So organisierst du ein Barbecuefestival ohne Zeitdruck

Ein Barbecuefestival steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst Zusagen, Ernährungswünsche und Ausstattung klären, dann Menü und Mengen festlegen. Plane Kühlung, Brennstoff und sichere Grillplätze früher, als du denkst. Am Veranstaltungstag werden Zelte, Tische, Buffet und Getränkestation aufgebaut, bevor die ersten Gäste eintreffen. Dieses Vorgehen hilft dir besonders bei Allergenen, Lieferungen und wechselhaftem Wetter, die sonst schnell zu Engpässen führen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Einladungen verschicken
2
Anmeldungen bearbeiten
3
Ernährungswünsche erfassen
4
Tische und Stühle reservieren
5
Grillausrüstung reservieren
6
Menü und Allergene festlegen
2 Personen
7
Lieferungen bestätigen
8
Einkaufsliste abschließen
2 Personen
9
Besucherliste aktualisieren
10
Wettervorhersage prüfen
11
Einkaufen gehen
3 Personen
12
Fleisch gekühlt lagern
2 Personen
13
Gemüse waschen und schneiden
3 Personen
14
Marinaden vorbereiten
2 Personen
15
Desserts portionieren
2 Personen
16
Getränke kühlen
2 Personen
17
Grillbrennstoff überprüfen
2 Personen
18
Location abgehen
2 Personen
19
Zelte aufbauen
4 Personen
20
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
21
Grills sicher aufstellen
3 Personen
22
Buffet und Getränkestation einrichten
3 Personen
23
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
24
Dekoration aufhängen
2 Personen
25
Beleuchtung anschließen
2 Personen
26
Salate und Saucen bereitstellen
3 Personen
27
Vegetarische Gerichte separat aufstellen
2 Personen
28
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen

Event

29
Grills anzünden
3 Personen
30
Besucher empfangen
2 Personen
31
Getränke ausschenken
2 Personen
32
Fleisch und Gemüse grillen
4 Personen
33
Gerichte servieren
3 Personen
34
Getränke nachfüllen
2 Personen
35
Buffet sauber und gefüllt halten
2 Personen
36
Abfall sammeln
2 Personen
37
Grills sicher löschen
3 Personen
38
Reste gekühlt lagern
2 Personen

Nachbereitung

39
Geschirr und Besteck sammeln
3 Personen
40
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
41
Location reinigen
3 Personen
42
Abfall entsorgen
2 Personen
43
Geschirr abwaschen
3 Personen
44
Materialien trocknen und verstauen
2 Personen
45
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
46
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
BiertischeAnz. 8
BuffetischeAnz. 2
StühleAnz. 60
BierzeltgarniturenAnz. 4
Garderobenständer
AbfallbehälterAnz. 6

Geschirr

TellerAnz. 70
SchälchenAnz. 60
BestecksetsAnz. 70
Wiederverwendbare BecherAnz. 150
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 10
ServierlöffelAnz. 8

Ausstattung

GrillsAnz. 3
GasflaschenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
KerntemperaturmesserAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
HeißwasserkesselAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 3
FeuerlöscherAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 8
RührschüsselnAnz. 10
AuflaufformenAnz. 6
FleischzangenAnz. 6

Dekoration

GirlandenAnz. 8
MenükartenAnz. 4
TischdeckenAnz. 10

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6

Reinigung

BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
HandwaschstationenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Schließe die Gästeliste spätestens 7 Tage vorher ab und erfasse dabei Allergien sowie Ernährungswünsche. Rechne pro Person mit einem eigenen Teller, Besteck und Becher und halte Servierzangen für jedes Buffetgericht bereit.
Bestätige Grill-, Mobiliar- und Liefertermine mindestens 3 Tage vor dem Festival. Prüfe außerdem, ob für jeden Grill ausreichend Gasflaschen oder anderer Brennstoff vorhanden ist; fehlender Brennstoff lässt sich während des Festes kaum unauffällig ersetzen.
Bereite Gemüse und Marinaden am Vortag vor, portioniere Desserts und lagere Fleisch durchgehend gekühlt. Getränke brauchen mehrere Stunden zum Durchkühlen, deshalb kommen sie nicht erst beim Aufbau in die Kühlboxen.
Plane den Aufbau rückwärts vom Eintreffen der Gäste: Zelte, Tische und Stühle zuerst, danach sichere Grillplätze, Buffet, Getränkestation, Geschirr und Beleuchtung. Lass mindestens 60 Minuten Puffer für Kabel, Wege und letzte Lieferungen.
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und nochmals am Veranstaltungstag. Bei Regen müssen Partyzelte, trockene Lagerflächen und eine geschützte Stromversorgung stehen; ein Feuerlöscher gehört in unmittelbare Nähe der Grills.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Barbecuefestival organisieren?: Beginne etwa 4 Wochen vorher mit Einladungen und Reservierungen. Menü, Allergene und Einkaufsliste sollten spätestens 7 Tage vor dem Termin feststehen; Lieferungen bestätigst du 3 Tage vorher.
Wie viel Fleisch und Getränke braucht man pro Person beim Barbecuefestival?: Plane als Richtwert etwa 300 bis 400 g Fleisch oder andere Grillwaren pro erwachsener Person ein. Für die erste Stunde kannst du 2 bis 3 Getränke pro Person rechnen und danach laufend nach Bedarf kühlen.
Wann soll das Fleisch für ein Barbecuefestival vorbereitet werden?: Marinaden, Gemüse und Portionen kannst du am Vortag vorbereiten. Fleisch bleibt bis kurz vor dem Grillen gekühlt; nimm es höchstens 30 bis 60 Minuten vorher aus der Kühlung, abhängig von der Außentemperatur.
Was braucht man bei Regen für ein Barbecuefestival?: Plane Partyzelte, geschützte Flächen für Buffet und Getränke sowie trockene Wege zwischen Sitzplätzen und Grills ein. Entscheide spätestens 48 Stunden vorher, ob zusätzliche Überdachung nötig ist, und halte elektrische Anschlüsse trocken.

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