Organiser un salon du barbecue, étape par étape

Un salon du barbecue demande plus qu’une rangée de grills et quelques tables. Il faut d’abord sécuriser le lieu et les autorisations, puis coordonner les exposants, les inscriptions et les besoins alimentaires. La circulation, les branchements électriques et la séparation entre préparation, cuisson et service se préparent avant l’arrivée du public. Ce plan vous aide à avancer dans le bon ordre, sans laisser les boissons, la signalétique ou le matériel de cuisson au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Demander les autorisations
3
Inviter les exposants
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Répartir les emplacements
2 personnes
8
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
9
Créer le plan
10
Informer les exposants
11
Préparer l’inscription des visiteurs
2 personnes
12
Créer les badges nominatifs
2 personnes
13
Faire les courses
3 personnes
14
Refroidir les boissons
2 personnes
15
Préparer les légumes et les salades
3 personnes
16
Préparer les sauces et marinades
2 personnes
17
Rassembler le matériel
3 personnes
18
Monter les tentes
5 personnes
19
Installer les tables et les chaises
4 personnes
20
Installer les barbecues
4 personnes
21
Brancher l’électricité
2 personnes
22
Aménager les buffets
3 personnes
23
Installer les tables hautes
4 personnes
24
Préparer les assiettes et les couverts
2 personnes
25
Installer la signalétique
2 personnes
26
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

27
Accueillir les exposants
3 personnes
28
Préparer les démonstrations
6 personnes
29
Tenir l’enregistrement des visiteurs
2 personnes
30
Accueillir les visiteurs
2 personnes
31
Préparer les dégustations
6 personnes
32
Servir les dégustations
4 personnes
33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
34
Réapprovisionner les buffets
3 personnes
35
Vider les poubelles
2 personnes
36
Vérifier la sécurité des barbecues
2 personnes
37
Annoncer le dernier tour
38
Faire le check-out des exposants
2 personnes

Suivi

39
Éteindre les barbecues
4 personnes
40
Démonter le matériel
5 personnes
41
Faire la vaisselle
3 personnes
42
Nettoyer le lieu
4 personnes
43
Évacuer les déchets
2 personnes
44
Retourner les matériels de location
2 personnes
45
Gérer les restes alimentaires
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 18
Tables de bièreqté 8
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 12
Nappesqté 18
Poteaux de balisageqté 12

Équipement

Barbecues au charbon de boisqté 6
Barbecues à gazqté 2
Glacièresqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 6
Thermomètres de cuissonqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Lampes de travailqté 6

Cuisine

Sets d’outils pour barbecueqté 8
Planches à découperqté 8
Couteaux de chefqté 8
Saladiersqté 10
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 12

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 180
Bols réutilisablesqté 120
Gobelets réutilisablesqté 250
Couvertsqté 180
Tasses à caféqté 80

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Panneaux de standqté 12
Badges nominatifsqté 80
Marqueursqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 10
Seauxqté 6
Balaisqté 4
Serpillièresqté 4
Balayette et pelleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le lieu et les autorisations, puis fixez le plan des emplacements avant d’inviter les exposants. Gardez des passages dégagés entre les barbecues, les buffets et les zones visiteurs.
Demandez les besoins alimentaires lors de l’inscription des exposants et des visiteurs. Faites ensuite les courses en fonction des quantités confirmées, plutôt que d’improviser les légumes, salades, sauces et marinades la veille.
Vérifiez les points d’alimentation avant d’installer les barbecues à gaz ou les équipements électriques. Prévoyez les rallonges, multiprises et lampes de travail avant le montage : un branchement trop tardif bloque toute l’installation.
Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et répartissez-les dans plusieurs glacières. Les bacs de maintien au chaud et les thermomètres de cuisson doivent être disponibles dès le début du service, pas après la première fournée.
Préparez les badges nominatifs, les panneaux de stand et la signalétique avant l’ouverture. Installez d’abord tentes, tables, chaises et tables hautes, puis placez assiettes, couverts, gobelets et plateaux de service pour éviter de déplacer le matériel pendant l’accueil.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un salon du barbecue ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu et demandez les autorisations, puis envoyez les invitations aux exposants et aux visiteurs.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un salon du barbecue ?: Prévoyez au minimum 3 à 4 heures pour monter les tentes, installer les tables et les chaises, positionner les barbecues, brancher l’électricité et mettre en place les buffets. Ajoutez du temps si plusieurs zones de cuisson sont prévues.
Quand préparer les boissons et les aliments ?: Mettez les boissons au frais plusieurs heures avant l’ouverture. Préparez les légumes, les salades, les sauces et les marinades le jour même, en respectant les temps de conservation adaptés à chaque aliment.
Comment organiser les emplacements des exposants ?: Répartissez les emplacements après avoir recueilli leurs besoins en alimentation, cuisson et espace. Finalisez le plan au plus tard quelques jours avant l’événement et transmettez-le aux exposants pour éviter les changements à l’arrivée.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.