Zo organiseer je een barbecuefestival zonder last-minute stress

Begin bij het aantal bezoekers en werk daarna terug vanaf het moment waarop het eten op tafel moet staan. Regel eerst de locatie, zitplaatsen, barbecues en tenten; verzamel daarna dieetwensen en werk het menu met allergenen uit. In de laatste week bevestig je leveringen, rond je de boodschappen af en controleer je het weer. Op de dag zelf draait alles om koeling, voorbereiding en een veilige opstelling met duidelijke looproutes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Tafels en stoelen reserveren
5
Barbecueapparatuur reserveren
6
Menu en allergenen bepalen
2 personen
7
Leveringen bevestigen
8
Boodschappenlijst afronden
2 personen
9
Bezoekerslijst bijwerken
10
Weersverwachting controleren
11
Boodschappen doen
3 personen
12
Vlees gekoeld opslaan
2 personen
13
Groenten wassen en snijden
3 personen
14
Marinades voorbereiden
2 personen
15
Desserts portioneren
2 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Barbecuebrandstof controleren
2 personen
18
Locatie nalopen
2 personen
19
Tenten opbouwen
4 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
21
Barbecues veilig plaatsen
3 personen
22
Buffet en drankpunt inrichten
3 personen
23
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
24
Versiering ophangen
2 personen
25
Verlichting aansluiten
2 personen
26
Salades en sauzen klaarzetten
3 personen
27
Vegetarische gerechten apart zetten
2 personen
28
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

29
Barbecues aansteken
3 personen
30
Bezoekers ontvangen
2 personen
31
Dranken uitserveren
2 personen
32
Vlees en groenten grillen
4 personen
33
Gerechten uitserveren
3 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Buffet schoon en gevuld houden
2 personen
36
Afval verzamelen
2 personen
37
Barbecues veilig uitdoven
3 personen
38
Restanten gekoeld opslaan
2 personen

Nazorg

39
Servies en bestek verzamelen
3 personen
40
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
41
Locatie schoonmaken
3 personen
42
Afval afvoeren
2 personen
43
Servies afwassen
3 personen
44
Materialen drogen en opbergen
2 personen
45
Geleende spullen retourneren
2 personen
46
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Biertafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 2
Stoelenaantal 60
Biertafelbankenaantal 4
Kapstok
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Bordenaantal 70
Kommetjesaantal 60
Besteksetsaantal 70
Herbruikbare bekersaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 10
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Barbecuesaantal 3
Gasflessenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Kernthermometersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Heetwaterketelsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Brandblussersaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Keukenmessenaantal 8
Mengkommenaantal 10
Ovenschalenaantal 6
Vleestangenaantal 6

Decoratie

Slingersaantal 8
Menubordenaantal 4
Tafelkledenaantal 10

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6

Schoonmaak

Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Handwasstationsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Werk met een definitieve bezoekerslijst uiterlijk 7 dagen vooraf. Gebruik die voor zitplaatsen, servies, bekers en de hoeveelheid vlees, groenten en drank; verwerk dieetwensen in hetzelfde overzicht.
Plan gekoelde producten niet als eerste klus op de dag. Zet vlees direct in koelboxen of koelingen, controleer de temperatuur en houd rauwe en bereide producten gescheiden tijdens het snijden en serveren.
Zet de barbecues buiten de looproute en controleer vóór de gasten komen gasflessen, brandstof, verlengkabels en brandblussers. Houd rond elke barbecue vrije ruimte en plaats geen tentdoek of versiering in de buurt van hitte.
Maak het buffet en drankpunt apart van de barbecueopstelling. Zet serveerschalen, tangen, opscheplepels, borden en bekers klaar voordat het grillen begint, zodat gasten niet langs de hete apparatuur hoeven.
Controleer het weer 48 uur en opnieuw 6 uur vooraf. Bouw partytenten op tijd op, zorg dat tafels en banken niet wiebelen en sluit verlichting en stroom alleen aan nadat de kabels veilig zijn weggewerkt.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een barbecuefestival organiseren?: Begin minstens 6 weken vooraf met uitnodigingen, locatie, tafels, stoelen en barbecueapparatuur. Verzamel dieetwensen en sluit de bezoekerslijst 7 dagen voor het festival.
Hoeveel barbecuevlees heb je nodig per persoon?: Reken voor volwassenen op ongeveer 300 tot 400 gram rauw vlees per persoon als er ook groenten, brood, salades en desserts zijn. Voor kinderen is 150 tot 250 gram meestal voldoende; pas de bestelling aan op de definitieve bezoekerslijst.
Wanneer moet je vlees voor een barbecuefestival inkopen?: Koop vers vlees bij voorkeur 1 dag vooraf en bewaar het gekoeld tot gebruik. Haal diepvriesproducten eerder in huis en controleer op de ochtend zelf of alle producten koud genoeg zijn.
Hoe richt je een barbecue veilig in voor gasten?: Plaats barbecues vóór aanvang buiten de looproute, met minimaal 1 meter vrije ruimte rondom en zonder brandbare versiering erboven. Zet een brandblusser zichtbaar klaar en wijs één persoon aan die tijdens het grillen toezicht houdt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.