Organiser un concours de groupes sans perdre le fil
Un concours de groupes se prépare dans un ordre précis : cadrer le format, confirmer le lieu et la date, puis sécuriser les groupes, le jury et la technique. Le point critique arrive souvent après les inscriptions, quand les besoins de scène, les fiches techniques et le programme doivent tenir ensemble. Prévoyez aussi un accueil séparé, une table pour le jury et des informations précises pour les visiteurs. Ce plan vous aide à avancer étape par étape jusqu’aux derniers contrôles sur place.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Définir le concept de la compétition
2 personnes
- 2
Confirmer le lieu et la date
2 personnes
- 3
Approcher les groupes de musique
2 personnes
- 4
Ouvrir les inscriptions
- 5
Envoyer les invitations
2 personnes
- 6
Traiter les inscriptions
- 7
Recueillir les besoins alimentaires
- 8
Définir les membres du jury
2 personnes
- 9
Réserver un animateur
- 10
Faire les réservations
- 11
Rédiger les règles du concours
2 personnes
- 12
Préparer les formulaires du jury
- 13
Établir le programme
2 personnes
- 14
Envoyer le planning des groupes
- 15
Rassembler les fiches techniques
2 personnes
- 16
Définir l’équipe technique
- 17
Publier la promotion
2 personnes
- 18
Vérifier la billetterie
- 19
Envoyer les informations aux visiteurs
- 20
Vérifier les dernières infos du groupe
2 personnes
- 21
Faire les courses
3 personnes
- 22
Récupérer le matériel
3 personnes
- 23
Vérifier le lieu
2 personnes
- 24
Refroidir les boissons
2 personnes
- 25
Préparer les en-cas
4 personnes
- 26
Monter la scène
4 personnes
- 27
Installer le système de sonorisation
4 personnes
- 28
Monter l’installation lumière
3 personnes
- 29
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
- 30
Installer la backline
3 personnes
- 31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 32
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
- 33
Installer la table du jury
2 personnes
- 34
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
- 35
Suspendre la décoration
3 personnes
- 36
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
- 37
Effectuer la balance technique
4 personnes
Événement
- 38
Accueil des groupes
3 personnes
- 39
Enregistrer le contrôle du groupe
2 personnes
- 40
Accueillir le public
4 personnes
- 41
Effectuer le contrôle d’entrée
3 personnes
- 42
Présenter le programme
- 43
Accompagner les prestations de la compétition
4 personnes
- 44
Collecter les évaluations du jury
2 personnes
- 45
Diffuser la musique de pause
- 46
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 47
Servir les boissons
3 personnes
- 48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 49
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
- 50
Animer le vote du public
2 personnes
- 51
Vérifier les scores
2 personnes
- 52
Annoncer le vainqueur
2 personnes
- 53
Remettre les prix
2 personnes
- 54
Organiser la musique d'adieu
- 55
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
Suivi
- 56
Éteindre l’équipement
3 personnes
- 57
Ranger les boissons et les aliments
3 personnes
- 58
Rassembler les déchets
4 personnes
- 59
Faire la vaisselle
3 personnes
- 60
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 61
Démonter la scène et la technique
5 personnes
- 62
Remettre le mobilier en place
4 personnes
- 63
Inventorier le matériel
2 personnes
- 64
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 65
Ranger les restes
2 personnes
- 66
Publier les résultats
- 67
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Éléments de podiumqté 12
- Escalier de podium
- Tables hautesqté 10
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 120
- Table du jury
- Table d’accueilqté 2
- Portant à vêtements
Équipement
- Table de mixage
- Haut-parleurs PAqté 4
- Subwoofersqté 2
- Surveiller les enceintesqté 6
- Microphonesqté 10
- Pieds de microqté 10
- Boîtiers DIqté 6
- Amplis de guitareqté 4
- Amplificateur de bassesqté 2
- Kit de batterie
- Ordinateur de musique
- Support pour ordinateur portable
- Rallongesqté 12
- Multiprisesqté 10
- Passe-câblesqté 20
Éclairage
- Projecteurs de scèneqté 8
- Pieds d’éclairageqté 4
- Éclairage d’ambianceqté 12
- Guirlande lumineuseqté 6
Décoration
- Fond de scène
- Ballonsqté 100
- Tissu décoratifqté 4
- Bannière de compétition
- Panneaux de directionqté 8
- Décoration de tableqté 10
Vaisselle
- Verres réutilisablesqté 180
- Tasses à caféqté 50
- Assiettesqté 180
- Couvertsqté 180
- Plateaux de serviceqté 15
- Carafeqté 6
Cuisine
- Glacièresqté 6
- Conteneurs à glaceqté 4
- Thermosqté 4
- Planches à découperqté 4
- Couteau de chefqté 4
- Bacs de rangementqté 12
- Pinces de serviceqté 8
- Décapsuleursqté 4
Catering
- Caisse
- Terminal de paiement
- Braceletsqté 200
- Fiches de juryqté 20
- Brochures du programmeqté 180
- Badges nominatifsqté 30
- Stylosqté 30
- Prixqté 3
- Courses
Nettoyage
- Poubellesqté 12
- Serpillièreqté 4
- Seauxqté 4
- Balaiqté 3
- Balayette et pelleqté 3
- Éponges de nettoyageqté 10
- Brosses à vaisselleqté 4
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
- Spray désinfectantqté 4
- Essuie-toutqté 8
Conseils
- Fixez les règles avant d’ouvrir les inscriptions : durée de passage, critères du jury, horaires, conditions de participation et mode de désignation du gagnant. Vous éviterez de modifier le règlement après l’envoi des invitations.
- Demandez à chaque groupe sa fiche technique dès l’inscription, puis relancez les informations manquantes au plus tard 2 semaines avant le concours. Vérifiez notamment les amplis, la batterie, les boîtiers DI, les micros et les besoins électriques.
- Construisez le programme une fois les inscriptions traitées, en prévoyant pour chaque groupe le temps de passage, le changement de plateau et une marge de 10 à 15 minutes. Envoyez ensuite à chaque groupe uniquement les horaires qui le concernent.
- Réunissez l’équipe technique avant le jour J et attribuez clairement le son, les retours, les lumières, les câbles et le changement de plateau. Testez la table de mixage, la sonorisation, les rallonges, les multiprises et les passe-câbles avant l’arrivée du premier groupe.
- Ne gardez pas l’accueil et les besoins du jury pour la dernière heure : installez la table d’accueil, la table du jury, les formulaires, les chaises et les informations visiteurs avant les balances. Refroidissez les boissons et préparez les en-cas le jour même pour ne pas interrompre le déroulement.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concours de groupes ?
- Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu et la date, contacter les groupes, ouvrir les inscriptions, réunir le jury et résoudre les besoins techniques.
- Quand ouvrir les inscriptions pour un concours de groupes ?
- Ouvrez-les environ 6 à 8 semaines avant l’événement et fixez une date limite 3 à 4 semaines avant. Vous aurez ainsi le temps de traiter les candidatures, demander les fiches techniques et établir le programme.
- Combien de temps prévoir entre deux groupes ?
- Réservez généralement 10 à 15 minutes pour un changement de plateau, davantage si la batterie ou plusieurs amplis changent. Ajoutez une marge supplémentaire après deux ou trois passages pour absorber les retards.
- Quand envoyer le planning aux groupes et aux visiteurs ?
- Envoyez le planning des groupes au moins 10 jours avant le concours, après validation des besoins techniques. Transmettez les informations pratiques aux visiteurs 5 à 7 jours avant, puis renvoyez un rappel la veille.
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