Cómo organizar un festival de barbacoa sin improvisar

Un festival de barbacoa se organiza en este orden: fecha y lugar, presupuesto y permisos, proveedores, invitados y menú. Después hay que resolver la distribución del recinto, la electricidad, el frío para la carne y el equipo de cocina. La mayoría de los problemas aparecen cuando se confirma tarde una entrega, no se separan las preferencias alimentarias o falta una persona responsable de cada zona. Usa el plan como calendario de trabajo y deja la preparación de alimentos para las horas previas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2
Fijar el presupuesto
3
Comprobar permisos
4
Seleccionar proveedores
2 personas
5
Hacer reservas
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Gestionar inscripciones
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Actualizar la lista de visitantes
10
Definir el menú y las porciones
2 personas
11
Elaborar la lista de alérgenos
12
Crear la distribución del recinto
2 personas
13
Comprobar los puntos de electricidad
14
Comprobar el pronóstico del tiempo
15
Confirmar entregas
16
Asignar voluntarios
2 personas
17
Crear instrucciones para voluntarios
18
Compartir los datos de contacto del equipo
19
Hacer la compra
3 personas
20
Recoger las bebidas
2 personas
21
Recoger el material de alquiler
2 personas
22
Guardar la carne refrigerada
2 personas
23
Lavar y cortar las verduras
3 personas
24
Preparar ensaladas
3 personas
25
Preparar marinadas
2 personas
26
Marinar la carne
2 personas
27
Porcionar postres
2 personas
28
Enfriar las bebidas
3 personas
29
Despejar el recinto
3 personas
30
Montar las carpas
4 personas
31
Montar mesas
3 personas
32
Colocar las sillas
3 personas
33
Montar la barbacoa
3 personas
34
Conectar las bombonas de gas
2 personas
35
Preparar el carbón
2 personas
36
Montar mesas de buffet
3 personas
37
Preparar la vajilla
2 personas
38
Preparar las salsas
2 personas
39
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
40
Colgar la decoración
3 personas
41
Colgar la iluminación
3 personas
42
Conectar la música
2 personas
43
Montar la caja y el punto de pago
2 personas
44
Colocar información sobre alérgenos
2 personas
45
Comprobar los baños
2 personas
46
Desinfectar las mesas de trabajo
2 personas

Evento

47
Precalentar las barbacoas
3 personas
48
Recibir a los visitantes
3 personas
49
Repartir pulseras
2 personas
50
Asar la carne
4 personas
51
Asar productos vegetarianos
2 personas
52
Asar pan y verduras
2 personas
53
Reponer el bufé
3 personas
54
Servir los platos
3 personas
55
Repartir bebidas
2 personas
56
Rellenar las bebidas
2 personas
57
Servir café y té
2 personas
58
Mantener las mesas limpias
2 personas
59
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
60
Reponer los baños
61
Comprobar las temperaturas
2 personas
62
Gestionar los últimos pedidos
2 personas
63
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
64
Apagar las barbacoas
3 personas
65
Guardar la comida refrigerada
3 personas
66
Guardar el dinero en efectivo de forma segura
2 personas

Seguimiento

67
Recoger la vajilla
3 personas
68
Separar residuos
3 personas
69
Limpiar mesas y sillas
3 personas
70
Lavar el material de cocina
3 personas
71
Limpiar el recinto
4 personas
72
Retirar la decoración
2 personas
73
Desmontar la iluminación
2 personas
74
Desconectar el equipo de música
2 personas
75
Desmontar las tiendas y las barbacoas
4 personas
76
Devolver el material alquilado
2 personas
77
Aprovechar la comida sobrante
2 personas
78
Retirar los residuos
2 personas
79
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpa plegablecant. 3
Mesascant. 10
Sillas plegablescant. 80
Mesas de buffetcant. 4
Mesas altascant. 6
Mesas de trabajocant. 4

Vajilla

Platos reutilizablescant. 100
Cuencos reutilizablescant. 80
Vasos reutilizablescant. 120
Vasos reutilizablescant. 150
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 12
Cubiertos de serviciocant. 12
Soportes para panelescant. 3

Cocina

Tablas de cortarcant. 8
Cuchillos de chefcant. 6
Cuencos para mezclarcant. 8
Bandejas gastronormcant. 12
Bandejas de aluminiocant. 20
Bandejas de servircant. 12
Botellas dosificadorascant. 12
Pinzas de cocinacant. 10
Guantes de hornocant. 6
Delantales de cocinacant. 8
Neveras portátilescant. 8
Termómetros para alimentoscant. 4

Equipo

Barbacoas de gascant. 3
Parrillas de carbóncant. 2
Botellas de gascant. 4
Reguladores de presión de gascant. 4
Encendedorescant. 6
Neverascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Terminal de pago
Instalación de sonido
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4
Acumuladores de fríocant. 30
Extintorescant. 3
Tapetes resistentes al calorcant. 5
Enrollacablescant. 3

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Carteles del menúcant. 4
Carteles de alérgenoscant. 12
Mantelescant. 12
Carteles de flechascant. 8
Panel informativocant. 2

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 10
Bateríascant. 24

Limpieza

Papeleracant. 8
Contenedores de basuracant. 4
Cuboscant. 6
Esponjascant. 12
Cepillos para fregarcant. 6
Paños de microfibracant. 20
Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Escobillas de bañocant. 3
Desatascadores de inodoroscant. 2
Señales de advertenciacant. 3

Catering

Compras
Cajas de bebidascant. 12
Termoscant. 6
Dispensadores de bebidascant. 6
Contenedores para hielocant. 4
Caja registradora
Pulserascant. 150
Cartas del menúcant. 100
Etiquetas de preciocant. 30
Vitrinas refrigeradascant. 2

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y los permisos antes de enviar invitaciones. Comprueba también dónde estarán las barbacoas, las mesas de buffet, las neveras portátiles y los puntos de electricidad.
Calcula el menú según las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas con antelación. Prepara una lista de alérgenos y mantén separadas las tablas, pinzas y bandejas de los alimentos que lo necesiten.
Confirma proveedores, reservas y entregas al menos 7 días antes. El día anterior verifica por separado la llegada de las bebidas, el material de alquiler y cualquier equipo que no puedas sustituir fácilmente.
Organiza la cadena de frío desde la compra: guarda la carne refrigerada y utiliza neveras portátiles hasta el momento de cocinar. Reserva los termómetros para alimentos para comprobar que cada preparación alcanza una temperatura segura.
Asigna voluntarios por zonas y comparte sus instrucciones y teléfonos antes del montaje. Revisa el pronóstico del tiempo 24 horas antes y decide dónde colocar la carpa plegable, las mesas y las sillas si cambia el tiempo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de barbacoa?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para asegurar el lugar, los permisos, los proveedores y las reservas. Deja la confirmación final de entregas, voluntarios y previsión meteorológica para la última semana.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones?: Envíalas unas 4 semanas antes y fija una fecha límite de respuesta de 10 a 14 días antes del festival. Así podrás ajustar las porciones, las bebidas, las sillas y las necesidades dietéticas.
¿Cuánta comida y bebida necesito para una barbacoa?: Calcula las porciones a partir del número confirmado de asistentes y añade aproximadamente un 10 % de margen para la comida. Para el primer tramo del evento, prevé entre 2 y 3 bebidas por persona y revisa después el consumo real.
¿Cuándo se prepara la comida para un festival de barbacoa?: Lava y corta las verduras, prepara las ensaladas y deja listas las marinadas el día anterior o la misma mañana. La carne debe permanecer refrigerada hasta que empiece la cocción y conviene comprobar su temperatura con un termómetro.

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