Zo organiseer je een barbecuebeurs

Een barbecuebeurs vraagt om meer voorbereiding dan een gewone barbecue. Je combineert standhouders, bezoekersregistratie, meerdere BBQ’s en een veilige stroom- en loopindeling. Begin met de locatie, vergunningen en standhouders; werk daarna de plattegrond, aanmeldingen en catering uit. Plan de opbouw zo dat tenten, tafels, BBQ’s en stroom eerst staan voordat je buffetten en standtafels inricht.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Vergunningen aanvragen
3
Standhouders uitnodigen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Standplaatsen indelen
2 personen
8
Stroompunten controleren
2 personen
9
Plattegrond maken
10
Standhouders informeren
11
Bezoekersregistratie voorbereiden
2 personen
12
Naambadges maken
2 personen
13
Boodschappen doen
3 personen
14
Dranken koelen
2 personen
15
Groenten en salades voorbereiden
3 personen
16
Sausen en marinades maken
2 personen
17
Materialen verzamelen
3 personen
18
Tenten opbouwen
5 personen
19
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
20
BBQ's opstellen
4 personen
21
Stroom aansluiten
2 personen
22
Buffetten inrichten
3 personen
23
Standtafels inrichten
4 personen
24
Borden en bestek klaarzetten
2 personen
25
Bewegwijzering ophangen
2 personen
26
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

27
Standhouders ontvangen
3 personen
28
Demonstraties voorbereiden
6 personen
29
Bezoekersregistratie bemannen
2 personen
30
Bezoekers welkom heten
2 personen
31
Proeverijen bereiden
6 personen
32
Proeverijen serveren
4 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Buffetten aanvullen
3 personen
35
Afvalbakken legen
2 personen
36
BBQ's veilig controleren
2 personen
37
Laatste ronde aankondigen
38
Standhouders uitchecken
2 personen

Nazorg

39
BBQ's uitdoven
4 personen
40
Materialen afbouwen
5 personen
41
Servies afwassen
3 personen
42
Locatie schoonmaken
4 personen
43
Afval afvoeren
2 personen
44
Huurmaterialen retourneren
2 personen
45
Overgebleven voedsel verwerken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 18
Biertafelsaantal 8
Stoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 12
Tafelkledenaantal 18
Afzetpalenaantal 12

Apparatuur

Houtskoolbarbecuesaantal 6
Gasbarbecuesaantal 2
Koelboxenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 6
Kookthermometersaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Werklichtenaantal 6

Keuken

BBQ-gereedschapssetsaantal 8
Snijplankenaantal 8
Koks messenaantal 8
Mengkommenaantal 10
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 12

Servies

Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbare kommenaantal 120
Herbruikbare bekersaantal 250
Besteksetsaantal 180
Koffiekopjesaantal 80

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Standbordjesaantal 12
Naambadgesaantal 80
Stiftenaantal 12

Verlichting

Lichtslingersaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Emmersaantal 6
Bezemsaantal 4
Dweilenaantal 4
Stoffer en blikaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie en controleer vergunningen ruim vóór je uitnodigingen verstuurt. Vraag meteen hoeveel stroompunten beschikbaar zijn en waar verlengkabels veilig kunnen lopen.
Maak de standindeling zodra de eerste standhouders zijn bevestigd. Zet BBQ’s niet direct naast bezoekersroutes en houd ruimte vrij voor afzetpalen, werklichten en bevoorrading.
Sluit dieetwensen af vóór je boodschappen doet. Maak aparte schalen en serveertangen voor salades, sauzen en marinades als kruisbesmetting een risico vormt.
Plan de opbouw in deze volgorde: tenten, tafels en stoelen, BBQ’s, stroom, bewegwijzering en pas daarna buffetten en standtafels. Zo hoef je geen volle tafels meer te verplaatsen.
Koel dranken en bederfelijke producten niet pas tijdens de opbouw. Gebruik koelboxen en zorg dat warmhoudbakken en kookthermometers klaarstaan voordat het eerste eten wordt uitgeserveerd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een barbecuebeurs organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met locatie, vergunningen en standhouders. Verstuur uitnodigingen en open de aanmeldingen daarna, zodat je dieetwensen en aantallen uiterlijk 1 tot 2 weken voor de beurs kunt vastleggen.
Hoeveel stroompunten heb je nodig voor een barbecuebeurs?: Tel per elektrische BBQ, koelkast of ander apparaat één afzonderlijk stroompunt en voeg minimaal 2 reservepunten toe. Controleer dit uiterlijk 2 weken vooraf met de locatie en test alle verlengkabels en stekkerdozen vóór de opbouw.
Wanneer maak je de plattegrond van een barbecuebeurs?: Maak een eerste plattegrond zodra de standhouders zijn uitgenodigd en werk die uiterlijk 1 week vooraf definitief uit. Verwerk daarop standplaatsen, bezoekersroutes, stroompunten, registratie, buffetten en nooduitgangen.
Hoeveel eten en drinken moet je voorzien per bezoeker?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en stem daarna bij op basis van de verblijfsduur. Bestel het eten op basis van het definitieve aantal aanmeldingen en houd een kleine reserve aan voor onverwachte bezoekers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.