar la decoración
2 personas
- 66
Empacar el equipo
3 personas
- 67
Lavar la vajilla
3 personas
- 68
Limpiar la sala
3 personas
- 69
Comprobar los baños
- 70
Cerrar el recinto
2 personas
- 71
Devolver el material alquilado
2 personas
- 72
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
- 73
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 90
- Mesas rectangularescant. 12
- Mesas de buffetcant. 4
- Mesa de registro
- Mesa de oradores
- Escenario
- Taburetescant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 90
- Vasoscant. 180
- Copas de vinocant. 100
- Platos de cenacant. 100
- Platos de postrecant. 100
- Tazones para sopacant. 90
- Cucharillas de cafécant. 100
- Juegos de cubiertos para cenacant. 100
- Cubiertos de serviciocant. 12
- Jarras de aguacant. 12
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Pulsador
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 2
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Cables HDMIcant. 3
- Adaptadores USB-Ccant. 3
- Baterías externascant. 4
Iluminación
- Lámparas de piecant. 4
- Guirnaldas de lucescant. 4
Decoración
- Banners con el logotipo de la empresacant. 3
- Centros de mesa floralescant. 12
- Cartas del menúcant. 12
- Portatarjetas de nombrecant. 90
- Carteles direccionalescant. 8
- Mantelescant. 16
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Bandejas para mantener calientecant. 6
- Placas de induccióncant. 2
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejas de serviciocant. 8
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Pinzas de cocinacant. 8
- Cajas de almacenamientocant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Escobacant. 2
- Aspiradora
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 3
- Paños de limpiezacant. 20
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y el lugar antes de enviar invitaciones. Deja al menos 4 semanas para que los asistentes se inscriban y puedan indicar sus preferencias dietéticas.
- Pide las presentaciones a los ponentes como mínimo 5 días antes. Revísalas en el mismo portátil y con el proyector, los cables HDMI y los adaptadores USB-C que usarás durante la conferencia.
- Haz una prueba técnica completa entre 2 y 3 días antes: micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, pantalla y pulsador. Comprueba también que haya regletas, cables alargadores y baterías externas disponibles.
- Cierra las cantidades del catering 3 días antes, usando la lista de inscritos y las dietas comunicadas. Enfría las bebidas con tiempo y calcula la vajilla por servicio, no solo por el número total de asistentes.
- Prepara el registro antes de que llegue el primer participante: imprime la lista de asistencia y las etiquetas con nombres, coloca la mesa de registro y marca la distribución de la sala. Reserva al menos 90 minutos para colocar mesas, sillas, escenario y mesa de oradores.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una conferencia empresarial?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar fecha, programa, lugar y catering. Envía las invitaciones al menos 4 semanas antes y deja los últimos 3 días para cantidades, documentos y comprobaciones técnicas.
- ¿Cuándo hay que confirmar a los ponentes?
- Confírmalos antes de enviar las invitaciones, idealmente 5 o 6 semanas antes de la conferencia. Solicita sus presentaciones como mínimo 5 días antes y reserva una revisión técnica 2 o 3 días antes.
- ¿Cuándo se debe cerrar el número de comidas?
- Cierra las cantidades del catering 3 días antes del evento, cuando la mayoría de las inscripciones ya estén registradas. Incluye en ese recuento las preferencias dietéticas y deja una pequeña previsión para cambios de última hora.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para montar la sala?
- Calcula al menos 90 minutos para recoger las llaves, marcar la distribución, colocar mesas y sillas y montar el registro. Añade tiempo para probar proyector, pantalla, sonido y micrófonos antes de abrir las puertas.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!