Bandwettbewerb organisieren: So gelingt der Ablauf
Ein Bandwettbewerb braucht mehr als einen Termin und eine Bühne. Lege zuerst Konzept, Regeln und Bewertung fest, bevor du Bands einlädst. Danach folgen Anmeldung, Jury, Programm und technische Abstimmung; am Veranstaltungstag müssen Aufbau, Soundcheck, Empfang und Getränke ineinandergreifen. Besonders häufig fehlen aktuelle Technikdaten der Bands, klare Umbauzeiten oder ein fertig ausgefülltes Juryformular. Mit einem festen Zeitplan erkennst du diese Lücken früh genug.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Wettkampfkzept festlegen
2 Personen
- 2
Ort und Datum bestätigen
2 Personen
- 3
Bands ansprechen
2 Personen
- 4
Anmeldungen öffnen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Jurymitglieder erfassen
2 Personen
- 9
Moderator festlegen
- 10
Reservierungen vornehmen
- 11
Spielregeln festlegen
2 Personen
- 12
Juryformulare erstellen
- 13
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 14
Bandablauf senden
- 15
Technische Datenblätter sammeln
2 Personen
- 16
Technikteam festlegen
- 17
Werbung veröffentlichen
2 Personen
- 18
Kartenverkauf prüfen
- 19
Besucherinformationen versenden
- 20
Letzte Banddaten prüfen
2 Personen
- 21
Einkaufen gehen
3 Personen
- 22
Materialien abholen
3 Personen
- 23
Ort überprüfen
2 Personen
- 24
Getränke kühlen
2 Personen
- 25
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 26
Bühne aufbauen
4 Personen
- 27
Beschallungsanlage aufbauen
4 Personen
- 28
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
- 29
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
- 30
Backline aufbauen
3 Personen
- 31
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 32
Eingangstresen einrichten
2 Personen
- 33
Jurytisch einrichten
2 Personen
- 34
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
- 35
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 36
Wegweiser aufstellen
2 Personen
- 37
Technischen Soundcheck durchführen
4 Personen
Event
- 38
Bands empfangen
3 Personen
- 39
Band-Check-in registrieren
2 Personen
- 40
Publikum empfangen
4 Personen
- 41
Einlasskontrolle durchführen
3 Personen
- 42
Programm präsentieren
- 43
Wettkampfauftritte begleiten
4 Personen
- 44
Jurybewertungen sammeln
2 Personen
- 45
Pausenmusik abspielen
- 46
Snacks servieren
3 Personen
- 47
Getränke ausschenken
3 Personen
- 48
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 49
Buffet auffüllen
2 Personen
- 50
Publikumsabstimmung begleiten
2 Personen
- 51
Punkte kontrollieren
2 Personen
- 52
Gewinner bekanntgeben
2 Personen
- 53
Preise überreichen
2 Personen
- 54
Abschiedsmusik organisieren
- 55
Publikum verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 56
Geräte ausschalten
3 Personen
- 57
Getränke und Essen wegräumen
3 Personen
- 58
Abfall sammeln
4 Personen
- 59
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 60
Location reinigen
4 Personen
- 61
Bühne und Technik abbauen
5 Personen
- 62
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
- 63
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 64
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 65
Reste einlagern
2 Personen
- 66
Ergebnisse veröffentlichen
- 67
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- BühnenelementeAnz. 12
- Bühnentreppe
- StehtischeAnz. 10
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 120
- Jurytisch
- EmpfangstischAnz. 2
- Kleiderständer
Ausstattung
- Mischpult
- PA-LautsprecherAnz. 4
- SubwooferAnz. 2
- MonitorlautsprecherAnz. 6
- MikrofoneAnz. 10
- MikrofonständerAnz. 10
- DI-BoxenAnz. 6
- GitarrenverstärkerAnz. 4
- BassverstärkerAnz. 2
- Schlagzeug
- Musikcomputer
- Laptopständer
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 10
- KabelmattenAnz. 20
Beleuchtung
- BühnenstrahlerAnz. 8
- LichtstativeAnz. 4
- StimmungsbeleuchtungAnz. 12
- LichterketteAnz. 6
Dekoration
- Bühnenhintergrund
- BallonsAnz. 100
- DekostoffAnz. 4
- Wettkampfbanner
- RichtungsschilderAnz. 8
- TischdekorationAnz. 10
Geschirr
- Wiederverwendbare GläserAnz. 180
- KaffeetassenAnz. 50
- TellerAnz. 180
- BestecksetsAnz. 180
- ServierschalenAnz. 15
- KaraffeAnz. 6
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- EisbehälterAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
- FlaschenöffnerAnz. 4
Catering
- Kasse
- Kartenzahlungsgerät
- ArmbänderAnz. 200
- JuryformulareAnz. 20
- ProgrammhefteAnz. 180
- NamensschilderAnz. 30
- StifteAnz. 30
- PreiseAnz. 3
- Einkäufe
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- WischmoppAnz. 4
- EimerAnz. 4
- BesenAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- ReinigungsschwämmeAnz. 10
- SpülbürstenAnz. 4
- HandseifenspenderAnz. 4
- DesinfektionssprayAnz. 4
- PapierhandtücherAnz. 8
Tipps
- Lege Spielregeln, Bewertungskriterien und die maximale Spielzeit fest, bevor die Anmeldung öffnet. Plane pro Band zusätzlich 10 bis 15 Minuten für Umbau und Soundcheck ein, damit das Programm nicht sofort aus dem Takt gerät.
- Fordere technische Datenblätter spätestens 14 Tage vor dem Wettbewerb an. Prüfe danach Mikrofone, DI-Boxen, Verstärker, Monitorlautsprecher und die benötigten Anschlüsse gemeinsam mit dem Technikteam.
- Bestätige Jurymitglieder und Moderation mindestens drei Wochen vorher. Erstelle für jedes Jurymitglied ein eigenes Formular und kläre, ob Punkte direkt nach jedem Auftritt oder gesammelt vergeben werden.
- Schicke den Bands den genauen Ablauf spätestens sieben Tage vor dem Termin. Nenne Ankunft, Soundcheck, Auftritt, Umbau, Park- oder Backstage-Regeln sowie eine Kontaktperson für kurzfristige Änderungen.
- Kontrolliere in den letzten 48 Stunden Kartenverkauf, Besucherinformationen und die Versorgung vor Ort. Getränke sollten vor Einlass gekühlt sein; Snacks, Empfangstisch, Jurytisch, Kabelmatten und Verlängerungskabel gehören vor dem ersten Soundcheck an ihren Platz.
Häufige Fragen
- Wie lange dauert es, einen Bandwettbewerb zu organisieren?
- Plane mindestens acht Wochen ein, wenn mehrere Bands, Jury und Technik beteiligt sind. Die letzten 14 Tage brauchst du für Technikdaten, Programm, Kartenverkauf und die Bestätigung aller Beteiligten.
- Wie viel Zeit sollte man pro Band einplanen?
- Rechne mit der Spielzeit der Band plus 10 bis 15 Minuten Umbau. Bei sechs Bands mit jeweils 30 Minuten Spielzeit ergibt das inklusive Umbauten mindestens vier Stunden reine Bühnenzeit, ohne Einlass und Pause.
- Wann muss man die Technik für einen Bandwettbewerb klären?
- Sammle die technischen Datenblätter spätestens 14 Tage vor der Veranstaltung. Eine finale Prüfung von Mischpult, PA, Monitoren, Mikrofonen, Verstärkern und Kabeln sollte innerhalb der letzten 48 Stunden stattfinden.
- Wie organisiert man die Jury bei einem Bandwettbewerb?
- Bestätige die Jurymitglieder mindestens drei Wochen vorher und gib ihnen vorab Regeln und Bewertungskriterien. Bereite pro Juryperson ein Formular vor und lege fest, wann Punkte abgegeben und Ergebnisse zusammengeführt werden.
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