Zo organiseer je een bazaar zonder last-minute chaos

Begin met de datum, locatie en gewenste omvang van de bazaar. Werk daarna de marktindeling uit en leg vast hoeveel standhouders, kramen en stroompunten je nodig hebt. Regel vergunningen en reserveringen vroeg, benader standhouders en houd hun gegevens en dieetwensen bij. In de laatste week verschuift de aandacht naar promotie, betalingen, catering, weersverwachting en een duidelijke opbouwvolgorde.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Marktindeling uitwerken
2 personen
3
Standhouders benaderen
2 personen
4
Standhouders registreren
2 personen
5
Vergunningen controleren
6
Reserveringen maken
7
Vrijwilligers werven
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Promotie online plaatsen
10
Posters verspreiden
3 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Standplaatsen toewijzen
2 personen
14
Standhouders informeren
2 personen
15
Cateringmenu samenstellen
2 personen
16
Personeelsrooster maken
2 personen
17
Weersverwachting controleren
18
Contant geld bestellen
19
Betaalapparaat testen
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Materialen klaarzetten
3 personen
23
Route en parkeerborden plaatsen
2 personen
24
Terrein inspecteren
2 personen
25
Stroompunten controleren
2 personen
26
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
27
Partytenten opbouwen
4 personen
28
Marktkramen opstellen
4 personen
29
Stroomkabels veilig leggen
2 personen
30
Verlichting ophangen
3 personen
31
Versiering ophangen
3 personen
32
Wegwijzers plaatsen
2 personen
33
Inschrijftafel inrichten
2 personen
34
Kassa inrichten
2 personen
35
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
36
Dranken koud zetten
2 personen
37
Hapjes voorbereiden
4 personen
38
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
39
Afvalpunten inrichten
2 personen
40
Standhouders ontvangen
3 personen
41
Standhouders naar plaatsen wijzen
3 personen
42
Kramen van naamkaartjes voorzien
2 personen
43
Geluidsinstallatie testen
2 personen
44
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

45
Entree openen
3 personen
46
Bezoekers verwelkomen
3 personen
47
Bezoekers registreren
2 personen
48
Informatie verstrekken
2 personen
49
Catering serveren
5 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Koffie en thee verzorgen
2 personen
52
Kassa beheren
2 personen
53
Contante betalingen afhandelen
2 personen
54
Standhouders ondersteunen
2 personen
55
Voorraad controleren
2 personen
56
Tafels en zitplaatsen bijhouden
2 personen
57
Afvalbakken legen
2 personen
58
Toiletten controleren
2 personen
59
Terrein schoonhouden
2 personen
60
Verlichting controleren
61
Laatste bestellingen opnemen
3 personen
62
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

63
Kassa afsluiten
2 personen
64
Standhouders laten afbouwen
3 personen
65
Catering opruimen
4 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Afval verzamelen
3 personen
68
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
69
Decoratie verwijderen
3 personen
70
Verlichting afbouwen
3 personen
71
Partytenten afbreken
4 personen
72
Terrein schoonmaken
4 personen
73
Geleende spullen controleren
2 personen
74
Materialen terugbrengen
2 personen
75
Geleende materialen retourneren
2 personen
76
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
77
Verloren voorwerpen registreren
78
Standhouders afrekenen
2 personen
79
Facturen en bonnen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 8
Kassa tafel
Buffettafelsaantal 4
Statafelsaantal 6
Opbergrekkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 6

Apparatuur

Betaalterminalsaantal 2
Kassalade
Geluidsset
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Kabelhaspelsaantal 3
Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Inductiekookplatenaantal 2
Handlampenaantal 4
Afzetpaaltjesaantal 12
Afzetlintaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbare kommenaantal 80
Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Besteksetsaantal 150
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Dienbladenaantal 6
Broodmandenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 16
Naamkaartjesaantal 20
Prijskaartjesaantal 80
Krijtbordenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Tafelbloemstukkenaantal 8

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijenaantal 24
Verlichtingssnoerenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Pannenaantal 6
Tangenaantal 8
Keukenschortenaantal 8
Koelmattenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de marktindeling voordat je standhouders definitief toezegt. Houd ruimte vrij voor looproutes, buffettafels, afzetpaaltjes en kabels; een extra kraam past achteraf vaak niet zonder de doorgang smaller te maken.
Benader standhouders minimaal 6 weken vooraf en sluit de registratie uiterlijk 2 weken voor de bazaar. Vraag meteen naar benodigde tafelruimte, stroom en aankomsttijd, zodat je de standplaatsen gericht kunt toewijzen.
Test betaalterminals, kassalade en verlengkabels uiterlijk de dag ervoor. Bestel contant geld niet pas tijdens de opbouw en wijs per betaalpunt één verantwoordelijke aan.
Plan catering op basis van de geregistreerde bezoekers en verzamel dieetwensen vóór je het menu vastlegt. Zet warmhoudbakken, koelboxen, koffiezetapparaten en herbruikbaar servies bij elkaar, zodat vrijwilligers niet over het terrein hoeven te zoeken.
Maak een tijdschema voor opbouw, ontvangst en afsluiting met minstens 30 minuten speling. Controleer op de dag zelf eerst terrein, stroompunten, weersverwachting, route- en parkeerborden voordat bezoekers en standhouders arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een bazaar organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf. Leg in de eerste 2 weken datum, locatie, marktindeling en vergunningen vast; reserveer daarna materialen en benader standhouders.
Hoeveel standhouders heb je nodig voor een bazaar?: Dat hangt af van de beschikbare ruimte en de gewenste looproutes. Reken per standhouder op een vaste standplaats plus extra ruimte voor bezoekers, en bepaal het maximum pas nadat je de indeling en doorgangen hebt getekend.
Wanneer moet je standhouders informeren over hun standplaats?: Stuur de definitieve standplaats, aankomsttijd en praktische instructies uiterlijk 7 dagen voor de bazaar. Vermeld ook waar zij kunnen laden en lossen, of ze stroom krijgen en bij wie ze zich melden.
Wat moet je de dag voor een bazaar controleren?: Test alle betaalapparaten, controleer stroompunten en kabels, zet materialen en servies per zone klaar en bekijk de weersverwachting. Plan daarnaast de route- en parkeerborden en controleer of catering en contant geld compleet zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.