Organiser un festival de barbecue : la méthode

Un festival de barbecue demande surtout une bonne organisation en amont : le nombre de participants détermine les quantités, le mobilier et le matériel de cuisson. Commence par recueillir les inscriptions et les besoins alimentaires, puis fixe le menu avant de réserver les barbecues, les tables et les tentes. La veille, prépare les aliments et refroidis les boissons. Le jour même, installe séparément la zone de cuisson, le buffet et l’espace boissons pour éviter les croisements et les attentes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Réserver des tables et des chaises
5
Réserver le matériel de barbecue
6
Définir le menu et les allergènes
2 personnes
7
Confirmer les livraisons
8
Finaliser la liste de courses
2 personnes
9
Mettre à jour la liste des visiteurs
10
Vérifier les prévisions météo
11
Faire les courses
3 personnes
12
Stocker la viande au frais
2 personnes
13
Laver et couper les légumes
3 personnes
14
Préparer les marinades
2 personnes
15
Portionner les desserts
2 personnes
16
Refroidir les boissons
2 personnes
17
Vérifier le combustible du barbecue
2 personnes
18
Faire le tour du lieu
2 personnes
19
Monter les tentes
4 personnes
20
Installer les tables et les chaises
4 personnes
21
Installer les barbecues en toute sécurité
3 personnes
22
Installer le buffet et le point boissons
3 personnes
23
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
24
Suspendre la décoration
2 personnes
25
Brancher l’éclairage
2 personnes
26
Préparer les salades et les sauces
3 personnes
27
Mettre de côté les plats végétariens
2 personnes
28
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

29
Allumer les barbecues
3 personnes
30
Accueillir les visiteurs
2 personnes
31
Servir les boissons
2 personnes
32
Griller la viande et les légumes
4 personnes
33
Servir les plats
3 personnes
34
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
35
Garder le buffet propre et approvisionné
2 personnes
36
Rassembler les déchets
2 personnes
37
Éteindre les barbecues en toute sécurité
3 personnes
38
Stocker les restes au frais
2 personnes

Suivi

39
Rassembler la vaisselle et les couverts
3 personnes
40
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
41
Nettoyer le lieu
3 personnes
42
Évacuer les déchets
2 personnes
43
Faire la vaisselle
3 personnes
44
Sécher et ranger le matériel
2 personnes
45
Rendre les articles empruntés
2 personnes
46
Répartir les restes de nourriture
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables de bièreqté 8
Tables de buffetqté 2
Chaisesqté 60
Bancs de table de bièreqté 4
Porte-manteau
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettesqté 70
Petits bolsqté 60
Couvertsqté 70
Gobelets réutilisablesqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 10
Louchesqté 8

Équipement

Barbecuesqté 3
Bouteilles de gazqté 6
Glacièresqté 6
Thermomètres à sondeqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3
Extincteursqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de cuisineqté 8
Saladiersqté 10
Plats à gratinqté 6
Pinces à viandeqté 6

Décoration

Guirlandesqté 8
Panneaux de menuqté 4
Nappesqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6

Nettoyage

Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Stations de lavage des mainsqté 2

Catering

Courses

Conseils

Demande les inscriptions et les allergies au moins 10 jours avant l’événement. Utilise la liste finale des visiteurs pour calculer les portions, les places assises et les quantités de vaisselle.
Prévois environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 boisson par heure. Mets-en une partie dans les glacières plusieurs heures avant le début, car les grandes quantités refroidissent lentement.
Termine les marinades, le découpage des légumes et le portionnement des desserts la veille. Conserve la viande au frais et sépare les planches, couteaux et pinces utilisés pour le cru de ceux destinés aux aliments cuits.
Installe les barbecues à distance des tentes, des tables et des passages, avec les extincteurs immédiatement accessibles. Vérifie le combustible avant l’arrivée des invités plutôt qu’au moment d’allumer les appareils.
Prévois une marge pour la météo : vérifie les prévisions 48 heures avant, puis encore le matin même. Monte les tentes avant d’installer le buffet et protège les panneaux de menu, les prises et l’éclairage contre l’humidité.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de barbecue ?: Prévois au minimum 2 à 3 semaines. Les inscriptions, les besoins alimentaires et la réservation des barbecues, tables, chaises et tentes doivent être finalisés au moins 10 jours avant.
Combien de boissons prévoir par personne pour un barbecue ?: Compte 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 par heure supplémentaire. Ajoute une réserve de 10 % si la météo est chaude ou si l’événement dure plusieurs heures.
Quand préparer la viande et les légumes pour un barbecue ?: Prépare les marinades et lave ou coupe les légumes la veille. Achète la viande au plus près de l’événement, conserve-la immédiatement au frais et vérifie sa température avant de la sortir.
Où placer les barbecues pendant un festival en plein air ?: Installe-les sur une surface stable, loin des tentes, des tables et des zones de passage. Laisse les extincteurs à portée directe et vérifie l’emplacement lors du tour du lieu avant l’arrivée des invités.

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