So organisierst du eine Barbecue-Messe
Bei einer Barbecue-Messe laufen Aussteller, Besucherregistrierung und Bewirtung gleichzeitig. Beginne deshalb mit der Location und den Genehmigungen, bevor du Stände und Einladungen planst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche und ein Lageplan mit Standplätzen und Stromanschlüssen. Kurz vor dem Termin geht es um Kühlung, vorbereitete Salate und Soßen sowie den Aufbau von Zelten, Grills und Buffets. Die größten Verzögerungen entstehen meist durch fehlende Stromplanung und zu späten Aufbau.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Genehmigungen beantragen
- 3
Standbetreiber einladen
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Standplätze einteilen
2 Personen
- 8
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
- 9
Lageplan erstellen
- 10
Standbetreiber informieren
- 11
Besucherregistrierung vorbereiten
2 Personen
- 12
Namensschilder erstellen
2 Personen
- 13
Einkaufen gehen
3 Personen
- 14
Getränke kühlen
2 Personen
- 15
Gemüse und Salate vorbereiten
3 Personen
- 16
Soßen und Marinaden zubereiten
2 Personen
- 17
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 18
Zelte aufbauen
5 Personen
- 19
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 20
BBQs aufstellen
4 Personen
- 21
Strom anschließen
2 Personen
- 22
Buffets einrichten
3 Personen
- 23
Stehtische einrichten
4 Personen
- 24
Teller und Besteck bereitstellen
2 Personen
- 25
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 26
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Event
- 27
Aussteller empfangen
3 Personen
- 28
Vorführungen vorbereiten
6 Personen
- 29
Besucherregistrierung besetzen
2 Personen
- 30
Besucher begrüßen
2 Personen
- 31
Verkostungen vorbereiten
6 Personen
- 32
Verkostungen servieren
4 Personen
- 33
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 34
Buffets auffüllen
3 Personen
- 35
Mülleimer leeren
2 Personen
- 36
BBQs sicher prüfen
2 Personen
- 37
Letzte Runde ankündigen
- 38
Standbetreiber auschecken
2 Personen
Nachbereitung
- 39
BBQs löschen
4 Personen
- 40
Materialien abbauen
5 Personen
- 41
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 42
Location reinigen
4 Personen
- 43
Abfall entsorgen
2 Personen
- 44
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 45
Übrig gebliebenes Essen verwerten
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 4
- KlappischeAnz. 18
- BiertischeAnz. 8
- StühleAnz. 120
- BarhockerAnz. 12
- TischdeckenAnz. 18
- AbsperrpfostenAnz. 12
Ausstattung
- HolzkohlegrillsAnz. 6
- GasgrillsAnz. 2
- KühlboxenAnz. 8
- WarmhaltebehälterAnz. 6
- KüchenthermometerAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- ArbeitslichterAnz. 6
Küche
- BBQ-WerkzeugsetsAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 8
- KüchenmesserAnz. 8
- RührschüsselnAnz. 10
- ServierschalenAnz. 16
- ServierzangenAnz. 12
Geschirr
- Mehrweg-TellerAnz. 180
- Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 120
- Wiederverwendbare BecherAnz. 250
- BestecksetsAnz. 180
- KaffeetassenAnz. 80
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 10
- StandbeschilderungAnz. 12
- NamensschilderAnz. 80
- StifteAnz. 12
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 10
- EimerAnz. 6
- BesenAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- Handfeger und KehrblechAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Plane die Standplätze erst, wenn die benötigten Grill- und Stromanschlüsse bekannt sind. Kontrolliere jeden Anschluss vor dem Aufbau und halte Verlängerungskabel sowie Arbeitslichter bereit.
- Schließe die Anmeldungen einige Tage vor der Messe, damit Ernährungswünsche, Namensschilder und die Besucherregistrierung vollständig vorbereitet werden können.
- Kühle Getränke rechtzeitig und teile Kühlboxen nach Getränken und Lebensmitteln auf. Salate, Soßen und Marinaden lassen sich am Vortag vorbereiten, empfindliche Zutaten bleiben bis kurz vor dem Servieren gekühlt.
- Beginne den Aufbau mit Zelten, Tischen und Stühlen, bevor Grills und Buffets eingerichtet werden. So bleiben Laufwege frei und Standbetreiber können ihre Bereiche ohne Umräumen beziehen.
- Stelle Teller, Besteck und Becher an jedem Buffet bereit und beschrifte Stände gut sichtbar. Absperrpfosten helfen dabei, Grillbereiche und Besucherwege voneinander zu trennen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Barbecue-Messe organisieren?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit der Location und den Genehmigungen. Standbetreiber sollten danach zeitnah eingeladen werden, damit Standplätze, Strombedarf und Besucherinformationen planbar sind.
- Wann sollte die Anmeldung für eine Barbecue-Messe enden?
- Beende die Anmeldung etwa 7 bis 10 Tage vor dem Termin. Dann bleiben noch mehrere Arbeitstage für Ernährungswünsche, Namensschilder, Standplan und Besucherregistrierung.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Barbecue-Messe?
- Plane für Zelte, Mobiliar, Grills, Strom, Beschilderung und Buffets mindestens 3 bis 4 Stunden ein. Bei vielen Standbetreibern ist ein Aufbau am Vortag sinnvoll, besonders wenn die Stromanschlüsse geprüft werden müssen.
- Was wird bei einer Barbecue-Messe am häufigsten vergessen?
- Oft fehlen rechtzeitig geprüfte Stromanschlüsse, Kühlmöglichkeiten und klare Standbeschilderung. Kontrolliere diese drei Punkte spätestens am Vortag und stelle außerdem Thermometer, Grillwerkzeug sowie Teller und Besteck bereit.
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