Zo organiseer je een barbecuefestival zonder last-minute chaos

Begin met de datum, locatie, begroting en vergunningen; pas daarna leg je leveranciers en reserveringen vast. Werk vervolgens het menu uit op basis van het aantal aanmeldingen, dieetwensen en porties. Een barbecuefestival vraagt bovendien om een aparte indeling voor koken, buffet, zitplaatsen, afval en stroom. Plan gekoelde opslag, vrijwilligers en leveringen vooraf, zodat je op de dag zelf niet tegelijk boodschappen, gasten en barbecueapparatuur hoeft te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Begroting vastleggen
3
Vergunningen controleren
4
Leveranciers selecteren
2 personen
5
Reserveringen maken
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Bezoekerslijst bijwerken
10
Menu en porties bepalen
2 personen
11
Allergenenlijst opstellen
12
Indeling van terrein maken
2 personen
13
Stroompunten controleren
14
Weersverwachting controleren
15
Leveringen bevestigen
16
Vrijwilligers indelen
2 personen
17
Instructies voor vrijwilligers maken
18
Contactgegevens team delen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Dranken ophalen
2 personen
21
Huurmaterialen ophalen
2 personen
22
Vlees gekoeld opslaan
2 personen
23
Groenten wassen en snijden
3 personen
24
Salades voorbereiden
3 personen
25
Marinades bereiden
2 personen
26
Vlees marineren
2 personen
27
Desserts portioneren
2 personen
28
Dranken koud zetten
3 personen
29
Terrein vrijmaken
3 personen
30
Partytenten opbouwen
4 personen
31
Tafels opstellen
3 personen
32
Stoelen plaatsen
3 personen
33
Barbecue opstellen
3 personen
34
Gasflessen aansluiten
2 personen
35
Houtskool klaarzetten
2 personen
36
Buffettafels inrichten
3 personen
37
Servies klaarzetten
2 personen
38
Sauzen klaarzetten
2 personen
39
Afvalpunten plaatsen
2 personen
40
Decoratie ophangen
3 personen
41
Verlichting ophangen
3 personen
42
Muziek aansluiten
2 personen
43
Kassa en betaalpunt inrichten
2 personen
44
Allergeneninformatie plaatsen
2 personen
45
Toiletten controleren
2 personen
46
Werktafels desinfecteren
2 personen

Event

47
Barbecues voorverwarmen
3 personen
48
Bezoekers ontvangen
3 personen
49
Polsbandjes uitdelen
2 personen
50
Vlees grillen
4 personen
51
Vegetarische producten grillen
2 personen
52
Brood en groenten grillen
2 personen
53
Buffet aanvullen
3 personen
54
Gerechten serveren
3 personen
55
Dranken uitgeven
2 personen
56
Dranken bijvullen
2 personen
57
Koffie en thee schenken
2 personen
58
Tafels schoonhouden
2 personen
59
Afvalbakken legen
2 personen
60
Toiletten bijvullen
61
Temperaturen controleren
2 personen
62
Laatste bestellingen verwerken
2 personen
63
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
64
Barbecues uitschakelen
3 personen
65
Eten gekoeld wegzetten
3 personen
66
Contant geld veilig opbergen
2 personen

Nazorg

67
Servies verzamelen
3 personen
68
Afval scheiden
3 personen
69
Tafels en stoelen afnemen
3 personen
70
Keukenmateriaal afwassen
3 personen
71
Terrein schoonmaken
4 personen
72
Decoratie verwijderen
2 personen
73
Verlichting afbreken
2 personen
74
Muziekapparatuur loskoppelen
2 personen
75
Tenten en barbecues afbreken
4 personen
76
Huurmaterialen retourneren
2 personen
77
Overgebleven eten verwerken
2 personen
78
Afval afvoeren
2 personen
79
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 3
Tafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 4
Statafelsaantal 6
Werktafelsaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbare kommenaantal 80
Herbruikbare glazenaantal 120
Herbruikbare bekersaantal 150
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbestekaantal 12
Bordenrekkenaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koks messenaantal 6
Mengkommenaantal 8
Gastronormbakkenaantal 12
Aluminium schalenaantal 20
Serveerschalenaantal 12
Knijpflessenaantal 12
Keukentangenaantal 10
Ovenwantenaantal 6
Keukenschortenaantal 8
Koelboxenaantal 8
Voedselthermometersaantal 4

Apparatuur

Gasbarbecuesaantal 3
Kolenbarbecuesaantal 2
Gasflessenaantal 4
Gasdrukregelaarsaantal 4
Aanstekersaantal 6
Koelkastenaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Betaalterminal
Muziekinstallatie
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Koelelementenaantal 30
Brandblussersaantal 3
Hittebestendige mattenaantal 5
Stroomhaspelsaantal 3

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Menubordenaantal 4
Allergenenbordjesaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Pijlbordjesaantal 8
Infobordaantal 2

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 10
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalcontainersaantal 4
Emmersaantal 6
Sponzenaantal 12
Afwasborstelsaantal 6
Microvezeldoekenaantal 20
Bezemaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Dweilsetsaantal 3
Toiletborstelsaantal 3
Toiletontstoppersaantal 2
Waarschuwingsbordenaantal 3

Catering

Boodschappen
Drankenkrattenaantal 12
Thermoskannenaantal 6
Drankdispensersaantal 6
IJscontainersaantal 4
Kassabox
Polsbandjesaantal 150
Menukaartenaantal 100
Prijskaartjesaantal 30
Koelvitrinesaantal 2

Tips

Stel het menu en de porties vast zodra je bezoekerslijst grotendeels bekend is. Verzamel dieetwensen en allergieën uiterlijk één week vooraf, en houd een actuele allergenenlijst bij voor het buffet.
Controleer de terreinindeling minstens twee weken vooraf. Zet gasbarbecues en kolenbarbecues niet in een partytent, houd werktafels gescheiden van buffettafels en controleer waar stroompunten en koele opslag komen.
Plan gekoelde opslag vanaf het moment van levering. Bewaar vlees in koelboxen en controleer met voedselthermometers of het koud genoeg blijft; laat vlees en salades niet uren ongekoeld op werk- of buffettafels staan.
Maak per vrijwilliger een duidelijke taak en deel contactgegevens uiterlijk een week vooraf. Reserveer op de dag zelf aparte mensen voor ontvangst, barbecue, buffet, aanvullen, afval en opruimen.
Bevestig leveringen, huurmaterialen en weersverwachting 48 uur vooraf. Leg voor regen en wind vast waar de partytent, tafels, stoelen en apparatuur komen, zodat je niet op het laatste moment de hele opstelling hoeft te verplaatsen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel vlees heb je nodig per persoon voor een barbecuefestival?: Reken voor een volwassen bezoeker gemiddeld op 300 tot 400 gram rauw vlees en aanvullende groenten of salades. Voor kinderen is 150 tot 250 gram meestal voldoende; tel vegetariërs en dieetwensen apart mee voordat je bestelt.
Hoe lang van tevoren moet je een barbecuefestival organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, begroting en vergunningen. Rond reserveringen en leveranciers uiterlijk 3 weken vooraf af en bevestig leveringen 48 uur voor het festival.
Hoe houd je vlees veilig tijdens een barbecuefestival?: Bewaar rauw vlees gekoeld tot het op de barbecue gaat en gebruik aparte snijplanken en tangen voor rauw en gaar voedsel. Controleer de kerntemperatuur met een voedselthermometer en zet bereid eten in kleine hoeveelheden op het buffet, zodat het niet lang blijft staan.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een barbecuefestival?: Plan minimaal 1 vrijwilliger per 25 tot 30 bezoekers voor ontvangst, buffet, barbecue en opruimen, met daarnaast één coördinator. Bij een festival van 100 bezoekers kom je daarmee uit op ongeveer 4 tot 5 mensen naast de organisatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.