Comment organiser une bazar sans oublier l’essentiel

Une bazar se prépare d’abord comme un petit marché : date, lieu, autorisations et plan des stands avant de communiquer. Ensuite, vous confirmez les exposants, leurs besoins et leur emplacement, puis vous organisez les bénévoles, la restauration et les paiements. Les dernières 48 heures servent surtout à vérifier la météo, le matériel, les branchements et les achats. Ce déroulé évite de découvrir le matin même qu’un stand manque de table, de prise électrique ou de monnaie.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
3
Contacter les exposants
2 personnes
4
Enregistrer les exposants
2 personnes
5
Vérifier les autorisations
6
Faire les réservations
7
Recruter des bénévoles
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Publier la promotion en ligne
10
Distribuer les affiches
3 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Attribuer les emplacements
2 personnes
14
Informer les exposants
2 personnes
15
Composer le menu traiteur
2 personnes
16
Établir le planning du personnel
2 personnes
17
Vérifier les prévisions météo
18
Commander de l’argent liquide
19
Tester le terminal de paiement
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Préparer le matériel
3 personnes
23
Installer les panneaux de route et de parking
2 personnes
24
Inspecter le site
2 personnes
25
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
26
Installer les tables et les chaises
4 personnes
27
Monter les tentes de réception
4 personnes
28
Installer les stands du marché
4 personnes
29
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
30
Installer l'éclairage
3 personnes
31
Suspendre la décoration
3 personnes
32
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
33
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
34
Installer la caisse
2 personnes
35
Monter le buffet traiteur
4 personnes
36
Mettre les boissons au frais
2 personnes
37
Préparer les en-cas
4 personnes
38
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
39
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
40
Accueillir les exposants
3 personnes
41
Indiquer l'emplacement aux exposants
3 personnes
42
Équiper les stands de badges nominatifs
2 personnes
43
Tester le système de sonorisation
2 personnes
44
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

45
Ouvrir l’entrée
3 personnes
46
Accueillir les visiteurs
3 personnes
47
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
48
Fournir les informations
2 personnes
49
Servir le service traiteur
5 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Préparer le café et le thé
2 personnes
52
Gérer la caisse
2 personnes
53
Gérer les paiements en espèces
2 personnes
54
Soutenir les exposants
2 personnes
55
Vérifier les stocks
2 personnes
56
Tenir à jour les tables et les places assises
2 personnes
57
Vider les poubelles
2 personnes
58
Vérifier les toilettes
2 personnes
59
Maintenir le site propre
2 personnes
60
Vérifier l'éclairage
61
Recueillir les dernières commandes
3 personnes
62
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

63
Clôturer la caisse
2 personnes
64
Faire démonter les stands
3 personnes
65
Ranger le service traiteur
4 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Rassembler les déchets
3 personnes
68
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
69
Retirer la décoration
3 personnes
70
Démonter l’éclairage
3 personnes
71
Démonter les tentes de fête
4 personnes
72
Nettoyer le site
4 personnes
73
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
74
Rapporter le matériel
2 personnes
75
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
76
Stocker les restes alimentaires
2 personnes
77
Enregistrer les objets trouvés
78
Encaisser les exposants
2 personnes
79
Rassembler les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 8
Table de caisse
Tables de buffetqté 4
Tables hautesqté 6
Étagères de rangementqté 4
Portants à vêtementsqté 6

Équipement

Terminaux de paiementqté 2
Tiroir-caisse
Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 3
Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Plaques à inductionqté 2
Lampes de pocheqté 4
Poteaux de délimitationqté 12
Ruban de balisageqté 4

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 120
Bols réutilisablesqté 80
Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Couvertsqté 150
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Plateauxqté 6
Corbeilles à painqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Nappesqté 16
Badges nominatifsqté 20
Étiquettes de prixqté 80
Panneaux en ardoiseqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Compositions florales de tableqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Pilesqté 24
Guirlandes lumineusesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Casserolesqté 6
Pincesqté 8
Tabliers de cuisineqté 8
Tapis rafraîchissantsqté 6

Nettoyage

Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Balayette et pelleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le plan du marché avant d’inscrire les exposants. Réservez des passages assez larges et notez dès le départ les emplacements proches d’une prise, d’un point d’eau ou de la restauration.
Demandez aux exposants leurs besoins au moment de l’inscription, pas la veille. Faites préciser la surface souhaitée, l’électricité, le mobilier et les contraintes alimentaires afin de pouvoir attribuer les places au moins 7 jours avant la bazar.
Prévoyez un responsable pour chaque zone et établissez les horaires des bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures. Il faut notamment couvrir l’accueil, la caisse, l’orientation, le buffet et le rangement.
Testez les terminaux de paiement et vérifiez l’argent liquide avant l’ouverture. Faites aussi un essai des rallonges, multiprises, bouilloires, machines à café et plaques à induction pour éviter de surcharger un seul point d’alimentation.
Faites une inspection finale la veille, puis une seconde le matin même. Contrôlez les panneaux de stationnement, le balisage, les tentes, les tables, les éclairages et les solutions prévues en cas de pluie.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une bazar ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les réservations et le recrutement des exposants prennent souvent plus de temps que l’installation matérielle.
Combien de temps faut-il pour installer une bazar ?: Prévoyez au moins 3 à 4 heures pour installer les stands, les tables, le buffet, la signalétique et les branchements. Ajoutez 30 minutes de contrôle avant l’arrivée du public.
Quand attribuer les emplacements aux exposants ?: Attribuez les emplacements environ 7 jours avant l’événement, après avoir reçu les besoins en mobilier et en électricité. Envoyez ensuite un plan clair avec l’heure d’arrivée et les consignes de déchargement.
Combien d’argent liquide prévoir pour une bazar ?: Préparez une réserve de monnaie adaptée aux paiements attendus et répartissez-la dans la caisse avant l’ouverture. Faites le comptage avec deux personnes et gardez une réserve séparée pour les premières heures.

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