Einen Basar Schritt für Schritt organisieren

Ein Basar wird übersichtlich, wenn du zuerst Fläche, Stände und Zuständigkeiten festlegst und erst danach Werbung und Anmeldungen startest. Plane genügend Zeit für Genehmigungen, Standbetreiber und die Einteilung der Helfer ein. Viele Probleme entstehen am Veranstaltungstag durch fehlende Stromanschlüsse, unklare Standplätze oder nicht getestete Kartenterminals. Mit einem festen Ablauf prüfst du diese Punkte rechtzeitig und behältst auch Catering, Parkwege und Wetter im Blick.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Marktaufteilung ausarbeiten
2 Personen
3
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
4
Standbetreiber registrieren
2 Personen
5
Genehmigungen prüfen
6
Reservierungen vornehmen
7
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Werbung online stellen
10
Poster verteilen
3 Personen
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Standplätze zuweisen
2 Personen
14
Standbetreiber informieren
2 Personen
15
Catering-Menü zusammenstellen
2 Personen
16
Personaleinsatzplan erstellen
2 Personen
17
Wettervorhersage prüfen
18
Bargeld bestellen
19
Bezahlterminal testen
20
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Materialien bereitstellen
3 Personen
23
Route- und Parkschilder aufstellen
2 Personen
24
Gelände inspizieren
2 Personen
25
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
26
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
27
Partyzelte aufbauen
4 Personen
28
Marktstände aufbauen
4 Personen
29
Stromkabel sicher verlegen
2 Personen
30
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
31
Dekoration aufhängen
3 Personen
32
Wegweiser aufstellen
2 Personen
33
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
34
Kasse einrichten
2 Personen
35
Cateringbuffet aufbauen
4 Personen
36
Getränke kalt stellen
2 Personen
37
Snacks vorbereiten
4 Personen
38
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
39
Abfallstationen einrichten
2 Personen
40
Aussteller empfangen
3 Personen
41
Standbetreiber zu ihren Plätzen weisen
3 Personen
42
Stände mit Namensschildern versehen
2 Personen
43
Beschallungsanlage testen
2 Personen
44
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen

Event

45
Eingang öffnen
3 Personen
46
Besucher begrüßen
3 Personen
47
Besucher registrieren
2 Personen
48
Informationen bereitstellen
2 Personen
49
Catering ausgeben
5 Personen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
52
Kasse betreuen
2 Personen
53
Barzahlungen abwickeln
2 Personen
54
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
55
Bestand prüfen
2 Personen
56
Tische und Sitzplätze im Blick behalten
2 Personen
57
Mülleimer leeren
2 Personen
58
Toiletten kontrollieren
2 Personen
59
Gelände sauber halten
2 Personen
60
Beleuchtung kontrollieren
61
Letzte Bestellungen aufnehmen
3 Personen
62
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

63
Kasse abschließen
2 Personen
64
Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen
3 Personen
65
Catering aufräumen
4 Personen
66
Geschirr abwaschen
3 Personen
67
Abfall sammeln
3 Personen
68
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
69
Dekoration entfernen
3 Personen
70
Beleuchtung abbauen
3 Personen
71
Partyzelte abbauen
4 Personen
72
Gelände reinigen
4 Personen
73
Geliehene Gegenstände überprüfen
2 Personen
74
Materialien zurückbringen
2 Personen
75
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
76
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
77
Verlorene Gegenstände erfassen
78
Standbetreiber abrechnen
2 Personen
79
Rechnungen und Belege sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 12
PartyzelteAnz. 4
TischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 40
BarhockerAnz. 8
Kassentisch
BuffetischeAnz. 4
StehtischeAnz. 6
AufbewahrungsregaleAnz. 4
KleiderständerAnz. 6

Ausstattung

KartenterminalsAnz. 2
Kassenschale
Soundanlage
MikrofonAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
KabeltrommelnAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 4
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
InduktionskochplattenAnz. 2
HandlampenAnz. 4
AbsperrpfostenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 120
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 80
Wiederverwendbare BecherAnz. 180
KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 100
BestecksetsAnz. 150
ServierlöffelAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
TablettsAnz. 6
BrotkörbeAnz. 4

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 100
TischdeckenAnz. 16
NamensschilderAnz. 20
PreisschilderAnz. 80
KreidetafelnAnz. 8
WegweiserAnz. 12
TischblumenarrangementsAnz. 8

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
BatterienAnz. 24
LichterkabelAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
PfannenAnz. 6
ZangenAnz. 8
KüchenschürzenAnz. 8
KühlmattenAnz. 6

Reinigung

EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege zuerst Datum, Ort und die Marktaufteilung fest. Weise jedem Stand einen Platz zu und informiere die Betreiber spätestens 7 Tage vorher, damit Tische, Strom und Waren passend eingeplant werden können.
Beginne mit Anmeldungen und Werbung erst, wenn Genehmigungen und Standkapazität geklärt sind. Erfasse Ernährungswünsche bis 5 Tage vor dem Basar und gib die endgültige Zahl an das Catering weiter.
Plane Helfer in Schichten von 2 bis 3 Stunden ein. Besetze Aufbau, Kasse, Einlass, Catering und Abbau getrennt, statt alle Aufgaben auf eine Person zu legen.
Teste Kartenterminals, Kaffeemaschinen und die Stromverteilung am Vortag. Rechne pro Stromkreis mit ausreichender Reserve und sichere Verlängerungskabel sowie Kabeltrommeln, damit keine Wege blockiert werden.
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und noch einmal am Veranstaltungsmorgen. Stelle Partyzelte, Handlampen, Absperrpfosten sowie Route- und Parkschilder so bereit, dass Aufbau und Besucherführung auch bei schlechtem Wetter funktionieren.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Basar organisieren?: Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In den ersten 2 Wochen legst du Datum, Ort, Marktaufteilung und Genehmigungen fest; danach folgen Standbetreiber, Helfer und Werbung.
Wie viele Helfer braucht man für einen Basar?: Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Bereich ein: Aufbau, Einlass, Kasse, Catering und Abbau. Für einen kleinen Basar sind meist 8 bis 12 Helfer sinnvoll, jeweils in 2- bis 3-stündigen Schichten.
Wann sollte man die Standplätze beim Basar vergeben?: Vergib die Standplätze spätestens 7 Tage vor dem Termin. Schicke danach einen Lageplan mit Aufbauzeit, Stromanschlüssen, Zufahrt und Parkhinweisen an alle Standbetreiber.
Was muss man am Tag vor dem Basar prüfen?: Kontrolliere am Vortag Stromanschlüsse, Kartenterminals, Bargeld, Kühl- und Warmhaltemöglichkeiten sowie die bereitgestellten Materialien. Eine letzte Wetterprüfung 48 Stunden vorher und am Morgen verhindert zusätzliche Überraschungen.

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