So organisierst du ein Barbecuefestival

Bei einem Barbecuefestival entscheidet nicht nur das Grillgut über den Ablauf. Lege zuerst Ort, Datum, Budget und Genehmigungen fest, bevor du Lieferanten oder Mietmaterial buchst. Danach folgen Anmeldungen, Menüplanung und die Aufteilung des Geländes. Plane Kühlung, Strom, Helfer und einen Schlechtwetterablauf früh ein – genau dort entstehen am Veranstaltungstag die meisten Engpässe.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Budget festlegen
3
Genehmigungen prüfen
4
Lieferanten auswählen
2 Personen
5
Reservierungen vornehmen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Besucherliste aktualisieren
10
Menü und Portionen festlegen
2 Personen
11
Allergenliste erstellen
12
Geländeaufteilung erstellen
2 Personen
13
Stromanschlüsse kontrollieren
14
Wettervorhersage prüfen
15
Lieferungen bestätigen
16
Freiwillige einteilen
2 Personen
17
Anweisungen für Freiwillige erstellen
18
Kontaktdaten des Teams teilen
19
Einkaufen gehen
3 Personen
20
Getränke abholen
2 Personen
21
Mietmaterial abholen
2 Personen
22
Fleisch gekühlt lagern
2 Personen
23
Gemüse waschen und schneiden
3 Personen
24
Salate vorbereiten
3 Personen
25
Marinaden zubereiten
2 Personen
26
Fleisch marinieren
2 Personen
27
Desserts portionieren
2 Personen
28
Getränke kalt stellen
3 Personen
29
Gelände freimachen
3 Personen
30
Partyzelte aufbauen
4 Personen
31
Tische aufstellen
3 Personen
32
Stühle aufstellen
3 Personen
33
Grill aufstellen
3 Personen
34
Gasflaschen anschließen
2 Personen
35
Holzkohle bereitstellen
2 Personen
36
Buffettische einrichten
3 Personen
37
Geschirr bereitstellen
2 Personen
38
Soßen bereitstellen
2 Personen
39
Müllstationen aufstellen
2 Personen
40
Dekoration aufhängen
3 Personen
41
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
42
Musik anschließen
2 Personen
43
Kasse und Zahlstelle einrichten
2 Personen
44
Allergeninformationen aushängen
2 Personen
45
Toiletten kontrollieren
2 Personen
46
Arbeitstische desinfizieren
2 Personen

Event

47
Grills vorheizen
3 Personen
48
Besucher empfangen
3 Personen
49
Armbänder verteilen
2 Personen
50
Fleisch grillen
4 Personen
51
Vegetarische Produkte grillen
2 Personen
52
Brot und Gemüse grillen
2 Personen
53
Buffet auffüllen
3 Personen
54
Gerichte servieren
3 Personen
55
Getränke ausgeben
2 Personen
56
Getränke nachfüllen
2 Personen
57
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
58
Tische sauber halten
2 Personen
59
Mülleimer leeren
2 Personen
60
Toiletten auffüllen
61
Temperaturen kontrollieren
2 Personen
62
Letzte Bestellungen bearbeiten
2 Personen
63
Besucher verabschieden
3 Personen
64
Grills ausschalten
3 Personen
65
Speisen gekühlt wegstellen
3 Personen
66
Bargeld sicher verwahren
2 Personen

Nachbereitung

67
Geschirr sammeln
3 Personen
68
Abfall trennen
3 Personen
69
Tische und Stühle abwischen
3 Personen
70
Küchenmaterial abwaschen
3 Personen
71
Gelände reinigen
4 Personen
72
Dekoration entfernen
2 Personen
73
Beleuchtung abbauen
2 Personen
74
Musikanlage abkoppeln
2 Personen
75
Zelte und Grills abbauen
4 Personen
76
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
77
Übrig gebliebenes Essen verwerten
2 Personen
78
Abfall entsorgen
2 Personen
79
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

FestzeltAnz. 3
TischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 80
BuffetischeAnz. 4
StehtischeAnz. 6
ArbeitstischeAnz. 4

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 100
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 80
Wiederverwendbare GläserAnz. 120
Wiederverwendbare BecherAnz. 150
GabelnAnz. 120
MesserAnz. 120
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
ServierbesteckAnz. 12
TellerständerAnz. 3

Küche

SchneidebretterAnz. 8
KüchenmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 8
GastronormbehälterAnz. 12
AluminiumschalenAnz. 20
ServierschalenAnz. 12
QuetschflaschenAnz. 12
KüchenzangenAnz. 10
OfenhandschuheAnz. 6
KüchenschürzenAnz. 8
KühlboxenAnz. 8
LebensmittelthermometerAnz. 4

Ausstattung

GasgrillsAnz. 3
HolzkohlegrillsAnz. 2
GasflaschenAnz. 4
GasdruckreglerAnz. 4
FeuerzeugeAnz. 6
KühlschränkeAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
Kartenterminal
Musikanlage
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
KühlelementeAnz. 30
FeuerlöscherAnz. 3
Hitzebeständige MattenAnz. 5
KabeltrommelnAnz. 3

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 100
MenükartenAnz. 4
AllergenhinweisschilderAnz. 12
TischdeckenAnz. 12
WegweiserAnz. 8
InfotafelAnz. 2

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 10
BatterienAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
AbfallcontainerAnz. 4
EimerAnz. 6
SchwämmeAnz. 12
SpülbürstenAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 20
BesenAnz. 3
Kehrblech und HandfegerAnz. 3
WischsetsAnz. 3
ToilettenbürstenAnz. 3
ToilettenrohrreinigerAnz. 2
WarnschilderAnz. 3

Catering

Einkäufe
GetränkekästenAnz. 12
ThermoskannenAnz. 6
GetränkespenderAnz. 6
EisbehälterAnz. 4
Kassabox
ArmbänderAnz. 150
SpeisekartenAnz. 100
PreisschilderAnz. 30
KühlvitrinenAnz. 2

Tipps

Beginne 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort, Datum, Budget und Genehmigungen. Reserviere Mietmaterial und Lieferanten erst, wenn die Rahmenbedingungen bestätigt sind.
Plane das Menü nach der bestätigten Besucherzahl und erfasse Ernährungswünsche spätestens 10 Tage vorher. Erstelle daraus eine Allergenliste und lege Portionen getrennt nach Fleisch, Beilagen und vegetarischen Angeboten fest.
Teile das Gelände mindestens 3 Tage vorher in Grill-, Ausgabe-, Sitz- und Arbeitsbereiche auf. Prüfe dabei Stromanschlüsse, Wege für Lieferungen und einen überdachten Bereich für Buffet und Gäste.
Kühle Fleisch und empfindliche Lebensmittel durchgehend und kontrolliere die Temperatur mit einem Lebensmittelthermometer. Bereite Gemüse, Salate und Marinaden möglichst am Vortag vor, aber lagere alles getrennt und gekühlt.
Plane pro Helfer eine konkrete Schicht von 3 bis 4 Stunden und teile Kontaktdaten sowie Anweisungen spätestens am Vortag. Bestätige Lieferungen, Getränke und Abholungen 24 Stunden vorher, damit fehlendes Material nicht erst beim Aufbau auffällt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Barbecuefestival organisieren?: Starte 8 bis 12 Wochen vor dem Termin mit Ort, Budget und Genehmigungen. Lieferanten, Mietmaterial und Einladungen sollten spätestens 6 Wochen vorher feststehen.
Wie viel Fleisch braucht man pro Person beim Barbecuefestival?: Rechne bei Erwachsenen mit etwa 250 bis 350 Gramm rohem Fleisch pro Person, zusätzlich zu Beilagen. Bei langer Veranstaltungsdauer oder vielen Fleischliebhabern solltest du eher am oberen Ende kalkulieren.
Wann muss man die Besucherzahl und Ernährungswünsche abfragen?: Bitte um Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens 10 Tage vor dem Festival. Aktualisiere die Besucherliste danach noch einmal 3 bis 5 Tage vor dem Termin, damit Mengen und Portionen passen.
Wie hält man Fleisch bei einem Barbecuefestival richtig gekühlt?: Lagere rohes Fleisch bis zur Verarbeitung in Kühlboxen oder Kühleinrichtungen und kontrolliere die Temperatur regelmäßig mit einem Lebensmittelthermometer. Stelle die Kühlung spätestens beim Aufbau bereit und lasse Fleisch nicht länger als 2 Stunden ungekühlt stehen.

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