Organiser un festival de barbecue sans rien oublier

Un festival de barbecue se prépare d’abord comme un repas collectif, puis comme un événement en plein air. Commence par annoncer la date, recueillir les inscriptions et demander les besoins alimentaires. Réserve ensuite les fournisseurs et le matériel avant de planifier les courses et la préparation. La veille, garde la viande au frais, prépare les salades et les marinades, puis vérifie la météo et l’installation prévue pour le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Annoncer l'événement
2
Envoyer les invitations
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Réserver les fournisseurs
6
Vérifier les prévisions météo
7
Vérifier la liste des courses
8
Faire les courses
3 personnes
9
Récupérer le matériel
2 personnes
10
Stocker la viande au frais
2 personnes
11
Préparer les légumes
3 personnes
12
Préparer les salades
3 personnes
13
Préparer les marinades
2 personnes
14
Portionner la viande
3 personnes
15
Préparer les produits végétariens
2 personnes
16
Remplir les glacières
2 personnes
17
Installer les tables et les chaises
4 personnes
18
Installer le barbecue
3 personnes
19
Monter les tentes de réception
4 personnes
20
Installer l'éclairage
2 personnes
21
Suspendre la décoration
2 personnes
22
Installer les tables de buffet
3 personnes
23
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
24
Mettre les boissons au frais
2 personnes
25
Mettre en place le point café
26
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes

Événement

27
Allumer les barbecues
3 personnes
28
Accueillir les invités
3 personnes
29
Servir les boissons
2 personnes
30
Griller la viande
4 personnes
31
Grillades végétariennes
2 personnes
32
Ravitaillement en salades et pain
2 personnes
33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
34
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
35
Servir le café et le thé
36
Assurer le dernier tour de grillades
3 personnes
37
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

38
Éteindre les barbecues en toute sécurité
3 personnes
39
Stocker les aliments au frais
2 personnes
40
Rassembler les déchets
3 personnes
41
Faire la vaisselle
3 personnes
42
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
43
Nettoyer le lieu
4 personnes
44
Retirer la décoration
2 personnes
45
Vider les glacières
2 personnes
46
Nettoyer le matériel
3 personnes
47
Retourner les matériels
2 personnes
48
Ranger les stocks restants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Table plianteqté 8
Chaise plianteqté 70
Table de buffetqté 4
Table hauteqté 4

Vaisselle

Assiette réutilisableqté 80
Bol réutilisableqté 70
Couverts réutilisablesqté 80
Verre à boissonqté 100
Verre à vinqté 50
Platqté 12
Pince de serviceqté 8
Cuillère de serviceqté 8

Équipement

Barbecueqté 4
Bouteille de gazqté 4
Détendeur de gazqté 4
Glacièreqté 6
Machine à café
Bouilloire
Rallonge électriqueqté 3

Cuisine

Planche à découperqté 6
Couteau de chefqté 6
Saladierqté 6
Plat en aluminiumqté 20
Thermomètre à viandeqté 2
Gant de cuisineqté 6
Pince à barbecueqté 8
Pinceau à barbecueqté 4

Décoration

Guirlande de fanionsqté 6
Chemin de tableqté 8
Panneau du menuqté 6

Éclairage

Guirlande lumineuseqté 4
Lampe LEDqté 8

Nettoyage

Poubelleqté 6
Seauqté 4
Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièreqté 3
Torchon réutilisableqté 20

Catering

Courses

Conseils

Demande les inscriptions et les besoins alimentaires au moins 10 jours avant l’événement. Tu sauras ainsi combien prévoir de portions végétariennes et quelles contraintes transmettre aux fournisseurs.
Vérifie la météo 48 heures avant, puis une dernière fois le matin même. Les tentes de réception, l’éclairage et les rallonges électriques doivent être prévus avant l’installation, pas quand la pluie commence.
Achète et récupère le matériel la veille si possible. Garde la viande au frais, remplis les glacières et sépare les produits crus des salades et des légumes préparés.
Prépare les légumes, les salades, les marinades et les portions de viande la veille. Le jour J, tu peux alors consacrer les premières heures à l’installation du barbecue, des tables, des chaises et du buffet.
Installe un espace séparé pour les boissons et le café. Mets les boissons au frais avant l’arrivée des invités et vérifie que la machine à café, la bouilloire et les rallonges sont accessibles sans passer près du barbecue.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un festival de barbecue ?: Commence au moins 3 semaines avant pour annoncer l’événement, recueillir les inscriptions et réserver les fournisseurs. Termine les courses, la préparation alimentaire et la récupération du matériel la veille.
Quand faut-il préparer la viande pour un barbecue collectif ?: Portionne la viande et prépare les marinades la veille, puis conserve la viande au frais jusqu’au moment de la cuisson. Évite de la laisser à température ambiante plus de 2 heures.
Que faut-il vérifier la veille d’un festival de barbecue ?: Vérifie les prévisions météo, la liste des courses, le barbecue, la bouteille et le détendeur de gaz, ainsi que les tentes et les rallonges. Contrôle aussi que la vaisselle, les pinces de service et le thermomètre à viande sont disponibles.
Comment organiser l’installation le jour du barbecue ?: Prévois environ 2 heures avant l’arrivée des invités pour installer les tables, les chaises, le buffet, l’éclairage et la décoration. Mets ensuite les boissons au frais et prépare le point café avant d’allumer le barbecue.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.