Organiser un barbecue d’entreprise, étape par étape

Un barbecue d’entreprise demande surtout une bonne coordination entre les inscriptions, les achats et l’installation. Commencez par fixer le nombre de participants, puis recueillez les allergies et besoins alimentaires avant de réserver les barbecues et une zone ombragée. La veille, contrôlez la météo, refroidissez les aliments et rassemblez le matériel. Le jour J, installez d’abord les tentes, les tables et les équipements techniques, puis préparez le buffet et les boissons au frais.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Enregistrer les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Déterminer le nombre définitif
5
Réserver les barbecues
6
Réserver une zone fraîche
7
Vérifier les prévisions météo
8
Établir le plan du site
9
Composer la playlist musicale
10
Vérifier la liste des courses
11
Faire les courses
2 personnes
12
Refroidir la viande et les salades
2 personnes
13
Rassembler le matériel
2 personnes
14
Tester le matériel de lumière et de son
2 personnes
15
Partager les informations d’itinéraire et de stationnement
16
Monter les tentes de réception
4 personnes
17
Installer les tables et les chaises
3 personnes
18
Installer les tables de buffet
2 personnes
19
Installer les barbecues en toute sécurité
2 personnes
20
Installer l'éclairage
2 personnes
21
Installer la musique
2 personnes
22
Suspendre la décoration
2 personnes
23
Mettre les boissons au frais
2 personnes
24
Préparer les salades et le pain
3 personnes
25
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
26
Installer des points de collecte des déchets

Événement

27
Allumer les barbecues
2 personnes
28
Accueillir les invités
2 personnes
29
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
30
Servir des amuse-bouches
2 personnes
31
Griller la viande et les légumes
3 personnes
32
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
34
Servir séparément les plats spéciaux
35
Servir le dessert et le café
2 personnes
36
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
37
Vider les poubelles
38
Finaliser la musique

Suivi

39
Éteindre les feux de barbecue
2 personnes
40
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
41
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
42
Démonter les tentes de fête
4 personnes
43
Laver la vaisselle et les ustensiles de cuisine
3 personnes
44
Nettoyer le site
3 personnes
45
Vérifier le matériel
2 personnes
46
Ranger les courses restantes
2 personnes
47
Évacuer les déchets
2 personnes
48
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables de bièreqté 6
Chaises pliantesqté 45
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 4
Nappesqté 9

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 50
Bols réutilisablesqté 50
Verres à boireqté 60
Tasses à caféqté 45
Cuillères à caféqté 45
Louchesqté 12
Pinces à viandeqté 6
Petits bolsqté 12

Équipement

Barbecuesqté 3
Glacièresqté 4
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3
Briquettes d’allumageqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 6
Plateaux en aluminiumqté 12
Pinces de barbecueqté 6
Gants de cuisineqté 4
Thermomètres à viandeqté 2
Pains de glaceqté 20

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 50
Décoration de tableqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Conteneurs à déchetsqté 3
Balaisqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seaux de nettoyageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Arrêtez le nombre définitif de participants au plus tard 5 à 7 jours avant le barbecue. Utilisez ce chiffre pour ajuster la viande, les salades, le pain, la vaisselle et le nombre de places assises.
Demandez les allergies, régimes particuliers et restrictions alimentaires dès l’inscription, puis prévoyez une signalétique claire au buffet. Gardez les préparations concernées séparées pour éviter les contaminations.
Vérifiez la météo 48 heures avant et prévoyez une zone fraîche ainsi que des tentes de réception. Une tente ne remplace pas une zone ombragée : contrôlez aussi son emplacement et sa stabilité.
Installez les barbecues à distance des tentes, des tables et des passages, puis testez les rallonges, multiprises, haut-parleurs et lumières avant l’arrivée des collègues. Les problèmes techniques sont plus difficiles à régler une fois le buffet ouvert.
Refroidissez la viande, les salades et les boissons la veille, avec suffisamment de glacières et de pains de glace. Sortez les aliments par petites quantités afin de ne pas laisser toute la nourriture à température ambiante pendant plusieurs heures.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un barbecue d’entreprise ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines pour envoyer les invitations, recueillir les inscriptions et réserver les barbecues, le mobilier et les tentes. Fixez le nombre définitif 5 à 7 jours avant l’événement.
Quelle quantité de viande prévoir par personne pour un barbecue d’entreprise ?: Comptez environ 300 à 400 g de viande crue par adulte si le barbecue constitue le repas principal. Ajoutez les salades, le pain et les options végétariennes séparément selon les inscriptions.
Quand faut-il vérifier la météo pour un barbecue d’entreprise ?: Consultez les prévisions 7 jours avant pour repérer un risque, puis faites une vérification définitive 48 heures avant. À ce moment-là, confirmez les tentes, la zone ombragée et le plan d’installation.
Comment garder les aliments froids pendant un barbecue d’entreprise ?: Mettez la viande, les salades et les boissons au frais la veille, avec des glacières et des pains de glace. Présentez les aliments en plusieurs portions et renouvelez-les toutes les 1 à 2 heures selon la chaleur.

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