Zo organiseer je een bandbattle zonder technische chaos

Een bandbattle organiseren begint niet bij het podium, maar bij duidelijke spelregels en een haalbare planning. Leg eerst het wedstrijdformat vast, benader bands en verzamel hun technische input voordat je optredens indeelt. Daarna werk je jurycriteria, promotie, reservering en draaiboek uit. Op de dag zelf draait alles om een korte soundcheck, een vaste wisselprocedure en duidelijke informatie voor bands, jury en publiek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
2
Bands benaderen
2 personen
3
Aanmeldformulier openen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Promotieposters verspreiden
3 personen
6
Socialmediaberichten plaatsen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Bands definitief bevestigen
2 personen
10
Optredens indelen
2 personen
11
Juryleden vastleggen
12
Jurycriteria afdrukken
13
Draaiboek afdrukken
14
Reservering bevestigen
15
Technische input verzamelen
2 personen
16
Technische planning maken
2 personen
17
Prijzen en trofee regelen
2 personen
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Bands laatste informatie sturen
22
Locatiesleutels ophalen
23
Podium en zaal vrijmaken
4 personen
24
Podiumdelen opbouwen
4 personen
25
Geluidsinstallatie plaatsen
3 personen
26
Lichtinstallatie plaatsen
2 personen
27
Backline klaarzetten
3 personen
28
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
29
Bar inrichten
3 personen
30
Catering klaarzetten
3 personen
31
Jurytafel inrichten
2 personen
32
Registratiebalie inrichten
2 personen
33
Versiering ophangen
2 personen
34
Programma en bewegwijzering plaatsen
2 personen
35
Techniek volledig testen
3 personen
36
Instrumenten soundchecken
4 personen
37
Jurybriefing geven
2 personen

Event

38
Deelnemers ontvangen
3 personen
39
Bands registreren
2 personen
40
Publiek verwelkomen
2 personen
41
Programma toelichten
42
Dranken serveren
3 personen
43
Hapjes serveren
3 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Optredens aankondigen
46
Optredens begeleiden
2 personen
47
Podiumwissels begeleiden
3 personen
48
Geluidsniveau controleren
49
Juryformulieren uitdelen
50
Juryformulieren innemen
51
Juryuitslag controleren
2 personen
52
Winnaar bekendmaken
2 personen
53
Prijzen uitreiken
2 personen
54
Publiek naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

55
Bar sluiten
3 personen
56
Apparatuur uitschakelen
3 personen
57
Instrumenten veilig inpakken
3 personen
58
Afval verzamelen
3 personen
59
Servies afwassen
3 personen
60
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
61
Podium en licht afbouwen
4 personen
62
Zaal schoonmaken
3 personen
63
Toiletten schoonmaken
2 personen
64
Overgebleven voorraad sorteren
2 personen
65
Geleende spullen retourneren
2 personen
66
Locatie opleveren
2 personen
67
Foto's en uitslag publiceren
68
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 12
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 100
Barkrukkenaantal 6
Jurytafel
Kleedkamertafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 4
Afzetpalenaantal 8

Apparatuur

PA-speakersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Mengtafel
Monitor speakersaantal 4
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 6
Gitaarversterkersaantal 3
Basversterkeraantal 2
Drumstel
Keyboardstandaardsaantal 2
XLR-kabelsaantal 14
Jack-kabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 10
Kabelgotenaantal 12
Gaffa tapeaantal 6

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 2
Lichtcontroller
Sfeerverlichtingaantal 4

Servies

Glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Schaaltjesaantal 12
Serveerschalenaantal 8
Tangenaantal 6
Flessenopenersaantal 4
IJslepelsaantal 2

Catering

Drankdispensersaantal 3
Koelbakkenaantal 4
Koffiefiltersaantal 100
Servettenaantal 300
Snackbakjesaantal 150
Bekers voor wateraantal 150
Pitcheraantal 6
Boodschappen

Decoratie

Podiumachterdoek
Bannersaantal 4
Ballonnenbogenaantal 2
Tafelkledenaantal 10
Pijlbordenaantal 8
Naambadgesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Prijstrofee
Medaillesaantal 3
Tafelnummersaantal 10

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afvalbakkenaantal 8
Toiletborstelsaantal 2
Handzeepdispensersaantal 4
Papieren handdoekhoudersaantal 4

Overig

Registratietafel
Kassa
Pinnenapparaat
Contantgeldkistje
Juryformulierenaantal 30
Klembordenaantal 6
Balpennenaantal 30
Programmaflyersaantal 150
Polsbandjesaantal 150
EHBO-doos
Zaklampenaantal 3

Tips

Leg het format vast voordat je bands uitnodigt. Noteer bijvoorbeeld het maximaal aantal bands, de speelduur per optreden, de wisseltijd en hoe de winnaar wordt bepaald.
Vraag technische input direct bij de aanmelding op. Laat elke band instrumenten, versterkers, microfoons en DI-boxen doorgeven, zodat je de technische planning niet in de laatste week hoeft te herstellen.
Plan de optredens met een vaste wisseltijd tussen de bands. Zet in het draaiboek wie het podium vrijmaakt, wie kabels controleert en wanneer de juryformulieren klaar moeten liggen.
Bevestig bands en locatie uiterlijk één week vooraf opnieuw. Stuur dan ook de aanvangstijd, soundcheck, kleedkamerinformatie, parkeer- of laadlosafspraken en het tijdstip waarop de uitslag volgt.
Controleer techniek en zaal vóór de eerste band arriveert. Bouw podiumdelen, PA-speakers, monitor speakers, microfoonstatieven, kabelgoten en verlichting op en houd reservekabels en gaffa tape direct beschikbaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een bandbattle organiseren?: Reken op minimaal 6 tot 8 weken voorbereiding. Gebruik de eerste 2 weken voor het format, de locatie en het benaderen van bands; plan de technische input en definitieve indeling uiterlijk 2 weken voor het evenement.
Hoeveel tijd geef je bands voor een optreden?: Plan meestal 20 tot 30 minuten speeltijd per band en 10 tot 15 minuten voor de podiumwissel. Tel daarnaast minimaal 2 uur voor de gezamenlijke soundcheck, afhankelijk van het aantal bands en de beschikbare techniek.
Wanneer moet ik bands definitief bevestigen?: Bevestig bands uiterlijk 7 dagen voor de bandbattle. Stuur op dat moment het definitieve tijdschema, de technische afspraken, informatie over de jurycriteria en wat iedere band zelf moet meenemen.
Welke techniek heb je nodig voor een bandbattle?: Voor een standaardopstelling heb je onder meer PA-speakers, subwoofers, mengtafel, monitor speakers, microfoons, statieven, XLR-kabels, DI-boxen en versterkers nodig. Maak uiterlijk 2 weken vooraf een kanaallijst en controleer op de dag zelf alle kabels, stekkerdozen en verlengkabels.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.