Cómo organizar una barbacoa de empresa sin improvisar
Una barbacoa de empresa necesita más organización que encender las brasas y comprar carne. Empieza cerrando el número de asistentes y sus preferencias alimentarias; después reserva las barbacoas, el espacio refrigerado y el material necesario. En los últimos días, coordina la compra, el montaje y la previsión meteorológica. Así tendrás controladas las partes que suelen fallar: la cadena de frío, la seguridad del fuego, el sonido y los cambios de última hora.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Enviar invitaciones
- 2
Registrar inscripciones
- 3
Recoger preferencias dietéticas
- 4
Determinar el número definitivo
- 5
Reservar barbacoas
- 6
Reservar espacio refrigerado
- 7
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 8
Crear la distribución del recinto
- 9
Crear lista de reproducción musical
- 10
Comprobar la lista de la compra
- 11
Hacer la compra
2 personas
- 12
Enfriar la carne y las ensaladas
2 personas
- 13
Reunir los materiales
2 personas
- 14
Probar el equipo de luz y sonido
2 personas
- 15
Compartir la ruta y la información de aparcamiento
- 16
Montar las carpas
4 personas
- 17
Colocar mesas y sillas
3 personas
- 18
Montar mesas de buffet
2 personas
- 19
Colocar las BBQ de forma segura
2 personas
- 20
Colgar la iluminación
2 personas
- 21
Instalar la música
2 personas
- 22
Colgar la decoración
2 personas
- 23
Enfriar las bebidas
2 personas
- 24
Preparar ensaladas y pan
3 personas
- 25
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
- 26
Organizar puntos de basura
Evento
- 27
Encender las barbacoas
2 personas
- 28
Recibir a los invitados
2 personas
- 29
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
- 30
Servir aperitivos
2 personas
- 31
Asar carne y verduras
3 personas
- 32
Reponer el bufé
2 personas
- 33
Rellenar las bebidas
2 personas
- 34
Servir por separado los platos de dieta
- 35
Servir el postre y el café
2 personas
- 36
Recoger la vajilla usada
2 personas
- 37
Vaciar los contenedores de basura
- 38
Cerrar la música
Seguimiento
- 39
Apagar los fuegos de la barbacoa
2 personas
- 40
Recoger la comida y las bebidas
3 personas
- 41
Recoger mesas y sillas
3 personas
- 42
Desmontar las carpas
4 personas
- 43
Lavar la vajilla y los utensilios de cocina
3 personas
- 44
Limpiar el recinto
3 personas
- 45
Comprobar los materiales
2 personas
- 46
Guardar los víveres sobrantes
2 personas
- 47
Retirar los residuos
2 personas
- 48
Devolver el material prestado
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas de cervezacant. 6
- Sillas plegablescant. 45
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesas altascant. 4
- Mantelescant. 9
Vajilla
- Platos reutilizablescant. 50
- Cuencos reutilizablescant. 50
- Vasoscant. 60
- Tazas de cafécant. 45
- Cucharillas de cafécant. 45
- Cucharonescant. 12
- Pinzas para carnecant. 6
- Cuencoscant. 12
Equipo
- Barbacoascant. 3
- Neveras portátilescant. 4
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 3
- Briquetas de encendidocant. 3
Cocina
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de chefcant. 4
- Cuencos para mezclarcant. 6
- Bandejas de aluminiocant. 12
- Pinzas para barbacoacant. 6
- Guantes de hornocant. 4
- Termómetros para carnecant. 2
- Acumuladores de fríocant. 20
Decoración
- Guirnaldascant. 6
- Globoscant. 50
- Decoración de mesacant. 8
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Lámparas LEDcant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Contenedores de basuracant. 3
- Escobascant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cubos de limpiezacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el número definitivo de asistentes con varios días de margen y registra las preferencias dietéticas por separado. Esa cifra determinará la compra, las mesas, las sillas y la cantidad de vajilla reutilizable.
- Reserva las barbacoas y el espacio refrigerado antes de enviar el recordatorio final. Calcula al menos una zona fría diferenciada para la carne, las ensaladas y las bebidas, y no dejes los acumuladores de frío para el mismo día.
- Comprueba la previsión meteorológica 48 horas antes y decide entonces si necesitas montar las carpas. Si hay posibilidad de lluvia o mucho sol, coloca el buffet y las mesas de forma que la comida quede protegida y el paso hacia las barbacoas no se bloquee.
- Haz la compra y enfría la carne, las ensaladas y las bebidas con tiempo suficiente. La comida debe mantenerse fría hasta el momento de cocinarla; usa bandejas separadas para crudos y preparados y evita dejarla al sol durante el montaje.
- Prueba el equipo de luz y sonido antes de que lleguen los invitados, incluidos altavoces, micrófono, cables y regletas. Coloca las barbacoas en una superficie estable, lejos de carpas y zonas de paso, y deja preparados los guantes, las pinzas y los termómetros para carne.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una barbacoa de empresa?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para enviar invitaciones, registrar inscripciones y reservar barbacoas y espacio refrigerado. Cierra el número definitivo y las dietas al menos 5 días antes.
- ¿Cuándo hay que comprar y enfriar la comida para una barbacoa de empresa?
- Compra los alimentos entre 1 y 2 días antes, según su conservación. Enfría la carne, las ensaladas y las bebidas antes de comenzar el montaje, y mantén los productos perecederos en neveras portátiles hasta cocinarlos o servirlos.
- ¿Cuánta bebida necesito para una barbacoa de empresa?
- Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y aproximadamente 1 por persona y hora después. Añade agua y opciones sin alcohol, y enfría una parte con antelación para no depender de una sola nevera.
- ¿Cuándo se monta el espacio de una barbacoa de empresa?
- Haz el montaje principal entre 2 y 3 horas antes: carpas, mesas, sillas, buffet, iluminación y sonido. Coloca las barbacoas al final, cuando la distribución esté despejada, y prepara la comida y la vajilla justo antes de abrir el servicio.
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