Zo organiseer je een bandwedstrijd zonder chaos achter de schermen

Een bandwedstrijd organiseren begint niet bij het podium, maar bij duidelijke keuzes over regels, tijd en techniek. Leg eerst vast hoeveel bands meedoen, hoe lang elke set duurt en waarop de jury beoordeelt. Daarna bouw je de planning op rond locatie, inschrijvingen, techniek en publieksinformatie. Vooral technische fiches, wisseltijden en het bandschema worden vaak te laat geregeld; zonder die gegevens loopt de avond snel uit. Gebruik dit plan als vaste volgorde van voorbereiding tot soundcheck en prijsuitreiking.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdconcept vastleggen
2 personen
2
Locatie en datum bevestigen
2 personen
3
Bands benaderen
2 personen
4
Inschrijvingen openen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Juryleden vastleggen
2 personen
9
Presentator vastleggen
10
Reserveringen maken
11
Wedstrijdregels opstellen
2 personen
12
Juryformulieren maken
13
Programma samenstellen
2 personen
14
Bandschema versturen
15
Technische fiches verzamelen
2 personen
16
Techniekploeg vastleggen
17
Promotie publiceren
2 personen
18
Kaartverkoop controleren
19
Bezoekersinformatie versturen
20
Laatste bandgegevens controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Materialen ophalen
3 personen
23
Locatie controleren
2 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Hapjes voorbereiden
4 personen
26
Podium opbouwen
4 personen
27
Geluidsinstallatie opbouwen
4 personen
28
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
29
Stroompunten controleren
2 personen
30
Backline plaatsen
3 personen
31
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
32
Entreebalie inrichten
2 personen
33
Jurytafel inrichten
2 personen
34
Cateringbuffet inrichten
3 personen
35
Versiering ophangen
3 personen
36
Routeborden plaatsen
2 personen
37
Technische soundcheck uitvoeren
4 personen

Event

38
Bands ontvangen
3 personen
39
Bandincheck registreren
2 personen
40
Publiek ontvangen
4 personen
41
Entreecontrole uitvoeren
3 personen
42
Programma presenteren
43
Wedstrijdoptredens begeleiden
4 personen
44
Jurybeoordelingen verzamelen
2 personen
45
Pauzemuziek afspelen
46
Hapjes serveren
3 personen
47
Dranken schenken
3 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Buffet aanvullen
2 personen
50
Publieksstemming begeleiden
2 personen
51
Scores controleren
2 personen
52
Winnaar bekendmaken
2 personen
53
Prijzen uitreiken
2 personen
54
Afscheidsmuziek verzorgen
55
Publiek uitgeleiden
3 personen

Nazorg

56
Apparatuur uitschakelen
3 personen
57
Dranken en voedsel opruimen
3 personen
58
Afval verzamelen
4 personen
59
Servies afwassen
3 personen
60
Locatie schoonmaken
4 personen
61
Podium en techniek afbreken
5 personen
62
Meubilair terugplaatsen
4 personen
63
Materialen inventariseren
2 personen
64
Geleende spullen retourneren
2 personen
65
Restanten opslaan
2 personen
66
Uitslagen publiceren
67
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 12
Podiumtrap
Statafelsaantal 10
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 120
Jurytafel
Entreetafelaantal 2
Kledingrek

Apparatuur

Mengpaneel
PA-speakersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Monitor speakersaantal 6
Microfoonsaantal 10
Microfoonstatievenaantal 10
DI-boxenaantal 6
Gitaarversterkersaantal 4
Basversterkeraantal 2
Drumstel
Muziekcomputer
Laptopstandaard
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Kabelmattenaantal 20

Verlichting

Podiumspotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 12
Lichtslingeraantal 6

Decoratie

Podiumachterdoek
Ballonnenaantal 100
Decoratiedoekaantal 4
Wedstrijdbanner
Richtingbordenaantal 8
Tafeldecoratieaantal 10

Servies

Herbruikbare glazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 15
Schenkkanaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Opslagbakkenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Flesopenersaantal 4

Catering

Kassa
Pinnenapparaat
Polsbandjesaantal 200
Juryformulierenaantal 20
Programmaboekjesaantal 180
Naambadgesaantal 30
Pennenaantal 30
Prijzenaantal 3
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Dweilaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaaksponzenaantal 10
Afwasborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiesprayaantal 4
Papieren handdoekenaantal 8

Tips

Maak de wedstrijdregels bekend voordat je inschrijvingen opent. Vermeld bijvoorbeeld de maximale speeltijd, het aantal nummers, de juryscore en hoe een eventuele gelijke eindstand wordt beslist.
Plan naast de speeltijd ook de op- en afbouw van iedere band. Reken per wissel een vast aantal minuten en stuur het definitieve bandschema uiterlijk enkele dagen vooraf naar bands, techniekploeg en presentator.
Vraag technische fiches direct na aanmelding op en controleer ze opnieuw in de laatste week. Let vooral op het aantal microfoons, DI-boxen, versterkers, monitors en stroomaansluitingen.
Reserveer een apart moment voor jurybriefing en soundcheck. Geef juryleden vóór de eerste band hun formulieren en leg in maximaal 15 minuten uit hoe punten worden toegekend en ingeleverd.
Controleer op de wedstrijddag eerst podium, kabels, verlichting, entree en drankvoorraad voordat bezoekers binnenkomen. Koel dranken op tijd en houd een actuele lijst bij van bands, dieetwensen, betalingen en contactpersonen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel bands kun je op één avond laten spelen?: Plan bij voorkeur 6 tot 8 bands als iedere band 15 tot 20 minuten speelt. Tel per band ongeveer 10 minuten voor wisselen op en reserveer daarna nog 30 tot 45 minuten voor juryberaad en de uitslag.
Wanneer moet je bands inschrijven voor een bandwedstrijd?: Open de inschrijving minimaal 6 tot 8 weken voor de wedstrijddatum. Sluit die 2 tot 3 weken vooraf, zodat je tijd hebt om gegevens, technische fiches, dieetwensen en het definitieve programma te controleren.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de techniek van een bandwedstrijd?: Plan minimaal 3 uur voor opbouw, aansluiten en testen van PA, monitoren, versterkers, drumstel en verlichting. Reserveer daarnaast per deelnemende band 10 tot 15 minuten soundcheck als de locatie en apparatuur dat toelaten.
Wanneer verstuur je het bandschema naar deelnemers?: Stuur het eerste schema ongeveer 1 week vooraf en de definitieve versie uiterlijk 3 dagen voor de wedstrijd. Vermeld daarin aankomsttijd, soundcheck, speeltijd, wisselmoment, parkeer- of laadinfo en een telefoonnummer voor de wedstrijddag.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.