Cómo organizar una batalla de bandas sin perder el control
Una batalla de bandas se organiza en dos líneas paralelas: la competición y la producción técnica. Primero defines el formato, las reglas y el calendario de inscripción; después cierras el cartel, repartes las actuaciones y confirmas el jurado. La parte que más tarde se complica es el sonido: cada banda debe enviar sus necesidades técnicas con antelación. El día del evento, reserva tiempo para montar escenario, PA, iluminación y cableado antes de recibir a los grupos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Definir el formato de la competición
2 personas
- 2
Contactar a las bandas
2 personas
- 3
Abrir el formulario de inscripción
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Distribuir carteles promocionales
3 personas
- 6
Publicar mensajes en redes sociales
- 7
Gestionar inscripciones
2 personas
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Confirmar definitivamente a las bandas
2 personas
- 10
Distribuir las actuaciones
2 personas
- 11
Definir el jurado
- 12
Imprimir criterios del jurado
- 13
Imprimir el plan de trabajo
- 14
Confirmar la reserva
- 15
Recopilar aportes técnicos
2 personas
- 16
Elaborar la planificación técnica
2 personas
- 17
Gestionar premios y trofeos
2 personas
- 18
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 19
Hacer la compra
3 personas
- 20
Enfriar bebidas
2 personas
- 21
Enviar la última información a las bandas
- 22
Recoger las llaves del recinto
- 23
Despejar el escenario y la sala
4 personas
- 24
Montar las partes del escenario
4 personas
- 25
Instalar el sistema de sonido
3 personas
- 26
Montar la instalación de iluminación
2 personas
- 27
Preparar la backline
3 personas
- 28
Colocar mesas y sillas
3 personas
- 29
Montar la barra
3 personas
- 30
Preparar la restauración
3 personas
- 31
Preparar la mesa del jurado
2 personas
- 32
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 33
Colgar la decoración
2 personas
- 34
Colocar el programa y la señalización
2 personas
- 35
Probar toda la técnica
3 personas
- 36
Hacer la prueba de sonido de los instrumentos
4 personas
- 37
Dar la sesión informativa al jurado
2 personas
Evento
- 38
Recepción de participantes
3 personas
- 39
Registrar bandas
2 personas
- 40
Dar la bienvenida al público
2 personas
- 41
Presentar el programa
- 42
Servir las bebidas
3 personas
- 43
Servir aperitivos
3 personas
- 44
Rellenar las bebidas
2 personas
- 45
Anunciar las actuaciones
- 46
Coordinar las actuaciones
2 personas
- 47
Coordinar los cambios de escenario
3 personas
- 48
Comprobar el nivel de sonido
- 49
Repartir formularios del jurado
- 50
Recoger los formularios del jurado
- 51
Comprobar el resultado del jurado
2 personas
- 52
Anunciar al ganador
2 personas
- 53
Entregar premios
2 personas
- 54
Guiar al público hacia la salida
2 personas
Seguimiento
- 55
Cerrar el bar
3 personas
- 56
Apagar el equipo
3 personas
- 57
Empaquetar los instrumentos de forma segura
3 personas
- 58
Recoger la basura
3 personas
- 59
Lavar la vajilla
3 personas
- 60
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 61
Desmontar el escenario y la iluminación
4 personas
- 62
Limpiar la sala
3 personas
- 63
Limpiar los baños
2 personas
- 64
Clasificar el stock sobrante
2 personas
- 65
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 66
Entregar la ubicación
2 personas
- 67
Publicar las fotos y los resultados
- 68
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Piezas de escenariocant. 12
- Mesascant. 8
- Sillascant. 100
- Taburetes de barcant. 6
- Mesa del jurado
- Mesas de vestuariocant. 4
- Percheroscant. 4
- Postes separadorescant. 8
Equipo
- Altavoces de PAcant. 2
- Subwooferscant. 2
- Mesa de mezclas
- Supervisar a los ponentescant. 4
- Micrófonoscant. 6
- Soportes de micrófonocant. 6
- Cajas DIcant. 6
- Amplificadores de guitarracant. 3
- Amplificador de bajoscant. 2
- Batería
- Soportes para tecladocant. 2
- Cables XLRcant. 14
- Cables jackcant. 12
- Regletascant. 8
- Cables alargadorescant. 10
- Canaletas para cablescant. 12
- Cinta gaffacant. 6
Iluminación
- Focos LEDcant. 8
- Trípodes de iluminacióncant. 2
- Controlador de luces
- Iluminación ambientalcant. 4
Vajilla
- Vasoscant. 120
- Tazas de cafécant. 40
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Cucharonescant. 8
Cocina
- Neveras portátilescant. 6
- Termoscant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Cuencoscant. 12
- Bandejas de servircant. 8
- Pinzascant. 6
- Abrebotellascant. 4
- Cucharillas para heladocant. 2
Catering
- Dispensadores de bebidascant. 3
- Contenedores isotérmicoscant. 4
- Filtros de cafécant. 100
- Servilletascant. 300
- Bandejas para snackscant. 150
- Vasos para aguacant. 150
- Pitchercant. 6
- Compras
Decoración
- Telón de fondo del escenario
- Bannerscant. 4
- Arcos de globoscant. 2
- Mantelescant. 10
- Carteles direccionalescant. 8
- Credencialescant. 120
- Portabadgescant. 120
- Trofeo del premio
- Medallascant. 3
- Números de mesacant. 10
Limpieza
- Escobacant. 2
- Limpiacristalescant. 2
- Cuboscant. 3
- Paños de limpiezacant. 12
- Papeleracant. 8
- Escobillas de bañocant. 2
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
- Dispensadores de papel de cocinacant. 4
Otros
- Mesa de registro
- Caja registradora
- Datáfono
- Cajita para efectivo
- Hojas de evaluación del juradocant. 30
- Portapapelescant. 6
- Bolígrafoscant. 30
- Folletos del programacant. 150
- Pulserascant. 150
- Botiquín de primeros auxilios
- Linternascant. 3
Consejos
- Define desde el principio la duración de cada actuación, los criterios de valoración y el número máximo de bandas. Así podrás cerrar las inscripciones y publicar un horario realista, en lugar de reajustarlo cuando ya estén confirmados los grupos.
- Pide a cada banda sus necesidades técnicas al menos 10 días antes: canales, micrófonos, cajas DI, amplificadores y batería. Convierte esas respuestas en un único plan técnico para que el montaje no dependa de mensajes dispersos.
- Confirma el jurado y entrega los criterios impresos antes de abrir las puertas. Incluye una mesa separada para el jurado y deja claro cómo se puntúan técnica, interpretación y puesta en escena.
- Envía la información final a las bandas entre 3 y 5 días antes, con hora de llegada, orden de actuación, prueba de sonido, acceso al recinto y contacto del responsable. Este mensaje evita que varios grupos lleguen a la vez o desconozcan dónde dejar sus instrumentos.
- Monta el escenario, el sistema de sonido y la iluminación con varias horas de margen. Prueba todos los cables XLR, jacks, regletas y alargadores, fija el cableado con cinta gaffa y enfría las bebidas antes de que llegue el público.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una batalla de bandas?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes si necesitas captar bandas y promocionar inscripciones. Cierra el cartel y las necesidades técnicas al menos 10 días antes del evento.
- ¿Cuánto dura una batalla de bandas?
- Calcula entre 20 y 30 minutos de actuación por banda y añade de 10 a 15 minutos para cambios de escenario. Con seis grupos, el programa competitivo ocupará aproximadamente entre 3 y 4,5 horas, sin contar la entrega de premios.
- ¿Cuándo se debe hacer la prueba de sonido?
- Programa la prueba de sonido entre 2 y 4 horas antes de abrir las puertas, según el número de bandas. Reserva al menos 20 minutos por grupo y deja un margen final de 30 minutos para resolver problemas técnicos.
- ¿Qué información técnica hay que pedir a las bandas?
- Pide una ficha técnica con canales, micrófonos, cajas DI, amplificadores, batería, teclados y necesidades eléctricas. Solicítala al menos 10 días antes y confirma cualquier cambio por escrito 3 días antes.
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