Zo organiseer je een bedrijfsbarbecue zonder last-minute problemen

Begin een bedrijfsbarbecue niet met boodschappen doen, maar met het definitieve aantal gasten en hun dieetwensen. Daarna leg je de BBQ’s, koelruimte, terreinindeling en boodschappen vast. Op de dag zelf draait alles om een logische opbouw: eerst tenten, tafels en veiligheid, daarna buffet, dranken, muziek en verlichting. Met dit plan houd je overzicht over 48 taken en 41 benodigde spullen, van vleesthermometers en ovenwanten tot herbruikbaar servies.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen registreren
3
Dieetwensen verzamelen
4
Definitief aantal bepalen
5
BBQ's reserveren
6
Koelruimte reserveren
7
Weersverwachting controleren
8
Indeling van terrein maken
9
Muziek afspeellijst samenstellen
10
Boodschappenlijst controleren
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Vlees en salades koelen
2 personen
13
Materialen verzamelen
2 personen
14
Licht- en geluidsapparatuur testen
2 personen
15
Route en parkeerinformatie delen
16
Partytenten opbouwen
4 personen
17
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
18
Buffettafels opstellen
2 personen
19
BBQ's veilig plaatsen
2 personen
20
Verlichting ophangen
2 personen
21
Muziek installeren
2 personen
22
Versiering ophangen
2 personen
23
Dranken koud zetten
2 personen
24
Salades en brood klaarzetten
3 personen
25
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
26
Afvalpunten inrichten

Event

27
BBQ's aansteken
2 personen
28
Gasten ontvangen
2 personen
29
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
30
Hapjes serveren
2 personen
31
Vlees en groenten grillen
3 personen
32
Buffet aanvullen
2 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Dieetgerechten apart serveren
35
Dessert en koffie serveren
2 personen
36
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
37
Afvalbakken legen
38
Muziek afronden

Nazorg

39
Barbecuevuren doven
2 personen
40
Eten en dranken opruimen
3 personen
41
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
42
Partytenten afbreken
4 personen
43
Servies en keukenspullen afwassen
3 personen
44
Terrein schoonmaken
3 personen
45
Materialen controleren
2 personen
46
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
47
Afval afvoeren
2 personen
48
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Biertafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 45
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 9

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 50
Drinkglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 45
Koffielepelsaantal 45
Opscheplepelsaantal 12
Vleestangenaantal 6
Schaaltjesaantal 12

Apparatuur

Barbecue'saantal 3
Koelboxenaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Aanmaakbrikettenaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Aluminium schalenaantal 12
Barbecuetangenaantal 6
Ovenwantenaantal 4
Vleesthermometersaantal 2
Koelelementenaantal 20

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 50
Tafeldecoratieaantal 8

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalcontainersaantal 3
Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de aanmeldingen uiterlijk één week voor de barbecue en bepaal daarna het definitieve aantal. Gebruik dat aantal ook voor vlees, salades, brood, servies en stoelen; losse toezeggingen op de dag zelf zorgen snel voor tekorten.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen, niet pas bij het buffet. Noteer vegetarische, veganistische en allergene opties apart en houd schalen, tangen en snijplanken gescheiden om kruisbesmetting te beperken.
Reserveer BBQ’s en koelruimte zodra de datum vaststaat, bij voorkeur minimaal vier weken vooraf. Controleer bovendien of koelboxen, koelelementen, verlengkabels en stekkerdozen passen bij de gekozen opstelling.
Maak vóór de opbouw een terreinindeling met aparte zones voor BBQ’s, buffet, zitplaatsen en muziek. Plaats BBQ’s niet onder een partytent en houd looproutes vrij van kabels; test licht- en geluidsapparatuur voordat gasten arriveren.
Plan de opbouw in deze volgorde: partytenten, tafels en stoelen, buffet, veilige BBQ-plekken, verlichting en muziek. Zet dranken koud en salades pas klaar nadat de koelruimte werkt; controleer met vleesthermometers of het vlees goed wordt bereid.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een bedrijfsbarbecue organiseren?: Begin ongeveer vier tot zes weken vooraf met uitnodigingen en reserveringen voor BBQ’s en koelruimte. Plan het definitieve aantal en de boodschappen uiterlijk één week voor de barbecue.
Hoeveel drank heb je nodig voor een bedrijfsbarbecue?: Reken voor het eerste uur op ongeveer twee tot drie drankjes per persoon en daarna op één tot twee per uur. Voorzie daarnaast altijd water en houd extra koelruimte vrij voor warme dagen.
Wanneer moet je de boodschappen voor een bedrijfsbarbecue doen?: Doe houdbare boodschappen één tot twee dagen vooraf en haal vlees, salades en andere gekoelde producten zo laat mogelijk. Zet alles direct na aankoop gekoeld weg en controleer op de dag zelf de temperatuur.
Hoe richt je een terrein in voor een bedrijfsbarbecue?: Maak minimaal vier zones: BBQ’s, buffet, zitplaatsen en muziek. Houd tussen hete BBQ’s en partytenten voldoende vrije ruimte, leg kabels langs de rand van looproutes en laat minstens één doorgang vrij voor bediening en veiligheid.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.