Zo organiseer je een barbecuefestival

Een barbecuefestival organiseren begint niet bij het aansteken van de barbecue, maar bij het vastleggen van aantallen, dieetwensen en leveranciers. Werk daarna terug vanaf de starttijd: eerst reserveren en inkopen, vervolgens voorbereiden, koelen en de opstelling bouwen. Op de dag zelf moeten vlees, vegetarische producten en salades gescheiden en op tijd klaarstaan. Met een partytent, koelboxen, een duidelijke buffetindeling en een plan voor wisselvallig weer voorkom je de meest voorkomende vertragingen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Evenement aankondigen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Leveranciers reserveren
6
Weersverwachting controleren
7
Boodschappenlijst controleren
8
Boodschappen doen
3 personen
9
Materialen ophalen
2 personen
10
Vlees gekoeld opslaan
2 personen
11
Groenten voorbereiden
3 personen
12
Salades voorbereiden
3 personen
13
Marinades maken
2 personen
14
Vlees portioneren
3 personen
15
Vegetarische producten klaarzetten
2 personen
16
Koelboxen vullen
2 personen
17
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
18
Barbecueopstelling plaatsen
3 personen
19
Partytenten opbouwen
4 personen
20
Verlichting ophangen
2 personen
21
Versiering ophangen
2 personen
22
Buffettafels inrichten
3 personen
23
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
24
Dranken koud zetten
2 personen
25
Koffiepunt inrichten
26
Afvalpunten plaatsen
2 personen

Event

27
Barbecues aansteken
3 personen
28
Gasten ontvangen
3 personen
29
Dranken serveren
2 personen
30
Vlees grillen
4 personen
31
Vegetarisch grillen
2 personen
32
Salades en brood aanvullen
2 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
35
Koffie en thee serveren
36
Laatste grillronde verzorgen
3 personen
37
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

38
Barbecues veilig doven
3 personen
39
Voedsel gekoeld opbergen
2 personen
40
Afval verzamelen
3 personen
41
Servies afwassen
3 personen
42
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
43
Locatie schoonmaken
4 personen
44
Decoratie verwijderen
2 personen
45
Koelboxen leegmaken
2 personen
46
Materialen reinigen
3 personen
47
Materialen retourneren
2 personen
48
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelaantal 8
Klapstoelaantal 70
Buffettafelaantal 4
Statafelaantal 4

Servies

Herbruikbaar bordaantal 80
Herbruikbare komaantal 70
Herbruikbaar bestekaantal 80
Drinkglasaantal 100
Wijnglasaantal 50
Schaalaantal 12
Serveertangaantal 8
Opscheplepelaantal 8

Apparatuur

Barbecueaantal 4
Gasflesaantal 4
Gasdrukregelaaraantal 4
Koelboxaantal 6
Koffiezetapparaat
Waterkoker
Verlengkabelaantal 3

Keuken

Snijplankaantal 6
Koksmesaantal 6
Mengkomaantal 6
Aluminium bakaantal 20
Vleesthermometeraantal 2
Ovenwantaantal 6
Barbecuetangaantal 8
Barbecuekwastaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnaantal 6
Tafelloperaantal 8
Menukaartbordaantal 6

Verlichting

Lichtsnoeraantal 4
Ledlampaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakaantal 6
Emmeraantal 4
Bezemaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Dweilaantal 3
Herbruikbare keukendoekaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf. Gebruik die aantallen om vlees, vegetarische producten, salades, servies en stoelen te controleren; tel voor onverwachte gasten ongeveer 10% extra zitplaatsen.
Plan de boodschappen in twee rondes: houdbare producten en dranken eerder, verse producten en vlees zo laat mogelijk. Bewaar vlees direct gekoeld en vul koelboxen pas vlak voor de voorbereiding met ijs of koelelementen.
Maak het buffet vóór de gasten arriveren compleet, met aparte schalen, serveertangen en opscheplepels voor vlees, vegetarische producten en salades. Zo voorkom je kruiscontact en hoeft niemand tijdens het grillen nog servies te zoeken.
Bouw de barbecueopstelling minstens 90 minuten voor aanvang op. Controleer barbecue, gasfles, gasdrukregelaar, verlengkabel en verlichting; zet een vleesthermometer, ovenwant en barbecuetang binnen handbereik.
Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw op de ochtend zelf. Zet partytenten, tafels en stoelen zo neer dat buffet en koffiepunt droog blijven, en houd een vrije looproute rond de barbecue.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een barbecuefestival organiseren?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met aankondiging, uitnodigingen en leveranciers. Sluit de aanmeldingen en dieetwensen ongeveer 7 dagen voor het festival af, zodat je gericht kunt inkopen en voorbereiden.
Hoeveel drank heb je nodig voor een barbecuefestival?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Koop daarnaast altijd water en houd extra drinken achter de hand bij warm weer.
Wanneer moet je vlees voor een barbecuefestival inkopen?: Koop vers vlees bij voorkeur 1 dag vooraf en bewaar het direct gekoeld. Haal vlees op de dag zelf op als de reistijd en koeling niet goed geregeld zijn; laat het niet onnodig buiten de koelkast staan.
Hoe bereid je een barbecuefestival voor bij slecht weer?: Controleer de verwachting 48 uur vooraf en opnieuw op de ochtend zelf. Bouw partytenten uiterlijk 90 minuten voor aanvang op en plaats buffet, koffiepunt en servies beschut, met voldoende ruimte rond de barbecue.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.